PAGE童伴之家檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)童伴之家檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于童伴之家相關(guān)的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于活動(dòng)記錄、兒童信息、志愿者資料、物資管理記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：童伴之家的檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映童伴之家的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及兒童隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善童伴之家檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案目錄和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好記錄和跟蹤。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.童伴之家開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)資料，如活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、視頻、活動(dòng)總結(jié)等。2.兒童基本信息檔案，包括兒童姓名、性別、年齡、家庭住址、監(jiān)護(hù)人信息、健康狀況等。3.志愿者招募、培訓(xùn)、服務(wù)記錄，志愿者個(gè)人信息等。4.物資采購(gòu)、使用、庫(kù)存記錄，包括物資清單、采購(gòu)發(fā)票、出入庫(kù)憑證等。5.上級(jí)部門(mén)文件、通知、檢查記錄等。6.與其他機(jī)構(gòu)合作的協(xié)議、項(xiàng)目資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，如活動(dòng)檔案類(lèi)、兒童檔案類(lèi)、志愿者檔案類(lèi)、物資檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括童伴之家的重要文件、協(xié)議、活動(dòng)成果等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括兒童成長(zhǎng)記錄、志愿者服務(wù)記錄等。4.短期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括一般性的活動(dòng)資料、物資采購(gòu)記錄等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存儲(chǔ)狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、糾正錯(cuò)誤信息、調(diào)整保管期限等，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排查閱場(chǎng)所，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或轉(zhuǎn)讓他人。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合實(shí)際利用情況，確定檔案是否仍有保存必要。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、童伴之家負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷(xiāo)毀記錄。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)收集的電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)方法進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和規(guī)范化處理，確保其可讀性和兼容性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類(lèi)進(jìn)行文件夾管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，備份周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為[X]個(gè)月或[X]季度。3.建立電子檔案存儲(chǔ)安全管理制度，采取加密、防火墻等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。（三）電子檔案的查閱與利用1.查閱電子檔案應(yīng)通過(guò)授權(quán)的系統(tǒng)或平臺(tái)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)輸入正確