PAGE檔案服務(wù)外包管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案服務(wù)外包工作，確保檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案服務(wù)外包項(xiàng)目，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)保管、檢索利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案服務(wù)外包活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：以保證檔案質(zhì)量為核心目標(biāo)，嚴(yán)格把控外包服務(wù)各環(huán)節(jié)，確保檔案整理規(guī)范、數(shù)字化準(zhǔn)確、存儲(chǔ)安全、利用便捷。3.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)提供商的管理和監(jiān)督，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.監(jiān)督管理原則：建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)外包服務(wù)全過程進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、外包服務(wù)提供商選擇與管理（一）提供商選擇1.資質(zhì)審查對(duì)擬合作的檔案服務(wù)外包提供商進(jìn)行全面資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等基本證照，確保其具備合法經(jīng)營資格。審查提供商的檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書，如檔案整理資質(zhì)、數(shù)字化加工資質(zhì)、檔案保管資質(zhì)等，優(yōu)先選擇具有較高資質(zhì)等級(jí)和良好信譽(yù)的提供商。2.業(yè)績?cè)u(píng)估了解提供商的過往業(yè)績，包括服務(wù)過的客戶類型、項(xiàng)目規(guī)模、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)等，通過實(shí)地考察、客戶反饋等方式評(píng)估其實(shí)際服務(wù)能力。查看提供商完成的類似檔案服務(wù)項(xiàng)目案例，分析其項(xiàng)目成果，如檔案整理的規(guī)范性、數(shù)字化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)保管的安全性等，作為選擇的重要參考依據(jù)。3.信譽(yù)調(diào)查通過工商行政管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)等渠道，調(diào)查提供商的信譽(yù)狀況，查看是否存在違法違規(guī)行為、合同糾紛等不良記錄。與提供商的現(xiàn)有客戶進(jìn)行溝通，了解其在合作過程中的信譽(yù)表現(xiàn)，包括服務(wù)響應(yīng)速度、問題解決能力、遵守合同約定等方面情況。4.選擇流程由公司檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門組成評(píng)審小組，負(fù)責(zé)對(duì)外包服務(wù)提供商進(jìn)行評(píng)估和選擇。評(píng)審小組對(duì)符合基本條件的提供商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評(píng)審，填寫評(píng)審意見表，根據(jù)評(píng)審結(jié)果確定最終合作的提供商名單。公司與選定提供商簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等條款。（二）提供商管理1.合同管理與外包服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)、明確的服務(wù)合同，合同內(nèi)容應(yīng)涵蓋服務(wù)范圍、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式、保密條款、違約責(zé)任等重要條款。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保提供商嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與提供商溝通協(xié)商，要求其限期整改。2.培訓(xùn)指導(dǎo)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉公司檔案管理的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)要求。在服務(wù)過程中，安排專人對(duì)提供商的工作進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)解答疑問，糾正不規(guī)范操作，確保服務(wù)質(zhì)量達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3.監(jiān)督考核建立健全監(jiān)督考核機(jī)制，定期對(duì)外包服務(wù)提供商的工作質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面進(jìn)行檢查和評(píng)估。制定詳細(xì)的考核指標(biāo)體系，如檔案整理的準(zhǔn)確率、數(shù)字化數(shù)據(jù)的合格率、存儲(chǔ)保管的完好率、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)提供商進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于考核不合格的提供商，及時(shí)提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可終止合作協(xié)議。三、檔案服務(wù)外包流程規(guī)范（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.需求調(diào)研公司檔案管理部門與相關(guān)部門溝通，了解檔案服務(wù)需求，明確服務(wù)目標(biāo)、范圍、內(nèi)容、時(shí)間要求等關(guān)鍵信息。收集整理現(xiàn)有檔案資料，分析檔案現(xiàn)狀，為制定服務(wù)方案提供依據(jù)。2.方案制定外包服務(wù)提供商根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定詳細(xì)的檔案服務(wù)外包方案，包括服務(wù)流程、人員安排、質(zhì)量控制措施、安全保障措施等內(nèi)容。公司檔案管理部門對(duì)服務(wù)方案進(jìn)行審核，提出修改意見，確保方案符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.合同簽訂雙方就服務(wù)方案達(dá)成一致后，簽訂正式的檔案服務(wù)外包合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和服務(wù)細(xì)節(jié)。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解服務(wù)內(nèi)容和要求。（二）檔案整理階段1.檔案交接公司檔案管理部門按照合同約定，與外包服務(wù)提供商辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，明確檔案數(shù)量、種類、保管期限等信息。在交接過程中，對(duì)檔案進(jìn)行初步清點(diǎn)和檢查，確保檔案完整、無損壞。2.整理標(biāo)準(zhǔn)外包服務(wù)提供商按照國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司制定的檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則等，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。整理過程中要保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，不得擅自更改檔案內(nèi)容或丟失檔案材料。3.質(zhì)量檢查公司檔案管理部門定期對(duì)檔案整理工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，按照一定比例隨機(jī)抽取檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給提供商，要求其限期整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案數(shù)字化加工階段1.掃描錄入外包服務(wù)提供商使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。將掃描后的圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入過程中要保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，同時(shí)建立相應(yīng)的索引關(guān)系，便于后續(xù)檢索利用。2.圖像處理對(duì)掃描錄入后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。對(duì)圖像文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保圖像文件格式統(tǒng)一、存儲(chǔ)安全。3.質(zhì)量抽檢公司檔案管理部門采用自動(dòng)化抽檢和人工抽檢相結(jié)合的方式，對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行質(zhì)量抽檢。抽檢內(nèi)容包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、索引完整性等，抽檢比例應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。對(duì)抽檢不合格的數(shù)據(jù)，要求提供商重新加工處理。（四）檔案存儲(chǔ)保管階段1.存儲(chǔ)設(shè)施外包服務(wù)提供商應(yīng)具備符合檔案存儲(chǔ)保管要求的設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。配備必要的溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、安防監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全穩(wěn)定。2.保管措施按照檔案保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、霉變、丟失等問題。做好檔案存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，確保檔案保管過程可追溯。3.安全管理加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場所的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。對(duì)外包服務(wù)提供商的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)，確保檔案存儲(chǔ)過程中不發(fā)生安全事故。制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件。（五）檔案檢索利用階段1.檢索系統(tǒng)建設(shè)外包服務(wù)提供商根據(jù)公司需求，建設(shè)檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶使用。2.利用服務(wù)根據(jù)公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的檔案利用需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息，確保檔案利用過程可追溯。3.反饋與優(yōu)化收集檔案利用過程中的用戶反饋意見，及時(shí)對(duì)外包服務(wù)提供商提出改進(jìn)要求。根據(jù)反饋意見和實(shí)際利用情況，對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，不斷提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。四、檔案信息安全與保密管理（一）安全保密責(zé)任1.公司與外包服務(wù)提供商在合同中明確雙方各自的檔案信息安全保密責(zé)任，確保責(zé)任落實(shí)到人。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案信息安全保密制度，并監(jiān)督外包服務(wù)提供商執(zhí)行。（二）人員管理1.對(duì)外包服務(wù)提供商參與檔案服務(wù)的工作人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識(shí)。2.與外包服務(wù)提供商工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在服務(wù)期間的保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.加強(qiáng)對(duì)工作人員的日常管理和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）物理安全1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)具備完善的物理安全防護(hù)措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備安全可靠，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失。3.嚴(yán)格限制檔案存儲(chǔ)場所的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。（四）信息安全1.對(duì)檔案數(shù)字化加工過程中的數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)、處理等環(huán)節(jié)采取加密措施，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.建立檔案信息備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同地理位置，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案檢索系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。（五）保密措施1.嚴(yán)格控制檔案信息的知悉范圍，除工作需要外，禁止無關(guān)人員接觸檔案信息。2.對(duì)外包服務(wù)提供商在服務(wù)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止私自留存或傳播。3.在檔案服務(wù)結(jié)束后，要求外包服務(wù)提供商及時(shí)歸還所有檔案資料和設(shè)備，并對(duì)其使用過的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行清理和銷毀，確保檔案信息不留存于外部設(shè)備中。五、費(fèi)用結(jié)算與支付管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.根據(jù)檔案服務(wù)外包項(xiàng)目的內(nèi)容、工作量、服務(wù)期限等因素，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用支出明細(xì)。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。（二）費(fèi)用結(jié)算1.按照合同約定的費(fèi)用結(jié)算方式和周期，與外包服務(wù)提供商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。2.結(jié)算時(shí)，要求提供商提供詳細(xì)的費(fèi)用清單和服務(wù)成果報(bào)告，經(jīng)公司檔案管理部門審核確認(rèn)后，辦理結(jié)算手續(xù)。（三）支付管理1.嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行費(fèi)用支付，確保支付流程規(guī)范、手續(xù)齊全。2.對(duì)費(fèi)用支付情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，定期進(jìn)行核對(duì)和分析，防止出現(xiàn)支付差錯(cuò)或違規(guī)支付行為。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)外包服務(wù)提供商的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、安全保密等方面。2.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為對(duì)提供商考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。（二）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向外包服務(wù)提供商發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決，整改結(jié)果符合要求。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因外包服務(wù)提供商原因?qū)е聶n案管