PAGE城東區(qū)檔案局管理制度一、總則（一）目的為加強城東區(qū)檔案局的規(guī)范化管理，提高檔案工作質(zhì)量和效率，有效保護和利用檔案資源，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于城東區(qū)檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項業(yè)務環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法治檔原則嚴格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則對城東區(qū)各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。3.科學規(guī)范原則運用科學的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理的標準化水平。4.服務利用原則充分發(fā)揮檔案的服務功能，積極為社會各界提供檔案信息服務，促進檔案資源的有效利用。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映城東區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、社會等各方面發(fā)展歷程的文件材料，包括區(qū)委、區(qū)政府及各部門形成的各類公文、會議記錄、調(diào)研報告等。2.涉及城東區(qū)重點建設項目、重大事件、重要活動的檔案資料，如項目立項、規(guī)劃、實施、驗收等環(huán)節(jié)的文件，活動籌備、組織、總結(jié)等過程中產(chǎn)生的材料。3.區(qū)內(nèi)各企事業(yè)單位、社會團體在生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務活動中形成的具有保存價值的檔案，如財務報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料等。4.反映城東區(qū)歷史文化、民俗風情特色的檔案，如地方史志、族譜、民間藝術(shù)作品等。5.在檔案管理工作中形成的各種記錄，如檔案整理記錄、檢索工具、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，定期將本部門產(chǎn)生的文件材料進行整理、分類，及時移交至檔案局。2.收集的檔案應保持齊全完整，確保文件材料的真實性、準確性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.在收集檔案過程中，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色、字跡模糊等情況的文件，應及時進行修復或復制，以保證檔案的質(zhì)量。（三）收集渠道1.主動接收檔案局定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，要求其按時移交檔案。同時，主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，了解其檔案形成情況，及時收集重要檔案資料。2.社會征集通過發(fā)布公告、設立征集點、舉辦專題活動等方式，面向社會廣泛征集反映城東區(qū)歷史文化、經(jīng)濟社會發(fā)展等方面的檔案資料，鼓勵社會各界人士捐贈或提供相關(guān)線索。3.網(wǎng)絡收集利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，收集與城東區(qū)相關(guān)的電子文件和信息資源，拓寬檔案收集渠道。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類。一般分為文書檔案、科技檔案、專門檔案等類別。2.文書檔案可根據(jù)年度機構(gòu)保管期限進行分類，即先按年度將檔案分開，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)進行分類，最后根據(jù)保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。3.科技檔案可按項目、專業(yè)等進行分類，如工程項目檔案可分為項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等類別。4.專門檔案根據(jù)其性質(zhì)和特點，采用相應的分類方法，如會計檔案按年度類別進行分類，人事檔案按個人進行分類等。（三）整理方法1.文書檔案整理裝訂：去除文件上的金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式進行裝訂，保持文件整齊牢固。編頁號：對裝訂后的文件逐頁編寫頁號，正面編在右上角，背面編在左上角，以固定文件順序。分類排列：按照分類標準，將文件材料進行分類，在每一類內(nèi)按時間順序排列。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目；編制案卷封面，注明全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容；填寫備考表，記錄卷內(nèi)文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況；裝訂案卷并在卷脊上填寫檔號等信息。2.科技檔案整理項目組整理：由項目負責人組織相關(guān)人員對項目檔案進行初步整理，按照項目流程和文件形成順序，將各類文件材料進行分類、編號、編目。檔案局審核：檔案局對項目組整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的地方提出整改意見，指導項目組進行完善。歸檔上架：審核通過后的科技檔案按照分類方案進行歸檔，上架存放，建立相應的檢索目錄。3.專門檔案整理會計檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別進行整理。會計憑證應按月裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度月份、憑證種類、起止日期、起止號碼等；會計賬簿應按年度整理，加具扉頁，注明賬簿名稱、單位名稱、年度、賬簿頁數(shù)等；財務報告應按年度裝訂，加具封面，注明單位名稱、年度、報告種類等。人事檔案整理：按照檔案材料的內(nèi)容進行分類，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料等類別。對每一類材料進行排序、編目，裝入檔案袋或檔案盒，并填寫檔案目錄。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案局應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設施等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。檔案柜、檔案架應堅固耐用，便于排列和存取檔案；檔案盒應選用質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，能夠有效保護檔案。2.對不同類型和保管期限的檔案，應使用不同顏色或標識的檔案盒進行區(qū)分，以便于識別和管理。（三）檔案保管措施1.入庫登記檔案入庫時，應詳細填寫檔案入庫登記表，記錄檔案的類別、數(shù)量、保管期限、入庫時間等信息，確保檔案入庫信息準確無誤。2.上架排列按照檔案分類方案，將檔案有序上架排列，便于查找和利用。同時，在檔案架上設置明顯的標識牌，注明檔案類別、起止年度等信息。3.定期檢查定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變、蟲蛀等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。4.數(shù)字化備份對重要檔案進行數(shù)字化備份，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的長期保存和安全利用。數(shù)字化檔案應與紙質(zhì)檔案同步更新，保證兩者內(nèi)容一致。5.安全保衛(wèi)加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安排專人負責庫房管理，嚴格執(zhí)行庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。安裝監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格按照國家法律法規(guī)和本局相關(guān)規(guī)定，辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務便民原則簡化利用手續(xù)，提高服務效率，為利用者提供便捷、高效的檔案信息服務。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，同時做好檔案的安全保護工作，防止檔案丟失、損壞。（二）利用范圍1.為城東區(qū)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等提供檔案查閱服務，滿足其工作決策、行政管理、業(yè)務開展等方面的檔案信息需求。2.為社會公眾提供檔案查閱服務，如查閱涉及個人權(quán)益、歷史文化研究等方面的檔案資料。3.根據(jù)檔案利用者的需求，提供檔案復制、摘錄等服務。（三）利用手續(xù)1.單位利用利用單位應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案類別、利用期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。檔案局對利用申請表進行審核，符合條件的予以批準，并開具檔案查閱介紹信。利用單位憑介紹信到檔案庫房查閱檔案，查閱過程中應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。2.個人利用個人查閱涉及本人權(quán)益的檔案，應持有效身份證件，填寫檔案利用申請表，注明查閱內(nèi)容和用途。檔案局對申請表進行審核，經(jīng)核實身份后，為其提供檔案查閱服務。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案安全。個人如需復制檔案，應按照規(guī)定繳納復制費用，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務1.設立檔案查閱窗口在檔案局辦公地點設立專門的檔案查閱窗口，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責接待利用者，辦理查閱手續(xù)，提供檔案查閱服務。2.提供咨詢指導檔案管理人員應熱情接待利用者，耐心解答其咨詢，為利用者提供檔案查閱方法、檔案內(nèi)容解讀等方面的指導，幫助利用者更好地利用檔案信息。3.建立利用反饋機制及時收集利用者的意見和建議，對檔案利用服務工作進行改進和完善。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案鑒定（一）鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，結(jié)合城東區(qū)檔案局檔案的實際情況，對檔案進行科學、準確的鑒定，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案局領導、業(yè)務骨干等組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對檔案進行初步鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年50年）、短期（15年以下）。2.對于保管期限已滿的檔案，根據(jù)其歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對于涉及重要歷史事件、重大決策、核心業(yè)務等方面的檔案，應適當延長保管期限，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）鑒定程序1.準備階段鑒定工作小組收集相關(guān)檔案資料，了解檔案形成背景、內(nèi)容和保管情況。制定檔案鑒定方案，明確鑒定范圍、方法、步驟和人員分工等。2.鑒定階段鑒定人員按照鑒定標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出初步鑒定意見。對初步鑒定意見進行集體討論，形成統(tǒng)一的鑒定結(jié)論。3.審核審批階段鑒定工作小組將鑒定結(jié)論提交檔案局領導審核。經(jīng)審核通過后的鑒定結(jié)論報上級檔案行政管理部門備案。（五）鑒定結(jié)果處理1.對確定繼續(xù)保存的檔案，應重新調(diào)整保管期限，并做好相應的標識和記錄。2.對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)鑒定工作小組組長審核、檔案局領導批準后，由專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、安全。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認為重復、無效或不具備保存條件的檔案。3.因機構(gòu)改革、職能調(diào)整等原因不再需要保存的檔案。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊由檔案管理人員根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)鑒定工作小組組長審核、檔案局領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀實施選擇安全的銷毀方式，如焚燒、粉