PAGE救助檔案管理辦法制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織救助檔案的規(guī)范化管理，確保救助檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織開(kāi)展的各類救助工作所形成的檔案管理，包括但不限于救助申請(qǐng)、審核、審批、實(shí)施及后續(xù)跟蹤等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：救助檔案應(yīng)如實(shí)反映救助工作的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理救助工作各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及救助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和管理效率。5.便利性原則：檔案的整理、存儲(chǔ)和檢索應(yīng)便于使用，提高工作效率，為救助工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救助檔案管理制度及流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的救助檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為救助工作提供查詢、借閱等服務(wù)。（二）救助業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)救助工作檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，保證檔案的真實(shí)性和完整性。3.在救助工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范操作，妥善保管各類檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)和救助業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作，在職責(zé)范圍內(nèi)做好相關(guān)檔案資料的收集、整理和保管工作。2.涉及救助工作的跨部門(mén)項(xiàng)目，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門(mén)的檔案管理工作，確保檔案的統(tǒng)一管理和有效利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助申請(qǐng)材料：包括救助對(duì)象填寫(xiě)的申請(qǐng)表、身份證明、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、相關(guān)困難證明材料等。2.審核審批材料：如審核意見(jiàn)、審批文件、會(huì)議記錄等。3.救助實(shí)施過(guò)程材料：救助協(xié)議、發(fā)放記錄、服務(wù)記錄、回訪記錄等。4.財(cái)務(wù)相關(guān)材料：救助資金的預(yù)算、決算、支付憑證等。5.其他與救助工作相關(guān)的文件、資料、照片、視頻等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在救助工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門(mén)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：根據(jù)救助工作的類別、階段、性質(zhì)等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類?？煞譃樯罹戎鷻n案、醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案、就業(yè)救助檔案等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊，便于翻閱和保存。四、檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.永久保管：涉及救助對(duì)象重要權(quán)益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或?qū)?組織救助工作有重大影響的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限為[X]年或[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按規(guī)定程序銷毀。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，履行借閱登記手續(xù)，確保檔案的安全。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生和安全防范工作，定期進(jìn)行消毒和防火、防盜檢查。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部的救助工作決策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、統(tǒng)計(jì)分析等提供參考依據(jù)。2.應(yīng)相關(guān)部門(mén)或單位的要求，提供救助檔案資料用于核實(shí)情況、調(diào)查研究等。3.在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，為救助對(duì)象或其家屬提供檔案查閱服務(wù)，保障其合法權(quán)益。（二）借閱程序1.內(nèi)部借閱：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將檔案提供給借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱：外單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，說(shuō)明借閱目的、范圍和期限等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并在檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)，方可借閱。借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱服務(wù)1.救助對(duì)象或其家屬查閱本人檔案的，應(yīng)持有效身份證明到檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)。檔案管理部門(mén)應(yīng)在核實(shí)身份后，為其提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、救助業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可以考慮銷毀。如重復(fù)、冗余且無(wú)參考價(jià)值的文件，已過(guò)保密期限且無(wú)繼續(xù)保密必要的文件等。3.對(duì)涉及救助對(duì)象個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保信息已得到妥善處理，防止信息泄露。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)的銷毀登記冊(cè)上進(jìn)行登記，永久保存銷毀記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的救助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為救助工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，確保圖像清晰、完整。同時(shí)，對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行圖像處理、分類、命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能模塊：救助檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全救助檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門(mén)或紀(jì)檢部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，如崗位職責(zé)履行情況、業(yè)務(wù)操作規(guī)范情況等。3.檔案的質(zhì)量和完整性，包括檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及歸檔情況等。4.檔案信息化管理情況，如系統(tǒng)運(yùn)行情況