PAGE小區(qū)物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小區(qū)物業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各小區(qū)物業(yè)檔案的管理工作。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：小區(qū)物業(yè)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)管理過程中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善小區(qū)物業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理小區(qū)物業(yè)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門文件資料的形成和管理，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、查詢、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類小區(qū)物業(yè)檔案分為以下幾大類：1.綜合管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.業(yè)主檔案類：包括業(yè)主基本信息、房屋租賃合同、裝修申請(qǐng)表、維修記錄等。3.房屋檔案類：包括房屋竣工資料、房屋產(chǎn)權(quán)證書、房屋維修檔案等。4.設(shè)備設(shè)施檔案類：包括設(shè)備設(shè)施清單、設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備設(shè)施維修檔案等。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案類：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運(yùn)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。6.安全管理檔案類：包括安全檢查記錄、巡邏記錄、門禁系統(tǒng)記錄、監(jiān)控錄像等。7.財(cái)務(wù)管理檔案類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用收繳記錄、發(fā)票存根等。8.其他檔案類：包括與物業(yè)管理相關(guān)的其他文件資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.綜合管理類：代碼為“Z”，流水號(hào)從“001”開始。2.業(yè)主檔案類：代碼為“Y”，流水號(hào)從“001”開始。3.房屋檔案類：代碼為“F”，流水號(hào)從“001”開始。4.設(shè)備設(shè)施檔案類：代碼為“E”，流水號(hào)從“001”開始。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案類：代碼為“W”，流水號(hào)從“001”開始。6.安全管理檔案類：代碼為“SA”，流水號(hào)從“001”開始。7.財(cái)務(wù)管理檔案類：代碼為“C”，流水號(hào)從“001”開始。8.其他檔案類：代碼為“Q”，流水號(hào)從“001”開始。例如，一份綜合管理類的文件，編號(hào)為“Z001”；一份業(yè)主檔案類的資料，編號(hào)為“Y002”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整。2.收集的文件資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像等各種形式。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等。3.分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。4.編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行，確保檔案編號(hào)唯一、規(guī)范。5.編目應(yīng)包括檔案的題名、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息完整、準(zhǔn)確。6.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于檔案的保管和查閱。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房。2.歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案的類別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放有序。3.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的歸檔情況。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案應(yīng)上架保管，便于查閱和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。6.做好檔案的保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。六、檔案的查詢與利用（一）檔案查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢的檔案類別、編號(hào)、查詢目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查詢。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找檔案，并提供給查詢?nèi)藛T。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用的檔案類別、編號(hào)、利用目的、利用方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)檔案進(jìn)行審核，如符合利用規(guī)定，應(yīng)予以辦理利用手續(xù)。3.利用檔案的方式包括查閱、復(fù)印、借閱等。如需復(fù)印或借閱檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，并按時(shí)歸還檔案。6.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，綜合考慮檔案是否仍有保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。4.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)是具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案應(yīng)是在一定時(shí)期內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案應(yīng)是在較短時(shí)間內(nèi)即可失去查考利用價(jià)值的檔案。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、編號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確