PAGE報社采編檔案管理制度一、總則（一）目的為加強報社采編檔案管理，確保采編檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在報社工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合報社實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于報社采編部門在新聞采訪、編輯、出版等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。采編檔案由報社檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。采編檔案應(yīng)如實反映新聞采編工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則。對涉及國家機密、報社商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于采編人員和其他相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定報社采編檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)采編檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全采編檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。4.對采編人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高其檔案意識和業(yè)務(wù)水平。5.定期向報社領(lǐng)導(dǎo)匯報采編檔案管理工作情況，為報社決策提供檔案信息支持。（二）采編部門職責(zé)1.負責(zé)本部門采編檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照報社檔案管理部門的要求，及時將采編檔案移交歸檔，并配合做好檔案的查閱利用工作。3.對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，便于查找和利用。4.加強對采編人員的檔案管理教育，督促其做好檔案的日常收集和整理工作。（三）采編人員職責(zé)1.在新聞采編工作中，認真做好各類文件、資料的收集、整理和保管工作，確保檔案的真實、完整。2.按照檔案管理要求，及時將采編過程中形成的檔案材料移交本部門檔案管理人員，并協(xié)助做好檔案整理和歸檔工作。3.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極配合檔案管理部門和采編部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采訪稿件：包括文字稿件、圖片稿件、音頻稿件、視頻稿件等，以及采訪提綱、采訪記錄、采訪對象背景資料等相關(guān)材料。2.編輯稿件：包括稿件的修改記錄、編輯意見、排版小樣等。3.出版樣報、樣刊：包括每期報紙、雜志的清樣、樣刊等。4.選題策劃材料：包括選題報告、策劃方案、采訪計劃等。5.新聞活動資料：包括新聞發(fā)布會、采訪活動、專題報道等活動的通知、議程、新聞通稿、現(xiàn)場照片、視頻等資料。6.采編人員業(yè)務(wù)考核材料：包括個人工作總結(jié)、業(yè)務(wù)考核成績、獲獎證書等。7.與采編工作相關(guān)的其他文件、資料，如讀者來信、反饋意見等。（二）收集要求1.采編人員應(yīng)在采編工作完成后及時將相關(guān)檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交本部門檔案管理人員。2.對于重要的采訪任務(wù)和新聞活動，應(yīng)指定專人負責(zé)檔案材料的收集和整理，確保檔案的完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為采訪類、編輯類、出版類、選題策劃類、新聞活動類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間采編檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作，確保檔案及時整理、歸檔，便于查閱和利用。（二）歸檔程序1.采編部門檔案管理人員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案移交報社檔案管理部門，檔案管理部門進行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號的要求，將檔案進行上架排列，完成歸檔工作。（三）保管期限采編檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映報社主要歷史面貌和重大事件的檔案，如重要新聞報道、重大選題策劃、重要新聞活動資料等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般新聞報道、編輯業(yè)務(wù)文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如臨時性新聞活動資料、讀者來信等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管登記簿，對檔案的入庫、保管、移出等情況進行詳細記錄，便于查詢和統(tǒng)計。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍報社內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的采編檔案。外單位人員查閱采編檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和報社相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《采編檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并簽字確認。2.《采編檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意后，報報社檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人應(yīng)在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式采編檔案的利用方式主要包括查閱、借閱、出具證明等。1.查閱：查閱人可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案原件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照查閱程序辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)有關(guān)單位或個人的要求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，確保證明內(nèi)容真實、準確。（四）保密規(guī)定1.查閱和利用采編檔案時，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、報社商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施。2.在查閱和利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織報社成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、采編部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定工作小組負責(zé)對采編檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映報社的主要工作和歷史面貌，是否具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限。3.檔案的完整性和準確性，是否存在重復(fù)、冗余或不完整的情況。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，并形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)報社領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門編制《采編檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、題名日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.《采編檔案銷毀清冊》經(jīng)報社領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《采編檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告報社檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立報社采編檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采編檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)采編檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息，如編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)提供的檢索功能，方便采編人員和其他相關(guān)人員快速查找和利用檔案。系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、責(zé)任者等進行檢索。4.檔案安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案管理信息