PAGE會(huì)計(jì)制度檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)制度檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的會(huì)計(jì)制度檔案管理工作。會(huì)計(jì)制度檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)制度檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)資料的收集、整理，并定期移交財(cái)務(wù)部門。2.規(guī)范操作、確保安全原則。嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、銷毀等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。3.有效利用、服務(wù)經(jīng)營(yíng)原則。充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為公司的經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等提供依據(jù)和支持。二、會(huì)計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照月份和憑證順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月001號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“1”，明細(xì)賬根據(jù)科目類別依次編號(hào)，如“21”表示資產(chǎn)類明細(xì)賬中的庫(kù)存現(xiàn)金明細(xì)賬；日記賬編號(hào)為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“4”，其他輔助性賬簿根據(jù)實(shí)際情況編號(hào)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)：按照年份和報(bào)告期進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年度第X期”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：根據(jù)資料類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“5120XX年X月”，表示20XX年X月的銀行存款余額調(diào)節(jié)表。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)本月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。首先，檢查憑證是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，附件是否完整。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.按照憑證編號(hào)順序，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。4.將整理好的憑證按順序排列，加具封面、封底，在左側(cè)裝訂成冊(cè)，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。5.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。2.整理賬簿時(shí)，應(yīng)檢查賬頁(yè)是否齊全，有無缺頁(yè)、漏記等情況。3.對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)將賬頁(yè)抽出，按科目順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。4.對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)在原賬簿的封面上加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記，并在新賬簿的扉頁(yè)上注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣及相關(guān)余額。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理與裝訂1.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成后，應(yīng)將報(bào)告中的各種報(bào)表、附表、附注及文字說明等資料進(jìn)行整理。2.按照?qǐng)?bào)告的順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。（四）其他會(huì)計(jì)資料整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月或按季整理，加具封面，注明單位名稱、期間等信息，裝訂成冊(cè)。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按稅種、申報(bào)期進(jìn)行整理，分別裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，一式多份，分別保管。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找。2.對(duì)于磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，確需查閱的，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因工作需要查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門指定專人陪同查閱或借閱。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行任何有損檔案的行為。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件與審批1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，并編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.準(zhǔn)備工作銷毀前，應(yīng)將擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案整理核對(duì)，確保與《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》一致。安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和責(zé)任心。2.銷毀實(shí)施在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保會(huì)計(jì)檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀時(shí)，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀的會(huì)計(jì)檔案與《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》是否相符，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.銷毀記錄銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章