PAGE人社部檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強公司/組織人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和安全性，依據(jù)人社部檔案三合一制度相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本實施細則。（二）適用范圍本細則適用于公司/組織全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，嚴禁虛假信息。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案管理操作。二、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容1.履歷材料：包括員工個人基本情況、工作經(jīng)歷等。2.自傳材料：員工撰寫的個人成長經(jīng)歷等。3.鑒定、考核、考察材料：如年度考核表、晉升考察材料等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學歷證書、培訓結(jié)業(yè)證書、職稱評定材料等。5.政審材料：政治歷史審查相關(guān)材料。6.黨團材料：入黨入團申請書、審批材料等。7.獎勵材料：獲得的各類獎勵證書及相關(guān)審批材料。8.處分材料：受到的紀律處分相關(guān)材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢報告、勞動合同等。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，分為十大類，每類再根據(jù)具體情況進行細分。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責收集本部門員工的檔案材料，并及時移交至檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、有效，符合檔案管理規(guī)定的格式和要求。（二）整理步驟1.鑒別：對收集到的檔案材料進行真?zhèn)巍⑼暾?、關(guān)聯(lián)性鑒別，剔除不符合要求的材料。2.分類：按照檔案分類標準，將材料歸入相應(yīng)類別。3.排序：同一類別的材料按照時間順序或重要程度進行排序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、類別、題名、日期、頁碼等信息。5.裝訂：將整理好的檔案材料進行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案審核與認定（一）審核流程1.檔案管理部門對整理后的檔案進行初審，檢查材料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.將初審后的檔案提交至人力資源部門進行復(fù)審，重點審核檔案內(nèi)容與員工實際情況的一致性。3.對于重要崗位或涉及特殊事項的員工檔案，由公司/組織高層領(lǐng)導進行終審。（二）認定標準1.學歷學位：以國家教育部門認可的學歷證書和學位證書為準。2.工作經(jīng)歷：以勞動合同、工作證明等相關(guān)材料為依據(jù)。3.獎懲情況：以正式頒發(fā)的獎勵證書和處分決定文件為認定依據(jù)。五、檔案數(shù)字化與信息化管理（一）數(shù)字化要求1.對紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照電子檔案管理標準進行存儲和管理，建立索引目錄，方便查詢。（二）信息化管理系統(tǒng)1.建立公司/組織人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)職責權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。六、檔案保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風、防潮、防火、防蟲。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲藥品。（二）保護措施1.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，防止檔案丟失或損壞。3.對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限。2.經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱檔案，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.借閱檔案須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動、退休等情況下需要轉(zhuǎn)遞檔案。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定和手續(xù)，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料密封包裝，并通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全送達。九、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、轉(zhuǎn)出檔案數(shù)量等。2.檔案內(nèi)容統(tǒng)計：如學歷結(jié)構(gòu)、年齡分布、職稱情況等。（二）分析應(yīng)用1.通過檔案統(tǒng)計與分析，為公司/組織人力資源規(guī)劃、人才選拔、培訓開發(fā)等提供數(shù)據(jù)支持。2.定期撰寫檔案分析報告，提出改進檔案管理工作的建議和措施。十、監(jiān)督與責任（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.接受上級主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。（二）責任追究1.對違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分。2.因檔案管理不善導致檔案