PAGE城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“城鄉(xiāng)醫(yī)?！保n案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理，包括參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇審核、報(bào)銷(xiāo)結(jié)算等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、報(bào)表、憑證、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集、整理和保存城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全和完整。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等符合要求。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、檢索和利用，提高工作效率，為參保人員和相關(guān)部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范制作和保存各類(lèi)檔案資料，確保檔案質(zhì)量。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案查詢(xún)、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。2.按照檔案管理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、裝訂等操作，確保檔案整理質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。4.熟練掌握檔案檢索工具，為檔案查詢(xún)和利用提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記環(huán)節(jié)：包括參保人員基本信息登記表、戶(hù)口本、身份證復(fù)印件等相關(guān)資料。2.繳費(fèi)記錄環(huán)節(jié)：繳費(fèi)憑證、銀行對(duì)賬單、繳費(fèi)臺(tái)賬等。3.待遇審核環(huán)節(jié)：待遇申請(qǐng)表格、醫(yī)療費(fèi)用清單、診斷證明、病歷等。4.報(bào)銷(xiāo)結(jié)算環(huán)節(jié)：報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表、結(jié)算清單、報(bào)銷(xiāo)憑證等。5.其他與城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、報(bào)表、會(huì)議記錄等資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理完畢的城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案歸檔要求。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照城鄉(xiāng)醫(yī)保業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為參保登記類(lèi)、繳費(fèi)記錄類(lèi)、待遇審核類(lèi)、報(bào)銷(xiāo)結(jié)算類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類(lèi)別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查詢(xún)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于快速檢索檔案。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，便于管理和查找。（二）保管期限1.參保登記檔案：長(zhǎng)期保存。2.繳費(fèi)記錄檔案：長(zhǎng)期保存。3.待遇審核檔案：按照待遇享受期限確定保管期限，一般為待遇享受期結(jié)束后[X]年。4.報(bào)銷(xiāo)結(jié)算檔案：按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)年度確定保管期限，一般為報(bào)銷(xiāo)年度結(jié)束后[X]年。5.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期保存。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.對(duì)易損、易褪色的檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如進(jìn)行復(fù)制、裱糊等。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的查詢(xún)與利用（一）查詢(xún)權(quán)限1.參保人員本人可憑有效身份證件查詢(xún)本人的城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案信息。2.相關(guān)部門(mén)因工作需要查詢(xún)城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案的，應(yīng)出具正式的查詢(xún)介紹信，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查詢(xún)城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查詢(xún)手續(xù)。（二）查詢(xún)流程1.查詢(xún)?nèi)藛T填寫(xiě)《城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)內(nèi)容、目的、范圍等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查詢(xún)。3.查詢(xún)?nèi)藛T在指定地點(diǎn)進(jìn)行查詢(xún)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.查詢(xún)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查詢(xún)結(jié)束后，查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)在《檔案查詢(xún)登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.因工作需要利用城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、復(fù)印、摘錄檔案資料。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和安全性，不得擅自涂改、拆卷、抽取、撤換檔案材料。3.如需將檔案帶出檔案庫(kù)房查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。4.檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且在今后工作中無(wú)查考利用價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、無(wú)效或不完整的檔案。3.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及政策規(guī)定，不需要繼續(xù)保存的檔案。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》。2.將《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)醫(yī)保檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案查詢(xún)、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將掃描后的電子檔案數(shù)據(jù)按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)，并錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在數(shù)據(jù)采集與錄入過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)檔案內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、利用等功能。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。