PAGExx局電子檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)XX局電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于XX局各部門在履行職責(zé)過程中形成的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。2.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（四）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：電子檔案由局檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。3.前端控制原則：在電子文件形成階段，采取有效措施，確保電子文件的質(zhì)量，為電子檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。4.便于利用原則：充分考慮電子檔案利用的需求，提供便捷的利用方式和途徑，提高電子檔案的利用效率。二、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的生成1.各部門應(yīng)按照工作流程和業(yè)務(wù)需求，規(guī)范電子文件的生成。電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式，確保其通用性和可讀性。2.在電子文件生成過程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者、日期、主題等元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的原始性和準(zhǔn)確性。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件及時、完整地收集。2.收集的電子文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件的電子版本、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等各類電子信息載體。3.對于從外部接收的電子文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和驗證，確保文件的真實性和合法性。三、電子檔案的整理（一）分類方案1.根據(jù)本局工作職能和檔案管理要求，制定電子檔案分類方案。分類方案應(yīng)涵蓋本局主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域，確保電子檔案分類科學(xué)、合理、便于查找。2.電子檔案分類可采用年度機(jī)構(gòu)問題等分類方法，也可根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。（二）編號規(guī)則1.為便于電子檔案的標(biāo)識和管理，應(yīng)制定電子檔案編號規(guī)則。編號應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映電子檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案編號可采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“DA[年度][機(jī)構(gòu)代碼][流水號]”，其中“DA”表示電子檔案，“年度”為公元紀(jì)年，“機(jī)構(gòu)代碼”為各部門代碼，“流水號”為該年度該機(jī)構(gòu)下電子檔案的順序號。（三）元數(shù)據(jù)管理1.元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，應(yīng)在電子檔案整理過程中進(jìn)行規(guī)范采集和管理。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、責(zé)任者、日期、類型、格式、大小、密級、保管期限等基本信息，以及與電子檔案形成、辦理過程相關(guān)的其他信息。3.元數(shù)據(jù)應(yīng)采用結(jié)構(gòu)化方式存儲，以便于檢索和利用。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年6月底前完成歸檔工作。對于重要的、具有長期保存價值的電子文件，應(yīng)及時歸檔。2.對于跨年度的電子文件，應(yīng)在項目結(jié)束后的次年6月底前完成歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子檔案應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用可靠的存儲設(shè)備，并異地存放。2.歸檔的電子檔案應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.電子檔案歸檔時，應(yīng)同時提交電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子檔案一一對應(yīng)，并存儲在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。（三）歸檔流程1.各部門電子文件收集整理完畢后，填寫《電子檔案歸檔申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至局檔案管理部門。2.局檔案管理部門對提交的電子檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。審核合格后，辦理電子檔案接收手續(xù)，并將電子檔案存儲至電子檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔的電子檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲在安全、穩(wěn)定、可靠的環(huán)境中，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件。2.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）備份管理1.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要性和使用頻率確定。重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行實時備份或每日備份，一般電子檔案可每周或每月備份一次。2.備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用不同的存儲介質(zhì)和存儲地點(diǎn)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行異地存儲，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）存儲期限1.電子檔案的存儲期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本局實際情況確定。一般電子檔案的存儲期限為10年，重要電子檔案的存儲期限為30年或永久保存。2.對于超過存儲期限的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、電子檔案的利用（一）利用權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至局檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，對查閱人員的身份和權(quán)限進(jìn)行核實，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的電子檔案查閱服務(wù)。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用權(quán)限。（二）利用方式1.電子檔案利用方式主要包括在線查閱、下載、打印等。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)電子檔案的密級和利用需求提供相應(yīng)的利用方式。2.對于需要下載或打印的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行登記，并確保下載或打印的電子檔案與原始檔案內(nèi)容一致。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括利用時間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等。2.利用記錄應(yīng)保存完整，以便于對電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定工作小組，由局檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定電子檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織實施電子檔案鑒定工作。2.鑒定工作小組應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，確保電子檔案的存儲期限合理、鑒定結(jié)果準(zhǔn)確。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.電子檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本局實際情況，綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素。2.對于已超過存儲期限、失去保存價值或已無利用需求的電子檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，由檔案管理部門填寫《電子檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定工作小組審核簽字后，報局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的電子檔案銷毀申請，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保電子檔案數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等。銷毀記錄應(yīng)保存完整，以備查考。八、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立本局電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的集中管理、存儲、檢索、利用等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的安全性、穩(wěn)定性和易用性。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與本局辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔和電子檔案的共享利用。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化時，應(yīng)確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。安全防護(hù)措施包括身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻等。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立電子檔案管理監(jiān)督機(jī)制，局檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門電子檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括制度的落實、人員的培訓(xùn)等。2.電子檔案管理工作的規(guī)范性，包括電子文件的生成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。3.電子檔案的質(zhì)量，包括電子檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性等。4.電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、易用性等。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的