PAGE未開放檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織未開放檔案的管理，規(guī)范未開放檔案的查閱利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部所有未開放檔案的查閱利用管理工作。未開放檔案是指在一定期限內(nèi)或因特定原因，限制對(duì)外公開或供特定人員查閱利用的各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對(duì)未開放檔案的查閱利用權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。4.規(guī)范操作原則：制定統(tǒng)一規(guī)范的查閱利用流程，確保查閱利用工作有序進(jìn)行。二、檔案界定與分類（一）未開放檔案的界定未開放檔案主要包括但不限于以下幾類：1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案。2.正在進(jìn)行中的重要項(xiàng)目、業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)且不宜公開的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定需保密一定期限的檔案。4.其他經(jīng)公司/組織認(rèn)定為未開放的檔案。（二）檔案分類1.按內(nèi)容分類業(yè)務(wù)類檔案：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的策劃、執(zhí)行、總結(jié)等相關(guān)資料。人事類檔案：包括員工個(gè)人基本信息、薪資待遇、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等。財(cái)務(wù)類檔案：如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、審計(jì)報(bào)告等。技術(shù)類檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、專利成果、技術(shù)方案等。行政類檔案：包含公司/組織行政管理工作中的各類文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。2.按保密級(jí)別分類絕密級(jí)檔案：涉及公司/組織核心機(jī)密，一旦泄露將對(duì)公司/組織造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。機(jī)密級(jí)檔案：包含重要商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)信息等，泄露后會(huì)對(duì)公司/組織產(chǎn)生較大影響的檔案。秘密級(jí)檔案：具有一定保密性，泄露后可能對(duì)公司/組織造成一定不利影響的檔案。三、查閱利用權(quán)限設(shè)定（一）內(nèi)部人員權(quán)限1.公司/組織高層管理人員有權(quán)查閱涉及公司/組織戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要項(xiàng)目等相關(guān)的未開放檔案。可根據(jù)工作需要，授權(quán)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人查閱特定范圍內(nèi)的未開放檔案。2.部門負(fù)責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)，有權(quán)查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的未開放檔案，用于工作決策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。如需查閱其他部門相關(guān)的未開放檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.普通員工因工作需要，可查閱本人人事檔案及與本人工作直接相關(guān)的未開放檔案。如需查閱其他檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）外部人員權(quán)限1.合作伙伴因業(yè)務(wù)合作需要查閱未開放檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍等。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，可在指定地點(diǎn)、指定人員陪同下查閱相關(guān)檔案。2.政府部門、司法機(jī)關(guān)等依據(jù)法律法規(guī)要求，需查閱未開放檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件。公司/組織檔案管理部門應(yīng)及時(shí)審核，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好記錄。四、查閱利用流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部人員查閱未開放檔案，應(yīng)填寫《未開放檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容。2.外部人員查閱未開放檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，內(nèi)容包括查閱單位、查閱人身份、查閱目的、檔案清單等，并加蓋查閱單位公章。（二）審核1.申請(qǐng)表提交后，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核查閱目的是否與工作相關(guān)，查閱范圍是否合理。2.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表及相關(guān)材料交檔案管理部門進(jìn)行復(fù)審。檔案管理部門根據(jù)檔案保密級(jí)別、查閱權(quán)限等規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保查閱行為的必要性和安全性。（三）批準(zhǔn)1.根據(jù)審核結(jié)果，由相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。一般情況下，普通員工查閱申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；部門負(fù)責(zé)人查閱申請(qǐng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；高層管理人員查閱申請(qǐng)由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；外部人員查閱申請(qǐng)根據(jù)具體情況，由相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批領(lǐng)導(dǎo)在審批過程中，應(yīng)充分考慮檔案信息安全及查閱行為對(duì)公司/組織的影響，做出審慎決策。（四）查閱1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱過程中，查閱人員不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等操作，如需留存相關(guān)資料，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定要求，查閱結(jié)束后及時(shí)收回檔案。（五）歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。五、檔案利用管理（一）利用方式1.借閱：對(duì)于因工作需要短期使用未開放檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求確定，一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.復(fù)制：如需復(fù)制未開放檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明復(fù)制用途、范圍等。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人按照規(guī)定方式進(jìn)行復(fù)制，并做好登記備案。3.摘錄：查閱人員可在檔案管理部門監(jiān)督下，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄，但摘錄內(nèi)容不得涉及檔案核心機(jī)密信息，且摘錄內(nèi)容應(yīng)妥善保存，不得隨意傳播。（二）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次未開放檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱利用時(shí)間、查閱利用人員、檔案名稱、查閱利用目的、查閱利用方式、批準(zhǔn)情況等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和審計(jì)。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)未開放檔案的查閱利用情況進(jìn)行檢查，核實(shí)查閱利用行為是否符合規(guī)定流程和權(quán)限要求。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)查閱利用行為，應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案安全與保密措施（一）物理安全1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，并確保監(jiān)控記錄保存一定期限。（二）信息安全1.對(duì)未開放檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)的，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保電子檔案信息安全。2.嚴(yán)格控制檔案信息的傳輸渠道，嚴(yán)禁通過不安全的網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備傳輸未開放檔案信息。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及未開放檔案查閱利用的工作人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。（四）保密制度執(zhí)行1.所有接觸未開放檔案的人員，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.在檔案查閱利用場(chǎng)所，應(yīng)張貼保密警示標(biāo)識(shí)，提醒查閱利用人員注意保密。3.定期對(duì)保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織公司/組織內(nèi)部人員參加未開放檔案查閱利用制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、查閱利用流程、安全保密知識(shí)等。2.針對(duì)不同崗位人員，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，確保其熟悉并掌握與自身工作相關(guān)的未開放檔案管理要求。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、實(shí)地操作等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等渠道，宣傳未開放檔案查閱利用制度的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.發(fā)布典型案例，警示員工遵守制度，防止因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露。3.鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理工作，對(duì)遵守制度、提出合理建議的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立由檔案管理部門牽頭，相關(guān)部門參與的未開放檔案查閱利用監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案查閱利用工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查查閱利用流程是否規(guī)范、權(quán)限是否合規(guī)、安全保密措施是否落實(shí)等情況。3.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)違規(guī)查閱利用檔案行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)信息及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。（二）考核辦法1.將未開放檔案查閱利用制度執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予加分獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反制度的員工，視情節(jié)輕重給