PAGE檔案管理員敲章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案敲章行為，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理及敲章操作的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理和敲章行為合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，敲章操作應(yīng)基于真實(shí)有效的檔案內(nèi)容。3.完整性原則保證檔案資料的齊全、完整，敲章后的檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)要素。4.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止檔案內(nèi)容泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，包括檔案敲章制度。2.集中管理公司各類(lèi)檔案，建立檔案分類(lèi)體系和索引目錄，確保檔案的有序存放和檢索。3.對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范執(zhí)行。4.審核檔案敲章申請(qǐng)，確保敲章檔案符合規(guī)定要求。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)檔案移交至檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。3.在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，正確使用檔案敲章權(quán)限，確保敲章操作符合制度規(guī)定。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、裝訂、上架等。2.嚴(yán)格按照檔案敲章制度，對(duì)敲章申請(qǐng)進(jìn)行審核和操作，確保敲章準(zhǔn)確無(wú)誤。3.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.對(duì)檔案的安全保管負(fù)責(zé)，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄露。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案類(lèi)：涵蓋員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等。5.其他檔案類(lèi)：如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)文件、法律訴訟檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.編號(hào)規(guī)則如下：一級(jí)編號(hào)：采用大寫(xiě)字母表示檔案類(lèi)別，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案等。二級(jí)編號(hào)：根據(jù)檔案形成年份，采用四位數(shù)字表示，如“2023”。三級(jí)編號(hào)：按照檔案順序流水號(hào)編制，從“001”開(kāi)始遞增。3.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號(hào)為“A2023001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料及時(shí)收集齊全。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案資料移交至本部門(mén)檔案管理人員。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)反饋給移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門(mén)按照檔案編號(hào)順序，將檔案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、名稱(chēng)、來(lái)源等信息，便于對(duì)檔案的流向進(jìn)行跟蹤和管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合檔案保管要求。3.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間和工作內(nèi)容。六、檔案敲章制度（一）敲章范圍1.經(jīng)審核通過(guò)的具有法律效力的文件，如合同協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)、公證書(shū)等。2.公司內(nèi)部正式發(fā)布的文件，如規(guī)章制度、會(huì)議決議、人事任免通知等。3.其他需要加蓋公司印章以確認(rèn)其有效性的檔案資料。（二）敲章申請(qǐng)1.檔案敲章申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《檔案敲章申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明敲章檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、內(nèi)容摘要、敲章用途等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核，確保敲章申請(qǐng)的必要性和檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.將審核通過(guò)的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。（三）敲章審核1.檔案管理部門(mén)收到敲章申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)檔案進(jìn)行全面審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及敲章用途的合理性等。3.對(duì)于重要檔案或涉及重大事項(xiàng)的檔案，檔案管理部門(mén)可組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核。4.審核通過(guò)后，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并注明審核日期。（四）敲章操作1.檔案敲章應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作。2.敲章人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的印章使用范圍和審批程序進(jìn)行操作，確保敲章位置準(zhǔn)確、清晰。3.敲章完成后，敲章人員應(yīng)在《檔案敲章登記表》上記錄敲章日期、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、敲章人等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。4.對(duì)敲章后的檔案進(jìn)行復(fù)印或拍照留存副本，副本與原件一同歸檔保管，以備查閱。（五）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即敲章的檔案資料，可由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后先行敲章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)和審核手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案敲章，應(yīng)采取額外的保密措施，如限定知悉范圍、加強(qiáng)檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全防護(hù)等。七、檔案查閱與利用（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核，必要時(shí)可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.將審核通過(guò)的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。（二）查閱審核1.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括查閱目的的合理性、查閱范圍的必要性以及申請(qǐng)人的身份和權(quán)限等。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案查閱，檔案管理部門(mén)可要求申請(qǐng)人提供相關(guān)證明材料或簽署保密協(xié)議。4.審核通過(guò)后，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并注明查閱日期和查閱期限。（三）查閱服務(wù)1.檔案管理人員根據(jù)審核意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等行為。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，查閱人員應(yīng)向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）檔案利用1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案的原始用途和審批范圍，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變檔案用途。2.因工作需要將檔案用于對(duì)外提供、交流等用途的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并辦理必要的手續(xù)。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的保密性和安全性，防止檔案信息泄露。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因各種原因失去效力或已被新檔案替代的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無(wú)用或有害的檔案。（二）銷(xiāo)毀鑒定1.檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單。2.成立檔案銷(xiāo)毀鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表以及公司內(nèi)部審計(jì)人員等組成。3.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審核，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，判斷其是否符合銷(xiāo)毀條件。4.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛或其他特殊情況的檔案，應(yīng)在鑒定后單獨(dú)列出清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后另行保管。（三）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)的擬銷(xiāo)毀檔案清單，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表返回檔案管理部門(mén)作為銷(xiāo)毀依據(jù)。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。2.銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。4.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)，記錄銷(xiāo)毀日期、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息。（五）銷(xiāo)毀記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、銷(xiāo)毀登記表等相關(guān)資料整理歸檔，作為檔案銷(xiāo)毀工作的記錄保存。2.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備日后查閱和審計(jì)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案敲章制度的落實(shí)情況。2.審計(jì)部門(mén)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）日常檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善檔案管理工作流程和方法。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案敲章制度及其他檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處