PAGE檔案監(jiān)管源頭管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案監(jiān)管源頭管理，確保檔案的真實性、完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的重要作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.全程管控原則：對檔案從形成源頭開始進行全過程監(jiān)管，防止檔案信息的丟失、篡改或泄露。3.真實準確原則：保證檔案內(nèi)容真實反映公司各項工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案被非法獲取、利用或損壞。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善公司檔案監(jiān)管源頭管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各部門檔案管理工作，對檔案形成、收集、整理等環(huán)節(jié)進行檢查和指導。集中保管公司各類重要檔案，確保檔案的安全和完整。負責檔案的鑒定、銷毀等工作，并按規(guī)定進行備案。提供檔案利用服務，滿足公司各項工作對檔案的需求。2.各部門負責本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料齊全、完整。明確一名檔案管理人員，負責與公司檔案管理部門對接，落實檔案管理各項要求。按照公司檔案管理規(guī)定，定期向檔案管理部門移交應歸檔的檔案。3.公司領導對公司檔案監(jiān)管源頭管理工作負總責，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。監(jiān)督檔案管理部門和各部門履行檔案管理職責，確保檔案管理工作有效開展。二、檔案形成源頭管理（一）文件起草與審批1.公司各部門在起草各類文件時，應確保文件內(nèi)容真實、準確、完整，符合公司實際情況和相關政策法規(guī)要求。文件起草人應對文件的真實性和準確性負責。2.文件起草完成后，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批人應認真審核文件內(nèi)容，提出明確的審批意見，確保文件質(zhì)量。對于涉及重要事項、重大決策的文件，應進行嚴格的審核把關。3.文件審批通過后，起草人應將文件定稿及相關修改記錄整理歸檔，作為檔案形成的重要依據(jù)。（二）業(yè)務活動記錄1.各部門在開展業(yè)務活動過程中，應及時、準確地記錄活動的全過程。記錄內(nèi)容應包括活動時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、決策過程、結果等關鍵信息。2.業(yè)務活動記錄應采用多種形式，如紙質(zhì)記錄、電子文檔、影像資料等，確保記錄的全面性和可靠性。對于重要業(yè)務活動，應進行全程錄像或拍照，并妥善保存相關資料。3.業(yè)務活動記錄應由專人負責整理和保管，定期進行核對和更新，確保記錄的準確性和完整性。在業(yè)務活動結束后，應及時將記錄資料移交本部門檔案管理人員進行歸檔。（三）合同管理1.公司簽訂的各類合同，應嚴格按照合同管理制度進行起草、審核、簽訂和履行。合同承辦部門應確保合同條款明確、合法、有效，避免出現(xiàn)模糊不清或存在風險的條款。2.在合同簽訂過程中，應要求對方提供真實有效的資質(zhì)證明文件，并妥善保存相關資料。合同簽訂后，承辦部門應及時將合同文本及相關附件移交檔案管理部門進行歸檔。3.合同履行過程中，涉及的各類文件、函件、補充協(xié)議等應及時收集整理，一并歸檔保存。合同履行完畢后，承辦部門應將合同執(zhí)行情況報告及相關資料移交檔案管理部門，作為合同檔案的重要組成部分。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門檔案管理人員應定期對本部門形成的檔案進行收集，確保檔案資料無遺漏。收集范圍應包括但不限于文件、報表、合同、會議記錄、業(yè)務活動資料等。2.對于應歸檔的電子文件，應按照公司規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理和存儲，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。3.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞等情況，應及時與相關人員核實并補充完善。對于重要檔案資料，應采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案分類方案對收集到的檔案進行整理。檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性原則，便于檔案的保管和利用。2.檔案整理應包括文件的裝訂、編目、編號、裝盒等環(huán)節(jié)。裝訂應整齊牢固，編目應準確清晰，編號應連續(xù)唯一，裝盒應規(guī)范有序。3.對于紙質(zhì)檔案，應在每卷（冊）首頁編制卷內(nèi)目錄，詳細記錄文件題名、日期來源、保管期限等信息。對于電子檔案，應建立相應的電子目錄，便于檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于集中保管各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。設施設備應定期進行維護和檢查，確保正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴禁無關人員進入。（二）保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。對于涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等方面的檔案，應列為永久保管；對于一般性業(yè)務檔案，可根據(jù)實際情況確定定期保管期限。3.檔案管理人員應定期對檔案保管期限進行鑒定，對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案盒應存放在檔案架上，排列整齊有序。2.電子檔案應按照存儲介質(zhì)分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。電子檔案存儲介質(zhì)應定期進行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的實物檔案，如印章、證書、獎杯等，應設立專門的實物檔案庫進行保管，并建立詳細的實物檔案清單，記錄實物名稱、來源、保管期限等信息。五、檔案利用（一）利用申請1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.檔案利用申請表應經(jīng)本部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案利用的必要性和合規(guī)性進行審核。3.對于涉及公司機密或重要信息的檔案利用申請，檔案管理部門應報公司領導審批后，方可提供利用。（二）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)檔案利用申請，為利用者提供檔案查閱、借閱、復制等服務。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案應嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復制檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行審批，并對復制件進行核對，確保與原件一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期和用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、部門、利用日期、檔案名稱、利用方式、歸還日期等信息。2.檔案利用登記應建立專門的登記簿，采用紙質(zhì)或電子形式進行記錄。登記簿應妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案鑒定工作應從檔案的真實性、完整性、準確性、時效性、價值性等方面進行綜合評估。2.對于已到保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有保存價值。對于涉及公司歷史沿革、重大決策、知識產(chǎn)權等方面的檔案，即使已到保管期限，也應進行妥善保管。3.檔案鑒定工作小組應根據(jù)鑒定結果，提出檔案存毀意見，并形成檔案鑒定報告。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表應經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司領導審批。3.檔案銷毀應在檔案管理部門指定的場所進行，由專人負責監(jiān)銷。銷毀過程應采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案監(jiān)管源頭管理監(jiān)督機制，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司內(nèi)部審計部門應定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管的安全性和完整性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理部門對各部門檔案管理工作的檢查內(nèi)容包括檔案形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案管理人員的履職情況等。2.內(nèi)部審計部門對檔案管理工作的審計內(nèi)容包括檔案管理內(nèi)部控制制度的健全性和有效性，檔案管理經(jīng)費的使用情況，檔案資產(chǎn)的安全狀況等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向責任部門發(fā)出整改通知書，要求限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改措施，明確整改責任人，按時完成