PAGE檔案保護(hù)制度及措施一、總則（一）目的本檔案保護(hù)制度旨在確保公司/組織檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案遭受損壞、丟失、篡改或泄露，為公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)、決策支持、歷史記錄和法律合規(guī)提供堅(jiān)實(shí)保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案管理、使用、保管的人員。（三）檔案定義本制度所指檔案包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料、實(shí)物檔案等。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案受到損害。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。5.組織開展檔案保護(hù)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案保護(hù)意識(shí)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，并配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對(duì)涉及本部門的檔案進(jìn)行妥善保護(hù)，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，確保檔案的整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確、保管安全。3.積極提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為公司/組織各部門和人員查閱檔案提供支持。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作計(jì)劃等。5.各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)文件、圖紙、樣本、專利等。6.員工個(gè)人的重要工作成果、獲獎(jiǎng)證書、培訓(xùn)記錄等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和可讀性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁工作，確保檔案的整齊、牢固。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.對(duì)于電子檔案，按照分類方案進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，建立清晰的文件索引，便于查找和利用。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議文件、行政公文、人事檔案、印章管理等檔案。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理等方面的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)等檔案。4.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等檔案。5.黨群工作類：包含黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等檔案。6.其他類：如各類榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、往來信函等不屬于上述分類的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼，代表公司/組織檔案全宗。3.年度：檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.類別號(hào)：按照檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示檔案類別，如“01”表示行政管理類。5.順序號(hào)：同一類別檔案內(nèi)的流水號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023010001。五、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義、長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值或涉及重大權(quán)益的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。（二）庫房建設(shè)與環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離污染源和易燃、易爆場(chǎng)所。2.庫房應(yīng)具備良好的采光和照明條件，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥等。3.庫房?jī)?nèi)的溫度應(yīng)保持在14℃2℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，并按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)或掃描成電子文件進(jìn)行保存，音像資料應(yīng)刻錄成光盤并注明相關(guān)信息。4.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，建立實(shí)物檔案清單，記錄實(shí)物的名稱、來源、日期、保管地點(diǎn)等信息。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.審批原則：凡利用檔案的部門和人員，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)審批后方可查閱、借閱或復(fù)制檔案。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶信息等機(jī)密信息的檔案。2.尚未公開的公司/組織重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等檔案。3.其他按照公司/組織規(guī)定需要保密的檔案。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并在檔案封面或存儲(chǔ)介質(zhì)上標(biāo)注“機(jī)密”字樣。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過程中，對(duì)涉及保密的檔案應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的安全防范，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房和辦公區(qū)域。5.定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）保密教育與培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期開展檔案保密教育與培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案保密知識(shí)等。3.新員工入職時(shí)應(yīng)進(jìn)行檔案保密培訓(xùn)，使其了解檔案保密的重要性和相關(guān)規(guī)定。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，逐卷（件）審查檔案的內(nèi)容和保管期限，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.照片、音像資料等特殊載體檔案的銷毀方式應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（四）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理保障，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入，包括文件的掃描、數(shù)據(jù)錄入等，并將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立檔案信息化系統(tǒng)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入