PAGE檔案信息員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息管理，規(guī)范檔案信息員的工作行為，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案信息員，以及涉及檔案信息管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案信息應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得虛假記錄或篡改。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的保密性和完整性。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息的檢索和利用效率，為公司決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、檔案信息員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等。2.定期與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解檔案形成情況，及時督促相關(guān)人員整理和移交檔案。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔和通風(fēng)良好。2.按照檔案保管要求，對檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.建立檔案借閱、歸還登記制度，對檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（四）檔案利用1.為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案存毀意見。2.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（六）檔案信息化建設(shè)1.負(fù)責(zé)公司檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)功能，提高檔案管理工作的信息化水平。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露和丟失。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)合同：公司與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.財務(wù)檔案：公司的會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料。4.人事檔案：員工的個人信息、勞動合同、工資表、考核記錄等。5.工程檔案：公司建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等相關(guān)資料。6.技術(shù)檔案：公司的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件等資料。7.其他檔案：公司在經(jīng)營活動中形成的其他具有保存價值的資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集和整理工作，確保檔案資料的及時、完整和準(zhǔn)確。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和整理，字跡清晰、內(nèi)容完整。3.檔案資料應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集整理，不得拖延或積壓。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財務(wù)檔案類、人事檔案類、工程檔案類、技術(shù)檔案類等類別。2.檔案編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.檔案編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。4.檔案裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于檔案的保管和查閱。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲的地方，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于檔案的查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，并標(biāo)明檔案類別、編號和存放位置。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司的重要文件、合同、財務(wù)報表等；長期保管的檔案包括公司的一般性文件、合同、財務(wù)資料等，保管期限為10年至50年；短期保管的檔案包括公司的臨時性文件、資料等，保管期限為少于10年。3.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行確定，并在檔案整理時進(jìn)行標(biāo)注。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火等。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的安全問題。五、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案信息員處查閱檔案。2.檔案信息員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》提供的查閱范圍和查閱期限，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案信息員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》和分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并做好借閱記錄。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部各部門因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案信息員處辦理檔案復(fù)制手續(xù)。2.檔案信息員應(yīng)根據(jù)《檔案復(fù)制申請表》提供的復(fù)制范圍和復(fù)制數(shù)量，為復(fù)制人員辦理檔案復(fù)制手續(xù)，并做好復(fù)制記錄。3.復(fù)制人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制要求進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案復(fù)制章。（四）檔案利用監(jiān)督1.檔案信息員應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案利用過程中存在的問題。2.公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，對違反檔案利用規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案信息員牽頭，會同相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出檔案存毀意見。3.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后生效。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案信息員應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，并由檔案信息員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（二）檔案數(shù)字化處理1.公司應(yīng)按照檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲。（三）檔案信息安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露和丟失。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)存在的安全問題。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織檔案信息員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案信息員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、檔案信息化技術(shù)等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）考核