PAGE絕密信件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織絕密信件檔案的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益和利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及絕密信件檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項工作。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定，確保絕密信件檔案信息不被泄露。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理絕密信件檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和整理，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。4.便利性原則：在確保安全保密的前提下，合理安排檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善絕密信件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)絕密信件檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)建立絕密信件檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。4.負(fù)責(zé)對絕密信件檔案的利用進(jìn)行審核和登記，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和使用方式。5.定期對絕密信件檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。6.負(fù)責(zé)與其他部門協(xié)調(diào)溝通，提供檔案利用服務(wù)，解答檔案相關(guān)問題。（二）產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門絕密信件檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對本部門產(chǎn)生的絕密信件檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、泄密等情況發(fā)生。3.在檔案利用過程中，如需查閱、借閱本部門產(chǎn)生的絕密信件檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并配合檔案管理部門做好登記和監(jiān)督工作。（三）保密監(jiān)督部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司/組織絕密信件檔案管理工作進(jìn)行保密監(jiān)督檢查，確保各項保密制度的有效執(zhí)行。2.對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.定期組織保密培訓(xùn)和教育活動，提高全體員工的保密意識和技能。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織收到和發(fā)出的涉及絕密級別的信件、文件、函件等。2.內(nèi)部形成的具有絕密性質(zhì)的會議紀(jì)要、工作報告、決策文件等。3.與外部機(jī)構(gòu)往來的絕密級別的合作協(xié)議、合同、談判記錄等。4.其他經(jīng)認(rèn)定屬于絕密信件檔案范疇的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門絕密信件檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.對于收到的絕密信件，應(yīng)在收件當(dāng)日進(jìn)行登記，并注明來源、日期、主題等信息。3.收集過程中要注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。4.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.設(shè)立專門的絕密信件檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.對庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，檔案存放環(huán)境安全穩(wěn)定。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案柜中，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.對重要的絕密信件檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管的方式，確保檔案的安全。3.建立檔案存放位置索引，以便快速查找檔案。（三）安全防護(hù)措施1.安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保庫房安全。2.配備門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，進(jìn)入庫房人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記。3.對檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)對措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護(hù)檔案安全。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不被非法獲取或泄露。2.堅持“誰審批、誰負(fù)責(zé)”的原則，對檔案利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審批。3.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，合理控制檔案的外部利用。（二）利用流程1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部人員如需查閱絕密信件檔案，應(yīng)填寫《絕密信件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《絕密信件檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部利用因工作需要將絕密信件檔案提供給外部機(jī)構(gòu)或人員使用的，應(yīng)填寫《絕密信件檔案外部利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、范圍、時間、方式等情況。申請表經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報保密監(jiān)督部門備案。檔案管理部門與外部利用單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議要求提供檔案。外部利用單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的接收、保管和歸還工作，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究相關(guān)責(zé)任。（三）利用記錄1.對每次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致，以便日后查閱和審計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對絕密信件檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值和安全性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、保密監(jiān)督部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對絕密信件檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有絕密性質(zhì)和保存價值。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的絕密信件檔案，應(yīng)填寫《絕密信件檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)在保密監(jiān)督部門的監(jiān)督下，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息，并形成銷毀記錄，由監(jiān)督人員和執(zhí)行人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對絕密信件檔案的管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.自查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。（二）專項檢查1.保密監(jiān)督部門應(yīng)不定期對絕密信件檔案管理工作進(jìn)行專項檢查，重點(diǎn)檢查保密制度的執(zhí)行情況、檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況等。2.專項檢查可采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反絕密信件檔案管理制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.對因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案