PAGE土地估價(jià)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地估價(jià)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保土地估價(jià)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在土地估價(jià)業(yè)務(wù)及相關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在土地估價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于土地估價(jià)報(bào)告、相關(guān)資料收集記錄、內(nèi)部審核文件、與委托方溝通記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地估價(jià)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則全面收集與土地估價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案內(nèi)容完整，反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，符合土地估價(jià)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。4.保密性原則對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案檢索效率，便于公司內(nèi)部人員及相關(guān)部門查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善土地估價(jià)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，維護(hù)檔案保管環(huán)境，確保檔案質(zhì)量不受損。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序處理到期或無保存價(jià)值的檔案。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門土地估價(jià)業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類文件資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.對(duì)已歸檔的檔案如有補(bǔ)充或變更信息，及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并提供補(bǔ)充或變更的文件資料。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在土地估價(jià)業(yè)務(wù)工作過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類原始文件資料，并妥善保管，不得擅自損毀或丟失。2.按照檔案整理要求，對(duì)自己形成的文件資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全，并注明形成日期、來源等信息。3.將整理好的文件資料及時(shí)移交本部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一審核后移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地估價(jià)委托書及委托方提供的相關(guān)資料，如土地權(quán)屬證明、規(guī)劃文件、土地利用現(xiàn)狀資料等。2.土地估價(jià)現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)照片、草圖、訪談?dòng)涗浀取?.土地估價(jià)過程中收集的市場(chǎng)交易案例資料、區(qū)域土地價(jià)格分析報(bào)告等。4.土地估價(jià)報(bào)告初稿、審核意見及修改記錄。5.與委托方溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)記錄，如會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。6.土地估價(jià)業(yè)務(wù)涉及的法律法規(guī)、政策文件及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.其他與土地估價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門在開展土地估價(jià)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，具有原始性和關(guān)聯(lián)性，能夠充分反映土地估價(jià)業(yè)務(wù)的全過程。3.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行整理，確保檔案分類清晰、條理分明。3.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類按照土地估價(jià)業(yè)務(wù)流程、文件資料性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為委托資料類、現(xiàn)場(chǎng)勘查類、市場(chǎng)資料類、估價(jià)報(bào)告類、審核意見類、其他資料類等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案原貌。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管涉及土地產(chǎn)權(quán)重大變更、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)緲I(yè)務(wù)發(fā)展有重大影響的土地估價(jià)檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年和10年。一般的土地估價(jià)業(yè)務(wù)檔案，如常規(guī)的估價(jià)報(bào)告、普通的市場(chǎng)資料等，保管期限為30年；一些時(shí)效性較強(qiáng)、對(duì)后續(xù)業(yè)務(wù)參考價(jià)值相對(duì)較小的檔案，保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、索引編目，方便查詢利用。（三）保管要求1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃物品等。4.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)工作需要查閱土地估價(jià)檔案，如進(jìn)行項(xiàng)目回顧、案例分析、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。2.相關(guān)部門因工作需要查閱檔案，如土地管理部門、司法機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱涉及土地估價(jià)的檔案資料。3.委托方因自身需要，在符合規(guī)定的情況下查閱與其委托業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）利用流程1.申請(qǐng)查閱公司內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。相關(guān)部門或委托方查閱檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，說明查閱理由和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交檔案管理部門。2.查閱審批檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)查閱目的和范圍是否符合規(guī)定。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，需經(jīng)保密管理部門審批同意后，方可提供查閱。審核通過后，檔案管理部門確定查閱方式和時(shí)間，并通知查閱申請(qǐng)人。3.查閱實(shí)施查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行操作。4.歸還登記查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、缺失等情況后，在《檔案查閱登記表》上進(jìn)行登記。（三）利用限制1.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自將土地估價(jià)檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.檔案利用過程中，如因查閱人員原因造成檔案損壞或丟失，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去參考價(jià)值，如業(yè)務(wù)活動(dòng)已結(jié)束且相關(guān)信息不再具有利用價(jià)值，或檔案所涉及的事項(xiàng)已完全解決且無后續(xù)影響等。3.考慮檔案的歷史、文化、法律等價(jià)值，對(duì)于具有重要?dú)v史意義或法律憑證作用的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，形成《檔案鑒定銷毀清單》。2.將《檔案鑒定銷毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后