PAGE檔案管理工作職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等。3.指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行清理。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交檔案。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，及時(shí)提供所需的檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的檔案。3.人事檔案包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。5.合同檔案包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議等檔案。6.其他檔案包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、印章管理等檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保檔案編號(hào)與檔案分類相對(duì)應(yīng)。2.文書檔案編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][流水號(hào)]，例如：202301001，表示2023年公司綜合管理部門的第1份文書檔案。3.科技檔案編號(hào)格式為：[項(xiàng)目代碼][年份][流水號(hào)]，例如：KJ2023001，表示2023年公司某科技項(xiàng)目的第1份檔案。4.人事檔案編號(hào)格式為：[員工工號(hào)]，例如：001，表示公司工號(hào)為001的員工人事檔案。5.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：[年份][類別代碼][流水號(hào)]，例如：2023C001，表示2023年公司財(cái)務(wù)類別的第1份檔案。6.合同檔案編號(hào)格式為：[年份][合同類別代碼][流水號(hào)]，例如：2023HT001，表示2023年公司某類合同的第1份檔案。7.其他檔案編號(hào)格式根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期移交綜合管理部門。2.公司員工在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門兼職檔案員，不得據(jù)為己有或拖延不交。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交綜合管理部門。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目階段或?qū)I(yè)分類進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等類別進(jìn)行整理，并建立員工檔案目錄。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。6.合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間順序排列，同一合同的相關(guān)附件應(yīng)附在一起。7.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無用的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等應(yīng)分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、公司歷史沿革等檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司一般性的文件材料、科技項(xiàng)目檔案、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司臨時(shí)性的文件材料、一般性的合同協(xié)議等。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.檔案檢查應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.檔案檢查應(yīng)做好記錄，檢查記錄應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。六、檔案的利用（一）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在檔案管理系統(tǒng)中登記借閱信息。3.借閱人憑《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息提供檔案，并做好借閱登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案庫(kù)房查閱，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)遵守檔案庫(kù)房的管理制度，保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。3.如需查閱電子檔案，查閱人應(yīng)通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行查閱，并按照系統(tǒng)操作要求進(jìn)行操作。（三）檔案出具證明1.公司員工因工作需要出具檔案證明，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門對(duì)《檔案證明申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合出具證明條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定格式出具檔案證明。3.檔案證明應(yīng)加蓋公司檔案管理專用章，并注明出具日期。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，鑒定小組由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字同意后，交綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.綜合管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，對(duì)于符合銷毀條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。6.檔案銷毀記錄應(yīng)永久保存。八、檔案管理信息化（一）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，能夠滿足公司檔案管理工作的需要。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）電子檔案管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.電子檔案的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，便于長(zhǎng)期保存和