PAGE中學(xué)檔案管理制度上海上海市中學(xué)檔案管理制度總則目的本檔案管理制度旨在規(guī)范上海市中學(xué)檔案管理工作，確保學(xué)校檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為學(xué)校各項工作提供有效支持和服務(wù)，促進學(xué)校教育教學(xué)、管理決策等工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。適用范圍本制度適用于上海市行政區(qū)域內(nèi)的所有中學(xué)，包括公立中學(xué)、私立中學(xué)等各級各類中學(xué)?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和不實信息進入檔案。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、師資隊伍建設(shè)、學(xué)生管理等各方面形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、師生隱私等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各部門和師生提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)綜合檔案室1.負責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和質(zhì)量。7.積極開展檔案利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案參考資料。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保本部門形成的文件材料齊全、完整、準確。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持，如檔案信息查詢、利用等。4.負責(zé)對本部門保管的檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向綜合檔案室報告。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：學(xué)校黨、政、工、團等組織形成的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量分析報告、教學(xué)研究成果等。3.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、獎懲記錄、體檢表、畢業(yè)生登記表等。4.教師業(yè)務(wù)檔案：教師個人基本情況、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、職稱評審材料、教學(xué)工作量統(tǒng)計、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)記錄等。5.財務(wù)檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、預(yù)決算報告、審計報告等。6.基建檔案：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。7.設(shè)備檔案：學(xué)校購置的各類教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實驗設(shè)備等的購置合同、使用說明書、維修記錄等。8.其他檔案：學(xué)校舉辦的重大活動、對外交流、校友工作等方面形成的具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類等；教學(xué)檔案可分為課程建設(shè)類、教學(xué)實踐類、教學(xué)研究類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，目錄應(yīng)清晰、準確、規(guī)范。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。檔案的保管庫房建設(shè)與管理1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門用于檔案保管的庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.庫房應(yīng)設(shè)置溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。檔案裝具與標識1.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的強度和穩(wěn)定性，能夠有效保護檔案。2.檔案柜、檔案架等應(yīng)進行編號和標識，標明檔案類別、保管期限等信息，便于檔案的查找和管理。3.對于特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)采用專門的裝具進行保管，并做好標識和防護措施。檔案保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如學(xué)校的歷史沿革、重要會議記錄、重大決策文件、學(xué)校榮譽證書等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和實際需要確定保管期限。如學(xué)校的一般性文件、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等。檔案的清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量與賬目相符。清點工作每年至少進行一次。2.對檔案的保管狀況進行檢查，重點檢查檔案的完整性、安全性、字跡清晰度等。檢查工作每季度至少進行一次。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整保管環(huán)境等，并做好記錄。檔案的利用利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.學(xué)校師生因個人學(xué)習(xí)、研究等需要，可按照規(guī)定查閱利用本人的檔案。3.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查詢利用程序1.校內(nèi)查詢：校內(nèi)各部門查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。學(xué)校師生查閱本人檔案，應(yīng)持有效身份證件到綜合檔案室填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人審核同意后，方可查閱。2.校外查詢：外單位查閱學(xué)校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校綜合檔案室提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。綜合檔案室對查閱申請進行審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，通知查閱單位辦理查閱手續(xù)。查閱單位應(yīng)派專人到綜合檔案室查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。檔案的借閱與歸還1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。綜合檔案室對歸還檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。檔案的復(fù)制與摘錄1.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。綜合檔案室對復(fù)制申請進行審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明出處。2.摘錄：因工作需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案摘錄申請表》，注明摘錄目的、摘錄內(nèi)容、摘錄時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理摘錄手續(xù)。摘錄人應(yīng)在綜合檔案室工作人員的監(jiān)督下進行摘錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，并注明出處。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負責(zé)人、各部門負責(zé)人等為成員。鑒定工作小組負責(zé)對學(xué)校檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和學(xué)校檔案管理制度，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定檔案鑒定標準。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的價值和保管期限。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的檔號、題名、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合檔案室組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標1.建立學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。數(shù)字化檔案管理1.對學(xué)校各類檔案進行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于300dpi。2.對數(shù)字化檔案進行整理、分類、編目等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.加強數(shù)字化檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)字化檔案信息泄露和丟失。檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.推廣使用檔案信息化管理系統(tǒng)，學(xué)校各部門應(yīng)通過系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、移交、查詢、利用等工作，提高檔案管理工作的規(guī)范化和信息化程度。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，滿足學(xué)校檔案管理工作的不斷發(fā)展需要。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.學(xué)校建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.綜合檔案室應(yīng)定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)?？己宿k