PAGE公安檔案室保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安系統(tǒng)內(nèi)各部門檔案室的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與有效利用。2.安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的檔案查閱、借閱服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、資料、記錄，包括案件卷宗、偵查報告、治安管理資料、戶籍檔案等。2.內(nèi)部管理文件，如工作計劃、總結(jié)報告、規(guī)章制度、人事檔案等。3.與公安工作相關(guān)的外部文件、函件、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行分類，如分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括檔案的題名、日期、編號、保管期限等信息，形成檔案目錄。三、檔案的保管（一）保管場所1.公安檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備（如除濕機(jī)）、防蟲設(shè)備（如防蟲藥）、防盜設(shè)備（如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)）等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案上架1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于區(qū)分和管理。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量與目錄一致，檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或其他問題時，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，公安系統(tǒng)內(nèi)工作人員可以借閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.外單位因特殊情況需要查閱公安檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時間、借閱人姓名、部門等信息。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或銷毀檔案。2.嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)積極為公安工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，檔案室應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保檔案的及時提供。3.鼓勵利用檔案開展研究和分析工作，為公安決策提供參考依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄，了解檔案的基本情況。2.審查檔案的內(nèi)容，判斷其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。3.參考檔案的保管期限，結(jié)合實際情況進(jìn)行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要保存價值和利用價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對利用率高、查閱頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（二）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)1.遵循國家相關(guān)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化檔案應(yīng)圖像清晰、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整，便于存儲、檢索和利用。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、編號、保管期限等信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立索引。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（四）數(shù)字化利用1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供便捷的檔案檢索和利用服務(wù)。2.利用數(shù)字化檔案開展遠(yuǎn)程查閱、在線服務(wù)等工作，提高檔案利用效率。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定和銷毀等工作。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，為檔案工作提供必要的支持和保障。4.定期對檔案工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、清點、核對等。2.辦理檔案的借閱手續(xù)，登記檔案借閱情況，督促借閱人按時歸還檔案。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲備份等工作。4.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，負(fù)責(zé)銷毀檔案的監(jiān)銷工作。5.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運行，提供檔案利用服務(wù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.設(shè)立舉報電話和郵箱，接受群眾對檔案管理工作的監(jiān)督和舉報。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定和銷毀等工作是否符合規(guī)定。2.檔案保管場所和設(shè)備是否安全可靠，是否符合要求。3.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。（三）問題處理1.對檢