PAGE小區(qū)全息檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強小區(qū)管理，提高服務質量，保障小區(qū)居民的合法權益，規(guī)范小區(qū)全息檔案的管理工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司負責管理的所有小區(qū)，包括但不限于住宅、商業(yè)、辦公等各類物業(yè)項目。（三）定義1.小區(qū)全息檔案：指全面記錄小區(qū)從規(guī)劃建設到運營管理全過程中各類信息的檔案集合，包括但不限于小區(qū)規(guī)劃設計圖紙、建設工程資料、業(yè)主信息、房屋檔案、設施設備檔案、物業(yè)服務記錄等。2.檔案管理：對小區(qū)全息檔案的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、利用、保管和銷毀等全過程進行管理的活動。（四）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映小區(qū)的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理與小區(qū)相關的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。5.保密性原則：對涉及業(yè)主隱私和小區(qū)商業(yè)機密的檔案信息，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）公司總部1.行政管理部門負責制定和完善小區(qū)全息檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。指導和協(xié)調各小區(qū)的檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓和考核。負責公司層面檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立公司檔案數(shù)據(jù)庫。對各小區(qū)檔案管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。2.工程管理部門負責收集和整理小區(qū)建設工程相關的檔案資料，包括規(guī)劃設計圖紙、施工圖紙、竣工驗收報告等。指導各小區(qū)工程部對設施設備檔案的建立和管理，確保設備檔案的完整性和準確性。參與小區(qū)檔案管理工作的相關技術指導和支持。3.物業(yè)服務部門負責指導各小區(qū)物業(yè)服務中心對業(yè)主信息、房屋檔案、物業(yè)服務記錄等檔案的收集、整理和歸檔工作。定期檢查各小區(qū)物業(yè)服務檔案的管理情況，確保服務檔案真實、完整地反映物業(yè)服務工作的開展情況。負責與業(yè)主溝通協(xié)調檔案查閱等相關事宜，保障業(yè)主的知情權和監(jiān)督權。（二）小區(qū)物業(yè)服務中心1.項目經理全面負責小區(qū)全息檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司制度和相關法律法規(guī)要求。組織制定小區(qū)檔案管理工作計劃，并監(jiān)督計劃的實施。協(xié)調小區(qū)內部各部門之間的檔案管理工作，保障檔案信息的順暢流轉。2.檔案管理員具體負責小區(qū)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作。建立小區(qū)檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。對檔案進行定期盤點和清查，確保檔案的安全和完整。協(xié)助其他部門做好檔案資料的提供和利用工作。3.各部門負責人負責本部門業(yè)務范圍內檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時性和準確性。配合檔案管理員做好檔案管理工作，按照檔案管理要求提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.規(guī)劃建設類小區(qū)規(guī)劃設計方案、圖紙（包括總平面圖、建筑平面圖、立面圖、剖面圖等）。建設工程立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關文件。施工過程中的各類技術資料，如施工組織設計、施工日志、工程變更記錄、材料檢驗報告等?？⒐を炇諅浒副?、竣工圖等竣工驗收資料。2.房屋類房屋買賣合同、租賃合同等相關協(xié)議。業(yè)主入住資料，包括身份證復印件、戶口本復印件、購房發(fā)票等。房屋產權證書、不動產登記證明等產權資料。房屋維修記錄、裝修申請及備案資料等。3.設施設備類各類設施設備的采購合同、安裝調試記錄、產品說明書、質量檢驗報告等。設施設備的運行維護記錄、保養(yǎng)計劃、維修工單等。設施設備的更新改造記錄、報廢處理記錄等。4.物業(yè)服務類物業(yè)服務合同、前期物業(yè)服務協(xié)議等。業(yè)主投訴處理記錄、意見建議反饋記錄等。小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護、安全保衛(wèi)等服務工作記錄。各類物業(yè)服務費用的收取記錄、財務報表等。5.其他類與小區(qū)相關的會議紀要、通知、函件等文件資料。小區(qū)內發(fā)生的重大事件記錄，如突發(fā)事件處理記錄、社區(qū)活動記錄等。涉及小區(qū)的法律糾紛、訴訟案件等相關資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.檔案資料應按照規(guī)定的格式和內容要求進行填寫和整理，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.對于電子檔案資料，應確保其格式統(tǒng)一、存儲規(guī)范，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案資料收集過程中，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或存在問題，應及時與相關部門或人員溝通協(xié)調，補充完善相關資料。（三）收集時間1.規(guī)劃建設類檔案應在項目建設過程中同步收集，項目竣工后一個月內完成歸檔工作。2.房屋類檔案應在業(yè)主入住時及時收集，入住手續(xù)辦理完畢后半個月內完成整理歸檔。3.設施設備類檔案應在設備采購、安裝調試、運行維護等各個環(huán)節(jié)及時收集，每季度末進行一次集中整理歸檔。4.物業(yè)服務類檔案應在日常工作中隨時收集，每月末進行一次匯總整理歸檔。5.其他類檔案應在形成后及時收集，按照檔案管理規(guī)定進行整理歸檔。四、檔案整理（一）分類原則小區(qū)全息檔案按照檔案的性質、內容和用途進行分類，分為規(guī)劃建設類、房屋類、設施設備類、物業(yè)服務類、其他類五大類，每大類下再根據(jù)具體內容進行細分。（二）分類方法1.規(guī)劃建設類規(guī)劃設計文件建設工程文件竣工驗收文件2.房屋類業(yè)主信息檔案房屋產權檔案房屋使用檔案3.設施設備類設備采購檔案設備安裝調試檔案設備運行維護檔案設備更新改造檔案設備報廢處理檔案4.物業(yè)服務類物業(yè)服務合同檔案業(yè)主服務檔案物業(yè)服務費用檔案物業(yè)服務質量檔案5.其他類文件資料檔案重大事件檔案法律糾紛檔案（三）整理要求1.檔案管理員應按照分類原則和方法對收集到的檔案資料進行整理，確保檔案分類準確、編號清晰。2.每份檔案應編制檔案編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。3.檔案資料應按照順序排列，編寫目錄和頁碼，確保檔案資料的整齊有序。4.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應進行修復或復制，保證檔案資料的可讀性。5.電子檔案應按照紙質檔案的分類方法進行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質檔案一一對應。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理員應填寫檔案歸檔清單，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將檔案資料按照歸檔清單逐一核對，確保檔案資料的完整性和準確性。3.將核對無誤的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明檔案類別、編號、名稱等信息。4.將檔案盒或檔案袋存放在檔案庫房的指定位置，并按照檔案分類順序排列上架。5.同時，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關信息，建立電子檔案索引，方便檔案的查詢和利用。（二）歸檔期限各類檔案應在整理完成后及時歸檔，歸檔期限不得超過一個月。對于緊急或重要的檔案資料，應優(yōu)先進行歸檔處理。（三）歸檔質量要求1.歸檔的檔案資料應齊全完整，與檔案目錄一致。2.檔案的裝訂應牢固整齊，無掉頁、漏頁現(xiàn)象。3.檔案的標識應清晰準確，便于識別和查找。4.電子檔案的存儲應安全可靠，備份應定期進行，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質檔案：采用檔案盒或檔案袋進行存儲，存放在專門的檔案庫房內。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。2.電子檔案：存儲在服務器或磁盤陣列等存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲管理制度，規(guī)范電子檔案的存儲和管理。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如火災報警系統(tǒng)、防盜門、除濕機、防蟲藥等，確保檔案的安全存儲。（三）存儲期限1.規(guī)劃建設類檔案、房屋產權檔案等永久性檔案應長期保存。2.設施設備運行維護檔案、物業(yè)服務記錄等檔案應保存期限不少于10年。3.其他檔案的保存期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于5年。（四）檔案存儲管理1.檔案管理員應定期對檔案進行盤點和清查，檢查檔案的存儲情況和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對到期需要銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保檔案銷毀的合法性和安全性。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確需進入的，應辦理相關手續(xù)，并由檔案管理員陪同。4.對檔案庫房的設施設備應定期進行維護和檢查，確保其正常運行。七、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，可以按照規(guī)定的程序進行查閱。查閱涉及業(yè)主隱私或商業(yè)機密的檔案，應經相關部門負責人批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。2.業(yè)主因個人需要查閱與其相關的檔案資料，如房屋產權檔案、物業(yè)服務記錄等，應向小區(qū)物業(yè)服務中心提出申請，經核實身份后，按照規(guī)定的程序進行查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱小區(qū)檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司行政管理部門批準后，由檔案管理員陪同查閱。查閱涉及小區(qū)商業(yè)機密或敏感信息的檔案，應簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經所在部門負責人或相關審批人簽字批準后，提交給檔案管理員。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相關檔案資料，供查閱人查閱。4.查閱人應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容等信息，并在查閱完畢后及時歸還檔案資料。5.對于電子檔案的查閱，檔案管理員應按照規(guī)定的權限和程序提供查閱服務，并做好查閱記錄。（三）查閱要求1.查閱人應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱涉及機密或敏感信息的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復印或摘錄的檔案資料應注明出處，并加蓋檔案管理專用章。4.查閱人查閱檔案完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理員，由檔案管理員進行核對和清點，確保檔案資料的完整無損。八、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司應充分發(fā)揮小區(qū)全息檔案的作用，為小區(qū)管理、決策、服務等工作提供依據(jù)和支持。2.各部門在工作中如需利用檔案資料，應按照檔案查閱程序進行申請和查閱，并根據(jù)實際需要合理利用檔案信息。3.鼓勵員工對檔案資料進行分析和研究，提出改進小區(qū)管理和服務的建議和措施，提高公司的管理水平和服務質量。（二）檔案保密1.公司應建立健全檔案保密制度，加強對檔案信息的保密管理。2.檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.對涉及業(yè)主隱私、小區(qū)商業(yè)機密等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導和相關部門。對造成泄密事故的責任人，應依法依規(guī)追究責任。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善導致破損、變質、無法修復且無利用價值的檔案。3.經鑒定確認屬于重復、多余或無效的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理員定期對檔案進行清查，提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保存期限等信息。2.檔案銷毀清單經部門負責人審核后，報公司行政管理部門審批。3.公司行政管理部門批準后，由檔案管理員會同相關部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點和核對。