PAGE數(shù)字檔案館制度上墻一、總則（一）目的為了加強本公司/組織數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理，確保數(shù)字檔案的完整、準確、安全和有效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在數(shù)字檔案管理方面的活動，包括數(shù)字檔案的形成、收集、整理、存儲、檢索、利用、安全保密等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：數(shù)字檔案應真實反映本公司/組織各項活動的實際情況，確保檔案信息的原始性和準確性。2.完整性原則：全面收集和保存與本公司/組織業(yè)務相關(guān)的各類數(shù)字檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性。3.安全性原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，保障數(shù)字檔案的存儲安全、傳輸安全和使用安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案服務。二、數(shù)字檔案的形成與收集（一）數(shù)字檔案的來源1.本公司/組織在日常辦公活動中形成的電子文件，如公文、合同、報表、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)記錄及相關(guān)文檔，如生產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等。3.數(shù)字化轉(zhuǎn)換的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、照片、錄音錄像等。4.其他與本公司/組織業(yè)務相關(guān)的具有保存價值的數(shù)字信息。（二）形成要求1.各部門及員工應按照公司/組織規(guī)定的格式、內(nèi)容要求和流程，及時、準確地形成數(shù)字檔案。數(shù)字檔案應具備清晰、完整的元數(shù)據(jù)，能夠準確反映檔案的形成背景、來源、內(nèi)容等信息。2.對于重要的數(shù)字檔案，應進行必要的加密處理，并確保加密密鑰的安全存儲和管理。3.在數(shù)字檔案形成過程中，應建立有效的版本控制機制，記錄檔案的不同版本及其修改歷史，以便追溯和查詢。（三）收集職責1.各部門負責本部門數(shù)字檔案的收集工作，指定專人負責定期對本部門產(chǎn)生的數(shù)字檔案進行梳理、分類和匯總，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案管理部門負責對各部門收集的數(shù)字檔案進行指導和監(jiān)督，定期檢查收集情況，對不符合要求的檔案及時提出整改意見。3.對于跨部門形成的數(shù)字檔案，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責任主體，確保檔案的有效收集。（四）收集流程1.數(shù)字檔案形成后，形成部門應在規(guī)定時間內(nèi)將檔案整理并提交至本部門的檔案收集責任人。2.檔案收集責任人對提交的數(shù)字檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和格式規(guī)范性等，對不符合要求的檔案退回形成部門進行補充或修正。3.審核通過的數(shù)字檔案由檔案收集責任人按照檔案管理部門規(guī)定的分類標準進行分類，并定期移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門在接收數(shù)字檔案時，應對檔案進行再次審核，確保檔案符合入庫要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通解決。三、數(shù)字檔案的整理（一）整理原則1.遵循數(shù)字檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保分類科學合理、層次清晰。3.采用統(tǒng)一的分類標準和編號方法，保證數(shù)字檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（二）分類方法1.年度分類法：按照數(shù)字檔案形成的年度進行分類，同一年度的檔案集中排列在一起。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)本公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置，對數(shù)字檔案進行分類，每個機構(gòu)形成的檔案單獨歸類。3.問題分類法：按照數(shù)字檔案反映的問題或主題進行分類，如將合同檔案分為采購合同、銷售合同、租賃合同等類別。4.在實際分類過程中，可根據(jù)本公司/組織的業(yè)務特點和檔案管理需求，靈活運用上述分類方法，或采用多種分類方法相結(jié)合的方式進行整理。（三）編號規(guī)則1.數(shù)字檔案編號應包含年度、機構(gòu)代碼、類別代碼、順序號等要素，確保編號能夠準確反映檔案的分類和排列順序。2.年度代碼采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.機構(gòu)代碼根據(jù)本公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置進行編制，采用兩位數(shù)字代碼，如“01”表示公司總部，“02”表示某部門等。4.類別代碼根據(jù)檔案的分類情況進行編制，采用兩位數(shù)字代碼，如“01”表示公文檔案，“02”表示合同檔案等。5.順序號采用流水號，按照檔案的排列順序依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。（四）元數(shù)據(jù)管理1.數(shù)字檔案應具備完整的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應包含檔案的題名、責任者、日期、來源、格式、密級等基本信息，以及與檔案內(nèi)容相關(guān)的其他必要信息。2.元數(shù)據(jù)應與數(shù)字檔案同步生成和維護，確保元數(shù)據(jù)的準確性和一致性。3.檔案管理部門應建立元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對元數(shù)據(jù)進行集中管理和維護，方便檔案的檢索和利用。（五）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的數(shù)字檔案后，首先對檔案進行初步檢查，核對檔案的數(shù)量、完整性等。2.根據(jù)確定的分類方法和編號規(guī)則，對數(shù)字檔案進行分類和編號，并建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫。3.對數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)進行錄入和維護，確保元數(shù)據(jù)的準確、完整。4.在整理過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題檔案及時與移交部門溝通，進行補充、修正或完善。5.整理完成后，將數(shù)字檔案按照分類順序存儲到指定的存儲設(shè)備中，并建立相應的存儲索引。四、數(shù)字檔案的存儲（一）存儲設(shè)備選擇1.應選用符合檔案存儲要求的存儲設(shè)備，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等，確保存儲設(shè)備的可靠性、穩(wěn)定性和安全性。2.存儲設(shè)備應具備足夠的存儲容量，能夠滿足本公司/組織未來一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長的需求。3.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障和隱患。（二）存儲方式1.采用分級存儲方式，根據(jù)數(shù)字檔案的重要性、使用頻率等因素，將檔案分別存儲在不同級別的存儲設(shè)備上。例如，將重要的長期保存檔案存儲在磁帶庫中，將常用的近期檔案存儲在磁盤陣列中。2.建立存儲備份機制，定期對數(shù)字檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在與主存儲設(shè)備不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用全量備份、增量備份或差異備份等，根據(jù)實際情況選擇合適的備份策略。3.對存儲設(shè)備中的數(shù)字檔案進行定期清理和遷移，將過期或不再使用的檔案進行妥善處理，釋放存儲空間，提高存儲效率。（三）存儲環(huán)境要求1.存儲設(shè)備應放置在安全、干燥、通風良好的環(huán)境中，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應具備防火、防盜、防潮防水、防蟲防鼠等安全防護設(shè)施，確保數(shù)字檔案的存儲安全。3.建立存儲環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，實時監(jiān)測存儲場所的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等參數(shù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進行處理。（四）存儲管理流程1.檔案管理部門根據(jù)數(shù)字檔案的存儲需求，選擇合適的存儲設(shè)備和存儲方式，并制定存儲方案。2.將整理好的數(shù)字檔案按照存儲方案存儲到相應的存儲設(shè)備中，并建立存儲記錄，記錄檔案的存儲位置、存儲時間、存儲介質(zhì)等信息。3.定期對存儲設(shè)備進行巡檢，檢查設(shè)備的運行狀態(tài)、存儲容量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。4.根據(jù)備份策略，定期對數(shù)字檔案進行備份操作，并對備份數(shù)據(jù)進行驗證和存儲管理。5.按照檔案保管期限和存儲環(huán)境要求，對存儲設(shè)備中的數(shù)字檔案進行定期清理和遷移，確保存儲設(shè)備的合理使用和檔案的安全保存。五、數(shù)字檔案的檢索（一）檢索工具建設(shè)1.建立數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)應具備強大的檢索功能，能夠支持多種檢索方式，如題名檢索、責任者檢索、日期檢索、關(guān)鍵詞檢索等。還應支持組合檢索、模糊檢索等高級檢索功能，方便用戶快速準確地查找所需檔案。2.完善檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，確保目錄信息的準確、完整和及時更新。目錄數(shù)據(jù)庫應包含數(shù)字檔案的編號、題名、責任者、日期、來源、保管期限、密級等基本信息以及元數(shù)據(jù)信息，為檢索提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。3.建立檔案索引體系，除了目錄索引外，還應根據(jù)數(shù)字檔案的內(nèi)容特點和利用需求，建立主題索引、分類索引、關(guān)鍵詞索引等多種索引，提高檢索效率。（二）檢索流程1.用戶根據(jù)自身需求，確定檢索條件，如檔案題名、責任者、日期范圍、關(guān)鍵詞等。2.在數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)中輸入檢索條件，提交檢索請求。3.檢索系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的檢索條件，在目錄數(shù)據(jù)庫和索引體系中進行快速檢索，并將檢索結(jié)果展示給用戶。4.用戶根據(jù)檢索結(jié)果，進一步篩選和查看所需檔案的詳細信息，如檔案內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等。如果檢索結(jié)果不符合需求，可調(diào)整檢索條件重新進行檢索。5.對于需要獲取檔案原文的情況，用戶可根據(jù)系統(tǒng)提示，按照規(guī)定的權(quán)限和流程申請獲取檔案。（三）檢索權(quán)限管理1.根據(jù)用戶的工作職責和檔案利用需求，設(shè)定不同的檢索權(quán)限。例如，普通員工只能檢索和利用與其工作相關(guān)的公開檔案；部門負責人可檢索和利用本部門的檔案；檔案管理人員具有全面的檢索權(quán)限，但需遵守相關(guān)的操作規(guī)范和保密制度。2.用戶在使用檢索系統(tǒng)時，需使用個人賬號登錄，系統(tǒng)根據(jù)用戶的賬號權(quán)限自動限制檢索范圍，確保檔案信息的安全和合理利用。3.定期對用戶的檢索權(quán)限進行審核和調(diào)整，根據(jù)員工的崗位變動、工作需求變化等情況，及時更新權(quán)限設(shè)置，保證權(quán)限管理的有效性。六、數(shù)字檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：數(shù)字檔案的利用應符合國家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作的檔案利用需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.安全保密原則：在數(shù)字檔案利用過程中，嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不被泄露、篡改和非法使用。（二）利用方式1.借閱利用：對于需要查閱數(shù)字檔案原文的用戶，可按照規(guī)定的借閱流程進行申請。借閱申請應注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)審批后，檔案管理人員為用戶提供檔案借閱服務。用戶應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.復制利用：根據(jù)用戶的需求，檔案管理人員可提供數(shù)字檔案的復制件。復制件應加蓋檔案利用專用章，并注明復制日期、復制人等信息。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應按照保密規(guī)定進行復制和提供。3.在線查閱利用：建立數(shù)字檔案在線查閱平臺，用戶通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡登錄平臺，按照權(quán)限查閱和利用數(shù)字檔案。在線查閱平臺應具備身份認證、權(quán)限控制、查閱記錄跟蹤等功能，確保檔案利用的安全和規(guī)范。4.專題利用：根據(jù)公司/組織的特定工作需求，檔案管理部門可開展專題檔案利用服務，如為某項業(yè)務提供相關(guān)檔案資料匯編、為某個項目提供檔案信息支持等。專題利用服務應制定詳細的工作方案，提高檔案利用的針對性和實效性。（三）利用流程1.用戶提出檔案利用申請。申請方式可通過線上申請系統(tǒng)提交，也可填寫紙質(zhì)申請表提交至檔案管理部門。申請內(nèi)容應包括利用目的、所需檔案的具體信息等。2.檔案管理部門對用戶的申請進行審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、用戶的權(quán)限等。對于不符合要求的申請，及時通知用戶并說明原因。3.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)用戶的申請，按照規(guī)定的利用方式為用戶提供檔案利用服務。對于借閱利用，辦理借閱手續(xù)，記錄借閱檔案的相關(guān)信息；對于復制利用，進行檔案復制操作，并提供復制件；對于在線查閱利用，為用戶開通相應的查閱權(quán)限；對于專題利用，組織開展相關(guān)工作。4.用戶在利用檔案過程中，應遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告。5.用戶利用檔案完畢后，按照規(guī)定的時間和方式歸還檔案或提交利用結(jié)果。檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確認無問題后辦理歸還手續(xù)。對于專題利用，對利用成果進行驗收和歸檔。（四）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用活動進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用時間、利用人、利用目的、利用方式、利用檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用登記信息進行統(tǒng)計分析，形成檔案利用統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布、利用方式占比等數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計分析結(jié)果，總結(jié)檔案利用規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)檔案利用工作中存在的問題，及時調(diào)整檔案管理策略和服務方式，提高檔案利用效率和質(zhì)量。七、數(shù)字檔案的安全保密（一）安全保密制度1.建立健全數(shù)字檔案安全保密制度，明確安全保密責任，規(guī)范安全保密行為，確保數(shù)字檔案的安全存儲和利用。2.對涉及國家機密、公司/組織商業(yè)秘密和敏感信息的數(shù)字檔案，實行嚴格的保密管理，采取加密存儲、訪問控制、審計跟蹤等安全措施，防止信息泄露。3.加強對檔案管理人員的安全保密教育和培訓，提高其安全保密意識和技能，使其熟悉安全保密制度和操作規(guī)程，嚴格遵守保密紀律。（二）安全防護措施1.采用先進的網(wǎng)絡安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，構(gòu)建數(shù)字檔案安全防護體系，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。2.對數(shù)字檔案存儲設(shè)備進行物理安全防護，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止存儲設(shè)備被盜、被破壞。3.定期對數(shù)字檔案系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。4.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對數(shù)字檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全場所。制定數(shù)據(jù)恢復預案，定期進行演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時能夠及時恢復。（三）訪問控制1.根據(jù)用戶的