PAGE合療檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)合療檔案管理，確保合療檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合療檔案在保障參合群眾權(quán)益、支持合療工作決策、促進(jìn)合療事業(yè)健康發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與合療檔案管理相關(guān)的所有部門和人員，包括但不限于合療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)部門等涉及合療業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《醫(yī)療保障基金使用監(jiān)督管理?xiàng)l例》以及相關(guān)合療政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保合療檔案管理工作合法合規(guī)。二、合療檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合療檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.集中統(tǒng)一管理合療檔案，建立健全檔案管理體系，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。3.配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。4.定期對(duì)合療檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）合療業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合療業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的合療業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管合療檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。（三）其他部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供與合療費(fèi)用結(jié)算相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、賬目等資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)保障合療檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，提供技術(shù)支持和數(shù)據(jù)維護(hù)服務(wù)。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，共同做好合療檔案管理工作。三、合療檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參合人員檔案：包括參合登記表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、照片等相關(guān)資料。2.就醫(yī)報(bào)銷檔案：涵蓋門診病歷、診斷證明、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、費(fèi)用清單、報(bào)銷憑證等。3.合療基金管理檔案：如基金收支賬目、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)管理檔案：包括政策文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.其他與合療業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)合療檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案同步收集和整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同類別和保管期限，便于管理和查閱。3.按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)合療檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為參合人員檔案、就醫(yī)報(bào)銷檔案、基金管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案等類別。每個(gè)類別下可進(jìn)一步細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為每份合療檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。四、合療檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的合療檔案移交至檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。2.檔案管理部門對(duì)接收的合療檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。3.歸檔的合療檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于管理和查閱。（二）保管期限1.參合人員檔案：長(zhǎng)期保存。2.就醫(yī)報(bào)銷檔案：根據(jù)不同報(bào)銷類型確定保管期限，一般門診報(bào)銷檔案保管期限為[X]年，住院報(bào)銷檔案保管期限為[X]年。3.合療基金管理檔案：長(zhǎng)期保存。4.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期不等。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔衛(wèi)生。3.采用適宜的溫濕度控制設(shè)備，確保庫房溫度保持在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度保持在[具體濕度范圍]。（四）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)合療檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、合療檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合療檔案的，應(yīng)填寫《合療檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及參合人員個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)本人同意，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合療檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《合療檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)查閱檔案。2.查閱人應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱過程中如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱合療檔案的，應(yīng)填寫《合療檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱合療檔案，特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《合療檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的檔案資料，辦理借閱登記，并向借閱人發(fā)放檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、合療檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合療檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定是否需要銷毀。（二）鑒定組織成立合療檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、信息技術(shù)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的合療檔案進(jìn)行審查和鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)超過保管期限的合療檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等因素，確定是否銷毀。3.對(duì)確定需要銷毀的檔案，鑒定工作小組應(yīng)出具鑒定意見書，注明銷毀原因、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的合療檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀。3.銷毀合療檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。七、合療檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全合療檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和監(jiān)督方式，確保檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合療檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。3.本公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合療檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作的合規(guī)性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，是否存在涂改、丟失、偽造等情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，是否滿足檔案安全保管的要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括數(shù)字化檔案的質(zhì)量、索引和檢索系統(tǒng)的有效性等。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)