PAGE保密機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保密機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本保密機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等載體形式的檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密的檔案采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。3.完整準(zhǔn)確原則確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案質(zhì)量。4.便于利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷的檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等具體工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.形成部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并按規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交。同時(shí)，指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。2.協(xié)助配合各部門(mén)應(yīng)積極協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和配合，如檔案整理培訓(xùn)、檔案信息查詢等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收、征集本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的檔案，確保檔案齊全、完整。2.檔案整理按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案實(shí)體安全，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等工作，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案，提出檔案銷毀意見(jiàn)。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用根據(jù)檔案利用規(guī)定，為機(jī)關(guān)內(nèi)部和外部提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和維護(hù)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)文件包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類正式文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.業(yè)務(wù)檔案本機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如保密審查檔案、涉密人員管理檔案、保密技術(shù)裝備檔案等。4.聲像檔案本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.其他檔案與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)涵蓋本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的各個(gè)方面，做到文件材料不遺漏，保證檔案的完整性。3.真實(shí)準(zhǔn)確收集的檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映本機(jī)關(guān)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、聲像類等類別。2.編號(hào)規(guī)則對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字混合編碼方式。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂規(guī)范對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件較好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.建筑要求庫(kù)房應(yīng)具備良好的密封性和隔熱性，地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，墻面應(yīng)采用防潮、防霉、防火材料裝修，天花板應(yīng)進(jìn)行防塵處理。3.設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等。（二）檔案保管措施1.分類存放按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰在檔案架、柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息，便于識(shí)別和查找。3.溫濕度控制嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期監(jiān)測(cè)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。4.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。安裝防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案庫(kù)房安全。5.定期檢查定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，將檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.鑒定程序檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案鑒定登記表，提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價(jià)值等方式，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定檔案的保管期限，并形成鑒定報(bào)告。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批手續(xù)銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施按照審批后的銷毀清冊(cè)，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄與銷毀清冊(cè)一并歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案利用規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.保密安全原則在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)為本原則以服務(wù)機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部利用本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案。2.外部利用因工作需要，經(jīng)本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人可查閱、借閱本機(jī)關(guān)相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用本機(jī)關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理利用手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)利用申請(qǐng)表提供檔案，并做好利用登記。2.外部利用外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本機(jī)關(guān)提交檔案利用申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息。經(jīng)本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)與利用單位或個(gè)人簽訂檔案利用保密協(xié)議，并辦理利用手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)利用申請(qǐng)函和保密協(xié)議提供檔案，并做好利用登記和跟蹤反饋工作。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施。(三)信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范和信息化管理系統(tǒng)要求，準(zhǔn)確錄入檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，清理無(wú)效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)使用檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。利用人員應(yīng)通過(guò)信息化管理系統(tǒng)查閱、借閱檔案，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)本機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查各部門(mén)檔案管理工作是否符合本制度要求，檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.檔案實(shí)體管理情況檢查檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，檔案的存放、保管狀況是否良好，有無(wú)破損、變質(zhì)現(xiàn)象。3.檔案信息化管理情況檢查檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況