PAGE精準識別檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在建立一套科學、規(guī)范、高效的檔案管理體系，確保公司/組織各類檔案的完整性、準確性、安全性和可追溯性，為公司/組織的決策、運營、發(fā)展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構以及全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報告、記錄、證照、聲像資料等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。3.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司/組織的工作實際情況，確保檔案的完整性。4.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質等進行科學分類，便于管理和查詢。5.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司/組織的各類檔案，進行分類、整理、編目、存儲等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理和共享。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案管理培訓和咨詢服務。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.確保本部門檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結等。3.本公司/組織對外報送的文件、報表、資料等。4.員工個人在工作中形成的重要文件、記錄、成果等。5.其他與本公司/組織工作相關的有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集及時、完整。2.對于重要文件和資料，應及時進行收集和歸檔，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質等進行分類，如行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、財務審計類、人力資源類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管與存儲（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保檔案存放安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對重要檔案應采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。（二）存儲方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、命名和存儲。3.聲像檔案應按照內(nèi)容和時間順序進行整理，并存儲在相應的存儲介質上。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應服務于公司/組織的決策、運營、發(fā)展等工作需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案查閱服務。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉借他人。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值和保管期限，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司/組織負責人批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門的監(jiān)督下進行。銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質量，降低檔案管理成本。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。3.電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、命名、存儲和備份，確保電子檔案的完整性和安全性。（三）信息安全保障1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對重要檔案信息應進行加密處理，防止信息被竊取或篡改。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應定期向公司/組織負責人匯報檔案管理工作情況，并接受監(jiān)督和指導。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核標準，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。2.考核結果與部門和個人