PAGE城鎮(zhèn)建設檔案管理制度一、總則（一）目的為加強城鎮(zhèn)建設檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城鎮(zhèn)建設中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城鎮(zhèn)建設活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于規(guī)劃設計、工程建設、市政設施維護、房屋征收與補償?shù)确矫娴臋n案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城鎮(zhèn)建設檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映城鎮(zhèn)建設活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁虛假和篡改。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集城鎮(zhèn)建設各環(huán)節(jié)形成的檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性，便于查閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責本公司/組織城鎮(zhèn)建設檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的城鎮(zhèn)建設檔案管理制度。2.負責城鎮(zhèn)建設檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對各部門形成的檔案進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責1.各部門負責本部門在城鎮(zhèn)建設活動中形成的檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。2.在項目實施過程中，各部門應及時將檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案的及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃設計檔案：包括城鎮(zhèn)總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等設計文件、圖紙、圖表等。2.工程建設檔案：涵蓋項目立項、可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工過程中的各類技術文件、施工記錄、工程變更、竣工驗收等資料。3.市政設施維護檔案：包括道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣等市政設施的維護記錄、維修檔案、檢測報告等。4.房屋征收與補償檔案：涉及征收決定、征收公告、補償協(xié)議、評估報告、安置房源等相關資料。5.其他與城鎮(zhèn)建設有關的檔案：如項目招投標文件、合同協(xié)議、會議紀要、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在城鎮(zhèn)建設活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案資料應真實、準確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案應按照一定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的歸檔和查閱。（三）整理方法1.分類：根據(jù)城鎮(zhèn)建設檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為規(guī)劃設計類、工程建設類、市政設施維護類、房屋征收與補償類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門在檔案整理完成后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進行歸檔，按照檔案編號順序排列，放入檔案柜或檔案庫房中妥善保管。（二）保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和檔案的重要程度，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括城鎮(zhèn)建設的重大決策、重要規(guī)劃、關鍵工程資料等，對城鎮(zhèn)建設具有長期保存價值的檔案。2.長期保管的檔案：一般為10年至50年，如工程建設項目的主體結構資料、重要設備的技術檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下，如一般性的會議記錄、統(tǒng)計報表等。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和準確性。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行維護和更新。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領導批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外部單位或個人查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復印件。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案。2.對于需要利用檔案進行研究、編史修志等工作的，檔案管理部門應積極配合，提供必要的支持和幫助。3.鼓勵通過檔案信息化系統(tǒng)進行檔案查閱和利用，提高查閱效率和服務質(zhì)量。（三）查閱記錄檔案管理部門應對每次檔案查閱進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。查閱記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史意義等因素，確定檔案的存毀。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.逐卷審查：對每一卷檔案進行詳細審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況。2.綜合評估：結合檔案的形成時間、重要程度、利用頻率等因素，對檔案的整體價值進行綜合評估。3.征求意見：征求相關業(yè)務部門和利用部門的意見，了解檔案的實際利用情況和對今后工作的參考價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的城鎮(zhèn)建設檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對已歸檔的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.將掃描后的檔案圖像和相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。2.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和登記，提高借閱管理的效率和透明度。3.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理：設置用戶權限，對不同用戶的操作進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，存儲在異地安全介質(zhì)上。2.