PAGE企業(yè)檔案管理制度定義一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.企業(yè)檔案：是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對公司具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像等。2.檔案管理：是指對企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的總稱。（四）基本要求1.公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。3.檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的安全和有效利用。二、檔案的收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。5.公司的知識產(chǎn)權(quán)檔案，如專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等。6.公司的榮譽(yù)檔案，如獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)牌匾等。7.其他對公司具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行原件收集，確保文件的真實(shí)性和完整性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。（三）收集時(shí)間1.對于常規(guī)性文件材料，應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。2.對于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。3.對于人事檔案材料，應(yīng)在員工辦理相關(guān)手續(xù)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、知識產(chǎn)權(quán)管理類、榮譽(yù)管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在收集工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行，確保檔案的及時(shí)整理和歸檔。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保整理的準(zhǔn)確性。3.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，保證檔案庫房的環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，并按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案：應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)沖印成冊或存儲在電子相冊中，錄音、錄像應(yīng)存儲在專用設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：是指對公司具有重要?dú)v史價(jià)值或長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷文件，重大項(xiàng)目文件，重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案：是指對公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：是指對公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自將檔案帶出庫房或借給他人使用。五、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定為依據(jù)，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置方式。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性：檢查檔案是否為原件，內(nèi)容是否真實(shí)可靠。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。3.檔案的價(jià)值：評估檔案對公司各項(xiàng)工作的查考利用價(jià)值，確定其保管期限。4.檔案保管期限的準(zhǔn)確性：檢查檔案的保管期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價(jià)值確定其保管期限和處置方式。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合分析和判斷。（五）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.對于保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長其保管期限。3.鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)將鑒定結(jié)果記錄在檔案鑒定登記簿上，并歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、調(diào)閱檔案的數(shù)量、利用檔案產(chǎn)生的效益等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，包括永久、長期、短期保管檔案的數(shù)量及比例等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的方法和手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、制表人等信息，并加蓋單位公章。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，確保報(bào)表的規(guī)范性和可讀性。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。3.安全保密原則：檔案利用過程中應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱公司檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可在檔案庫房或檔案管理人員指定的場所查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要，可對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.外單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定