PAGE編辦檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強編辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機構(gòu)編制管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括文件、資料、會議記錄、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：編辦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映編辦的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行妥善保管。5.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責(zé)編辦檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)收集、整理編辦在各項工作中形成的檔案材料。2.檔案整理：對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.檔案利用：為編辦各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.檔案統(tǒng)計：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。7.檔案信息化建設(shè)：推進檔案管理信息化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級黨委政府、機構(gòu)編制部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.編辦文件：編辦制發(fā)的各類文件、請示、報告、批復(fù)等。3.會議材料：編辦召開的各類會議的通知、議程、記錄、紀(jì)要、報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：機構(gòu)編制審批、人員調(diào)配、事業(yè)單位登記管理等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、報表等。5.人事檔案：編辦工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲等材料。6.其他檔案：與編辦工作相關(guān)的其他有保存價值的文件、資料、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案材料及時、完整收集。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，以便于鑒定和銷毀。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被破壞等情況發(fā)生。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，采取必要的防護措施，如安裝防火報警裝置、防潮除濕設(shè)備、防蟲藥品投放等。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.編辦工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱編辦檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)編辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（二）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。（三）檔案信息開發(fā)與利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，利用檔案資料編寫編辦大事記、機構(gòu)編制年鑒、專題資料匯編等，為編辦工作提供參考和依據(jù)。2.應(yīng)充分利用檔案信息化建設(shè)成果，通過網(wǎng)絡(luò)平臺等方式為編辦工作人員提供檔案信息查詢服務(wù)，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從機構(gòu)編制工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案對編辦工作的查考價值和歷史意義。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、內(nèi)容等進行綜合分析，確定其價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)編辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同監(jiān)銷人員進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的編辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進行著錄標(biāo)引，建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇合適的檔案管理軟件，建立編辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能。2.加強信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。3.定期對信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案鑒定與銷毀工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理的重點環(huán)節(jié)和部門進行不定期抽查。（四）結(jié)果反饋與整改1.