PAGE學(xué)校特殊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校特殊檔案的管理，確保特殊檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各類(lèi)特殊檔案的管理，包括但不限于教學(xué)科研成果檔案、學(xué)生特殊情況檔案、人事特殊檔案、財(cái)務(wù)特殊檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：特殊檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存特殊檔案，保證檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等特殊檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保檔案整理、保管、利用等工作的規(guī)范化。5.便捷性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、特殊檔案的分類(lèi)與歸檔范圍（一）教學(xué)科研成果檔案1.教學(xué)成果各級(jí)各類(lèi)教學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)材料，包括申報(bào)書(shū)、支撐材料等。優(yōu)質(zhì)課程、精品課程建設(shè)相關(guān)材料，如課程大綱、教學(xué)課件、教學(xué)視頻等。教學(xué)改革項(xiàng)目立項(xiàng)及結(jié)題材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果應(yīng)用證明等。2.科研成果科研項(xiàng)目立項(xiàng)及結(jié)題材料，涵蓋項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)、研究報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料等。學(xué)術(shù)論文、著作、專(zhuān)利等成果材料，包括發(fā)表論文的期刊原件、著作出版合同及樣書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等。科研獲獎(jiǎng)證書(shū)及相關(guān)申報(bào)材料。（二）學(xué)生特殊情況檔案1.學(xué)生重大疾病檔案醫(yī)院診斷證明、病歷、治療記錄等相關(guān)材料。學(xué)校為學(xué)生提供的特殊關(guān)懷與幫助記錄，如緩考申請(qǐng)、課程調(diào)整記錄等。2.學(xué)生違紀(jì)處分檔案違紀(jì)事件調(diào)查材料，包括事件經(jīng)過(guò)、證人證言、學(xué)生陳述等。學(xué)校作出的處分決定文件，以及學(xué)生申訴及處理結(jié)果記錄。3.學(xué)生特殊獎(jiǎng)勵(lì)檔案獲得國(guó)家級(jí)、省級(jí)及校級(jí)特殊獎(jiǎng)勵(lì)的證書(shū)及表彰文件。獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料，如事跡簡(jiǎn)介、申報(bào)材料等。（三）人事特殊檔案1.教職工重大疾病檔案醫(yī)院診斷證明、病歷、治療方案等相關(guān)醫(yī)療資料。學(xué)校給予的病假安排、工作調(diào)整等相關(guān)記錄。2.教職工特殊貢獻(xiàn)檔案獲得的特殊榮譽(yù)證書(shū)及表彰文件。突出貢獻(xiàn)事跡材料，包括個(gè)人事跡介紹、相關(guān)證明材料等。3.教職工人事?tīng)?zhēng)議檔案人事?tīng)?zhēng)議事件的相關(guān)文件，如申訴書(shū)、答辯材料等。學(xué)校處理人事?tīng)?zhēng)議的過(guò)程記錄及最終決定文件。（四）財(cái)務(wù)特殊檔案1.重大財(cái)務(wù)審計(jì)檔案學(xué)校接受內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)的審計(jì)報(bào)告及相關(guān)資料。針對(duì)審計(jì)提出問(wèn)題的整改方案及整改情況記錄。2.重大財(cái)務(wù)項(xiàng)目檔案重大財(cái)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、預(yù)算方案、合同協(xié)議等。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的資金使用記錄、績(jī)效評(píng)估報(bào)告等。三、特殊檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)特殊檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于各類(lèi)特殊檔案，形成部門(mén)應(yīng)在事件結(jié)束或工作完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)檔案材料移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（二）整理方法1.分類(lèi)整理：按照特殊檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每一份特殊檔案編制唯一的編號(hào)，并在檔案封面及相關(guān)材料上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3.編目裝訂：對(duì)每一類(lèi)特殊檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，并按照一定順序進(jìn)行裝訂。4.建立電子檔案：同時(shí)建立特殊檔案的電子副本，進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，便于查詢(xún)和管理。四、特殊檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的特殊檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的特殊檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.教學(xué)科研成果檔案、學(xué)生特殊獎(jiǎng)勵(lì)檔案等長(zhǎng)期保存。2.學(xué)生違紀(jì)處分檔案、人事特殊檔案中的人事?tīng)?zhēng)議檔案等按照規(guī)定的期限保存，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.財(cái)務(wù)特殊檔案中的重大財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、重大財(cái)務(wù)項(xiàng)目檔案等根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)特殊檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對(duì)特殊檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無(wú)損壞或遺失等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、特殊檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保特殊檔案的利用符合授權(quán)范圍。2.堅(jiān)持保密原則，對(duì)涉及機(jī)密、隱私等內(nèi)容的特殊檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。3.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)教學(xué)科研和學(xué)校管理工作的原則。（二）利用范圍1.教學(xué)科研人員可查閱、利用教學(xué)科研成果檔案，用于教學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)。2.學(xué)生可查閱本人的特殊情況檔案，如重大疾病檔案、違紀(jì)處分檔案等。3.學(xué)校管理人員可根據(jù)工作需要，查閱相關(guān)的特殊檔案，如人事特殊檔案、財(cái)務(wù)特殊檔案等，用于學(xué)校管理決策、績(jī)效考核等工作。4.外部單位因工作需要查閱學(xué)校特殊檔案的，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱特殊檔案原件或電子副本，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。2.借閱：因工作需要確需借閱特殊檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制特殊檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制操作，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章。六、特殊檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織學(xué)校成立特殊檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)特殊檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的特殊檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等仍需保密的特殊檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的特殊檔案進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。2.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀特殊檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，保存期限與原檔案保管期限相同。七、特殊檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的特殊檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高特殊檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)科研和管理工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)特殊檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)更新。2.按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)特殊檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢(xún)。4.利用信息化手段對(duì)特殊檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息安全保障1.加強(qiáng)特殊檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，規(guī)范操作流程，防止因人為