PAGE公務(wù)辦公檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織公務(wù)辦公檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)在公務(wù)辦公活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文件、合同、會(huì)議記錄、報(bào)表、信函等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)公務(wù)辦公檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公務(wù)辦公活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理公務(wù)辦公活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管本公司/組織的各類(lèi)公務(wù)辦公檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期銷(xiāo)毀已失去保存價(jià)值的檔案，并做好銷(xiāo)毀記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率。7.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。8.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供支持和服務(wù)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)公務(wù)辦公檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案管理的相關(guān)工作，確保檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、決議、會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間的往來(lái)文件、資料等。4.反映本公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的重要資料。5.其他具有保存價(jià)值的公務(wù)辦公文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類(lèi)，可采用年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。2.編號(hào)：對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，并按照分類(lèi)編號(hào)順序排列存放。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照電子檔案管理制度進(jìn)行管理。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括本公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括本公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。5.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，支持公司/組織的各項(xiàng)工作。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，形成專(zhuān)題資料，為公司/組織的決策、管理提供參考依據(jù)。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法與程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。2.對(duì)確定已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。3.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。5.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息，銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，選擇合適的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和實(shí)施。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等管理，確保電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保電子檔案的安全與保密