PAGE學(xué)生科檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)生科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生科所涉及的各類學(xué)生檔案的管理，包括學(xué)生個人基本信息檔案、學(xué)習(xí)成績檔案、獎懲記錄檔案、綜合素質(zhì)評價檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)生科檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映學(xué)生的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)生科科長職責(zé)1.全面負責(zé)學(xué)生科檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理工作的順利進行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)學(xué)生科檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.嚴格按照檔案管理規(guī)定和操作流程進行檔案管理，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.負責(zé)檔案的查詢、借閱和歸還工作，為學(xué)生管理工作提供及時有效的檔案服務(wù)。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（三）其他人員職責(zé)1.各班級輔導(dǎo)員負責(zé)協(xié)助檔案管理人員收集和整理本班學(xué)生的檔案材料，并及時提交給檔案管理人員。2.其他涉及學(xué)生檔案管理的工作人員，應(yīng)按照本制度的要求，做好相關(guān)檔案管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)時提交的個人基本信息材料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、錄取通知書等。2.學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績材料，包括成績單、考試試卷等。3.學(xué)生的獎懲記錄材料，如獎狀、榮譽證書、處分決定等。4.學(xué)生的綜合素質(zhì)評價材料，如社會實踐報告、志愿服務(wù)記錄、社團活動記錄等。5.其他與學(xué)生管理相關(guān)的材料，如學(xué)生就業(yè)推薦表、實習(xí)報告等。（二）收集要求1.各班級輔導(dǎo)員應(yīng)及時收集本班學(xué)生的檔案材料，并按照檔案管理要求進行整理和分類。2.檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和格式，確保檔案的規(guī)范性和一致性。（三）收集時間1.學(xué)生入學(xué)時，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交個人基本信息材料。2.每學(xué)期結(jié)束后，各班級輔導(dǎo)員應(yīng)及時收集學(xué)生的學(xué)習(xí)成績材料和綜合素質(zhì)評價材料。3.學(xué)生獲得獎懲后，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎懲材料提交給檔案管理人員。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將學(xué)生檔案分為個人基本信息類、學(xué)習(xí)成績類、獎懲記錄類、綜合素質(zhì)評價類等若干類別。2.編號：為每個類別和每份檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：將每份檔案材料按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、類別、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各班級輔導(dǎo)員提交的檔案材料后，首先對材料進行初步審核，檢查材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照整理原則和方法，對檔案材料進行分類、編號、裝訂和編目。3.將整理好的檔案存入檔案柜，并建立檔案索引，以便快速查找和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理后的學(xué)生檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）歸檔要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并確保電子檔案的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的檔案進行檢查和核對，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。（三）歸檔時間每年定期對學(xué)生檔案進行歸檔，一般在每年的[具體時間]進行。對于新產(chǎn)生的檔案材料，應(yīng)及時進行整理和歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、干燥、通風(fēng)和防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房。4.做好檔案庫房的溫濕度控制和清潔衛(wèi)生工作，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（三）保管期限1.學(xué)生個人基本信息檔案和學(xué)習(xí)成績檔案應(yīng)長期保管。2.學(xué)生獎懲記錄檔案和綜合素質(zhì)評價檔案應(yīng)保管至學(xué)生畢業(yè)離校后[具體年限]。3.其他與學(xué)生管理相關(guān)的檔案，根據(jù)實際情況確定保管期限。七、檔案查詢（一）查詢范圍1.學(xué)生本人查詢自己的檔案信息。2.學(xué)校相關(guān)部門因工作需要查詢學(xué)生檔案信息。3.司法機關(guān)等有權(quán)機關(guān)因辦案需要查詢學(xué)生檔案信息。（二）查詢要求1.學(xué)生本人查詢檔案信息時，應(yīng)提交有效身份證件，并填寫檔案查詢申請表。2.學(xué)校相關(guān)部門查詢檔案信息時，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查詢申請表。3.司法機關(guān)等有權(quán)機關(guān)查詢檔案信息時，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫檔案查詢申請表。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格按照查詢要求進行檔案查詢，確保檔案信息的安全和保密。（三）查詢流程1.申請人提交檔案查詢申請表和相關(guān)證明材料。2.檔案管理人員對申請材料進行審核，符合查詢要求的予以受理。3.檔案管理人員根據(jù)申請查詢的內(nèi)容，在檔案系統(tǒng)中進行檢索和查找，并提供相應(yīng)的檔案材料。4.查詢結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料歸還，并做好查詢記錄。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.學(xué)校相關(guān)部門因工作需要借閱學(xué)生檔案。2.司法機關(guān)等有權(quán)機關(guān)因辦案需要借閱學(xué)生檔案。（二）借閱要求1.借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整和無損，并由檔案管理人員進行核對和簽收。（三）借閱流程1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門負責(zé)人對申請材料進行審核，批準(zhǔn)后簽字蓋章。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人員。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和無損情況，辦理檔案歸還手續(xù)。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.學(xué)生檔案的數(shù)量、類別、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、查詢、借閱等工作情況。3.檔案管理工作中存在的問題和改進措施。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計和記錄。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行統(tǒng)計和分析，生成相關(guān)報表。（三）統(tǒng)計時間1.每月對檔案管理工作進行一次小統(tǒng)計，總結(jié)本月工作情況。。2.每年對檔案管理工作進行一次全面統(tǒng)計，形成年度檔案管理工作報告。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實際情況進行檔案鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。2.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（三）銷毀流程1.檔案鑒