PAGE檔案室制度掛墻標識圖一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案室制度掛墻標識圖的制作、使用與管理，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案室相關(guān)活動中的行為。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案室制度掛墻標識圖的內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：標識圖所傳達的制度信息準確無誤，避免誤導(dǎo)使用人員。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和要求制作與管理標識圖，保持一致性和規(guī)范性。4.實用性原則：標識圖應(yīng)便于使用人員理解和遵循，具有實際指導(dǎo)意義。二、檔案室制度掛墻標識圖的內(nèi)容要求（一）檔案管理制度概述1.明確檔案室的職責(zé)與權(quán)限，包括檔案收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容與要求。2.概述檔案管理工作的基本原則，如真實性、完整性、保密性等。（二）檔案收集制度1.規(guī)定各部門檔案收集的范圍，包括文件、合同、報表、圖紙等各類資料。2.明確檔案收集的時間要求，如定期收集、即時收集等。3.說明檔案收集的流程與交接手續(xù)。（三）檔案整理制度1.闡述檔案整理的方法，如分類標準、編號規(guī)則等。2.規(guī)定檔案整理的質(zhì)量要求，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）檔案保管制度1.描述檔案室的環(huán)境要求，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等措施。2.說明檔案存儲設(shè)備的使用與管理，如檔案架、存儲盒等。3.強調(diào)檔案保管人員的職責(zé)，包括定期檢查、維護檔案等工作。（五）檔案借閱制度1.明確借閱檔案的條件與流程，包括申請、審批、登記等環(huán)節(jié)。2.規(guī)定借閱期限與歸還要求，逾期歸還的處理措施。3.強調(diào)借閱人員的保密義務(wù)與違規(guī)責(zé)任。（六）檔案利用制度1.說明檔案利用的方式與范圍，如查閱、復(fù)印、摘錄等。2.規(guī)定檔案利用的審批程序，確保利用行為符合規(guī)定。3.強調(diào)檔案利用過程中的安全與保密要求。（七）檔案保密制度1.明確檔案保密的范圍與級別，如絕密、機密、秘密等。2.規(guī)定保密措施，如限制接觸人員、設(shè)置保密標識等。3.強調(diào)保密責(zé)任，對違反保密制度的行為進行處罰。三、檔案室制度掛墻標識圖的制作規(guī)范（一）格式要求1.采用統(tǒng)一的A4紙張大小，豎版或橫版布局應(yīng)根據(jù)內(nèi)容合理安排。2.標題使用二號黑體字，居中顯示。3.正文使用四號宋體字，行距為1.5倍。4.各級標題應(yīng)使用不同的字體和字號進行區(qū)分，如一級標題三號黑體字，二級標題四號宋體加粗等。（二）內(nèi)容排版1.按照總則、分則、附則的順序依次排列，各部分之間應(yīng)有適當?shù)拈g距。2.分則部分應(yīng)根據(jù)制度內(nèi)容的邏輯關(guān)系進行分類排版，如將檔案收集、整理、保管等制度分別列出。3.每一項制度內(nèi)容應(yīng)條理清晰，段落分明，便于閱讀和理解。（三）標識設(shè)計1.標識圖應(yīng)包含公司標志、檔案室名稱、制度名稱等基本信息，置于頁面上方顯著位置。2.對于重要的制度條款或關(guān)鍵信息，可以采用不同顏色、字體或符號進行突出顯示，但應(yīng)保持整體的協(xié)調(diào)性。3.標識圖應(yīng)配有相應(yīng)的解釋說明或注釋，以幫助使用人員更好地理解制度內(nèi)容。（四）制作流程1.由檔案室管理人員根據(jù)檔案管理制度的要求，起草標識圖的初稿。2.將初稿提交給檔案室負責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括格式、內(nèi)容準確性、排版合理性等。3.根據(jù)審核意見對初稿進行修改完善，形成終稿。終稿經(jīng)檔案室負責(zé)人簽字確認后，交付制作單位進行制作。4.制作單位應(yīng)按照制作規(guī)范要求，采用高質(zhì)量的印刷材料和工藝制作標識圖，并確保制作質(zhì)量符合要求。5.制作完成的標識圖應(yīng)進行驗收，驗收合格后方可安裝上墻。四、檔案室制度掛墻標識圖的安裝與維護（一）安裝位置1.標識圖應(yīng)安裝在檔案室入口處、檔案架旁等顯著位置，便于使用人員在進入檔案室或查找檔案時能夠及時看到。2.安裝高度應(yīng)適中，以方便使用人員觀看為宜，一般距離地面1.5米至1.8米左右。（二）安裝方式1.標識圖應(yīng)采用牢固、美觀的安裝方式，如使用相框、亞克力板等進行固定，確保標識圖能夠長期穩(wěn)定地掛在墻上。2.安裝過程中應(yīng)注意保護標識圖的表面，避免劃傷、損壞等情況發(fā)生。（三）維護管理1.檔案室管理人員應(yīng)定期對標識圖進行檢查，查看是否有褪色、變形、損壞等情況，如有問題應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。2.保持標識圖表面的清潔，定期擦拭灰塵，確保標識圖清晰可見。3.對于因制度修訂或其他原因需要更換標識圖的，應(yīng)按照制作流程及時進行更換，并確保新標識圖的內(nèi)容準確無誤。五、檔案室制度掛墻標識圖的使用與培訓(xùn)（一）使用要求1.公司各部門及全體員工應(yīng)嚴格按照檔案室制度掛墻標識圖所規(guī)定的內(nèi)容執(zhí)行檔案管理相關(guān)工作。2.使用人員在查閱檔案或進行其他檔案管理活動時，應(yīng)仔細閱讀標識圖上的制度條款，確保行為符合規(guī)定。3.對于標識圖中不明確或有疑問的內(nèi)容，應(yīng)及時向檔案室管理人員咨詢。（二）培訓(xùn)計劃1.檔案室應(yīng)制定年度培訓(xùn)計劃，定期組織公司員工進行檔案室制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋標識圖中的各項制度要求。2.培訓(xùn)方式可以采用集中授課、現(xiàn)場講解、發(fā)放資料等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.新員工入職時，應(yīng)及時安排檔案室制度培訓(xùn)，使其盡快熟悉檔案管理工作流程和要求。（三）培訓(xùn)記錄1.每次培訓(xùn)應(yīng)做好記錄，包括培訓(xùn)時間、地點、參加人員、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果評估等信息，并將培訓(xùn)記錄存檔。2.通過培訓(xùn)記錄，了解員工對檔案室制度的掌握情況，為后續(xù)培訓(xùn)工作的改進提供依據(jù)。六、附則（一