PAGE檔案外包安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案外包業(yè)務(wù)的安全管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案在外包過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案外包的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)管理等外包服務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，確保外包業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.安全性原則：以保障檔案安全為首要目標(biāo)，采取有效措施防止各類安全事故發(fā)生。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的保密性，防止信息泄露。4.可控性原則：對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，確保業(yè)務(wù)過程可控。二、外包商選擇與評(píng)估（一）資質(zhì)要求1.外包商應(yīng)具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營資質(zhì)。2.從事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的外包商，應(yīng)具有檔案管理或信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)資質(zhì)證書。（二）信譽(yù)與業(yè)績1.調(diào)查外包商的商業(yè)信譽(yù)，查看是否存在違法違規(guī)行為記錄。2.了解外包商在檔案外包領(lǐng)域的業(yè)績表現(xiàn)，包括服務(wù)質(zhì)量、客戶評(píng)價(jià)等。（三）安全管理能力1.審查外包商的安全管理制度是否健全，包括信息安全、人員管理、物理安全等方面。2.考察外包商的安全技術(shù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等能力。（四）評(píng)估流程1.由公司相關(guān)部門（如檔案管理部門、信息技術(shù)部門等）組成評(píng)估小組。2.收集外包商的相關(guān)資料，進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查。3.評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)外包商進(jìn)行綜合評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的外包商，并簽訂合作協(xié)議。三、檔案交接管理（一）交接前準(zhǔn)備1.公司檔案管理部門對(duì)擬外包的檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)，編制檔案清單。2.明確檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等具體安排。（二）交接過程1.雙方按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接，辦理交接手續(xù)。2.交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案清單，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)檔案的載體狀況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。（三）交接記錄1.填寫檔案交接記錄單，詳細(xì)記錄交接的檔案名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息。2.交接記錄單由雙方交接人員簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各留存一份。四、外包業(yè)務(wù)過程管理（一）工作流程規(guī)范1.根據(jù)檔案外包業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，制定詳細(xì)的工作流程，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.要求外包商按照工作流程進(jìn)行操作，確保業(yè)務(wù)過程規(guī)范有序。（二）人員管理1.外包商應(yīng)配備足夠數(shù)量的專業(yè)人員，并確保人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和資質(zhì)。2.公司有權(quán)對(duì)外包商的人員進(jìn)行背景審查，禁止有不良記錄的人員參與檔案外包工作。3.外包商應(yīng)對(duì)其工作人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）場地與設(shè)備管理1.外包商應(yīng)提供安全、整潔、符合檔案管理要求的工作場地。2.對(duì)用于檔案處理的設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.設(shè)備應(yīng)具備必要的安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等。（四）質(zhì)量監(jiān)控1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)管理規(guī)范性等。2.建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對(duì)外包商在業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)提出整改要求，并跟蹤整改情況。（五）安全保密措施1.外包商應(yīng)采取有效的安全保密措施，防止檔案信息泄露。如對(duì)工作場地進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入；對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)取?.禁止外包商將檔案信息用于與本公司業(yè)務(wù)無關(guān)的目的，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.定期對(duì)外包商的安全保密措施進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保措施的有效性。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.外包商應(yīng)提供符合檔案存儲(chǔ)要求的環(huán)境，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.存儲(chǔ)場地應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。（二）存儲(chǔ)方式與期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保存價(jià)值，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案的庫房存儲(chǔ)、電子檔案的磁盤陣列存儲(chǔ)等。2.明確檔案的存儲(chǔ)期限，按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求進(jìn)行定期清理和銷毀。（三）保管責(zé)任1.外包商應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)的檔案負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全與完整。2.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的存儲(chǔ)位置、數(shù)量、出入庫情況等信息。六、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)（一）備份策略1.外包商應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）備份頻率根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和變化情況，確定合理的備份頻率，如每天、每周或每月備份一次。（三）恢復(fù)測試1.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。測試結(jié)果應(yīng)記錄在案。2.對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行分析和解決，不斷完善備份與恢復(fù)機(jī)制。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)外包商的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括安全管理制度執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)操作規(guī)范情況、檔案存儲(chǔ)保管情況等。2.檢查人員應(yīng)填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查公司根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全問題。（三）專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案外包過程中的重大安全隱患或突發(fā)事件，組織專項(xiàng)檢查，制定整改措施，確保檔案安全。八、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.外包商應(yīng)制定檔案外包業(yè)務(wù)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等各類突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施。（二）應(yīng)急演練1.定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。2.通過演練提高外包商人員的應(yīng)急處置能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)，減少損失。（三）事件報(bào)告與處理1.一旦發(fā)生檔案安全事件，外包商應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取措施進(jìn)行現(xiàn)場處置，防止事件擴(kuò)大。2.公司接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，追究責(zé)任。九、違約責(zé)任與賠償（一）違約責(zé)任1.明確外包商在檔案外包業(yè)務(wù)過程中如違反本制度及合作協(xié)議的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任包括但不限于支付違約金、賠償經(jīng)濟(jì)損失、承擔(dān)法律責(zé)任等。（二）賠償范圍1.因外包商原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄露等，外包商應(yīng)賠償公司因此遭受的全部經(jīng)濟(jì)損失，包括但不限于檔案修復(fù)費(fèi)用、因信息泄露導(dǎo)致的法律糾紛賠償