PAGE幼兒園檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高幼兒園管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本幼兒園實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.規(guī)范整理原則按照國家規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置幼兒園設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全幼兒園檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用幼兒園各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為幼兒園各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括幼兒園行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.教學(xué)管理類檔案涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生成績等檔案。3.后勤管理類檔案如物資采購、維修記錄、食品安全檔案、設(shè)施設(shè)備檔案等。4.幼兒管理類檔案包含幼兒入園登記、健康檔案、學(xué)籍檔案、活動(dòng)記錄等。5.其他類檔案如幼兒園榮譽(yù)證書、對(duì)外交流材料、家長來信等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽署齊全，禁用鉛筆、圓珠筆書寫。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、教學(xué)管理、后勤管理、幼兒管理等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度和順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)幼兒園有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。（二）庫房管理1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于通風(fēng)和查找，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。3.配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，定期檢查維護(hù)，確保檔案安全。（三）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)存儲(chǔ)檔案的光盤、硬盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、日期、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息，建立存儲(chǔ)介質(zhì)使用記錄。3.定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的可讀性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱幼兒園相關(guān)檔案。3.涉及幼兒園歷史研究、文化傳承等方面的檔案利用。（二）利用手續(xù)1.本園人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱重要檔案或機(jī)密檔案，需經(jīng)幼兒園主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）利用方式1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，提供必要的查閱設(shè)備，方便利用者查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息，協(xié)助查閱檔案。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印、摘錄的內(nèi)容和用途。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷制度。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案目錄和電子檔案系統(tǒng)中注銷。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、編目、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員操作。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息系統(tǒng)操作規(guī)范，妥善保管系統(tǒng)用戶名和密碼，防止信息系統(tǒng)被非法入侵。八、檔案人員管理（一）人員配備檔案室應(yīng)配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的專職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行考核，考核結(jié)果