PAGE醫(yī)院檔案應(yīng)急管理制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)醫(yī)院在各類(lèi)突發(fā)事件和緊急情況下檔案的安全與管理需求，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性，特制定本應(yīng)急管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)以及涉及檔案管理與利用的所有相關(guān)人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，做好日常檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)防措施，盡可能降低突發(fā)事件發(fā)生的可能性。2.快速反應(yīng)原則在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制，采取有效措施，最大限度減少檔案損失。3.保障利用原則確保在應(yīng)急處理過(guò)程中，檔案的基本利用功能不受影響，為醫(yī)院的應(yīng)急決策、醫(yī)療救治及后續(xù)工作提供必要的檔案支持。二、應(yīng)急管理組織與職責(zé)（一）應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成人員由醫(yī)院主管檔案工作的副院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)醫(yī)院檔案應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急管理策略和方針。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的應(yīng)急工作，調(diào)配應(yīng)急資源。對(duì)重大檔案應(yīng)急事件進(jìn)行決策，指導(dǎo)應(yīng)急處置工作的開(kāi)展。（二）檔案應(yīng)急工作小組1.組成人員由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員及相關(guān)技術(shù)人員為成員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善。組織實(shí)施檔案應(yīng)急處置工作，包括檔案的搶救、轉(zhuǎn)移、存儲(chǔ)、恢復(fù)等具體操作。及時(shí)收集、整理和報(bào)告檔案應(yīng)急事件的相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)小組決策提供依據(jù)。（三）各科室、部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理與安全防范工作，在應(yīng)急事件發(fā)生時(shí)，按照醫(yī)院統(tǒng)一部署，配合檔案應(yīng)急工作小組開(kāi)展相關(guān)工作，保護(hù)好本部門(mén)的檔案資料。2.及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告本部門(mén)檔案可能受到的影響及損失情況，協(xié)助做好檔案的清查和統(tǒng)計(jì)工作。三、突發(fā)事件分類(lèi)與應(yīng)急處置措施（一）自然災(zāi)害1.地震地震發(fā)生時(shí)，檔案應(yīng)急工作小組應(yīng)立即組織人員對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行緊急檢查，確保檔案存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)明顯損壞。對(duì)于可能受到震動(dòng)影響的檔案，迅速進(jìn)行下架整理，轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域，如地下室、堅(jiān)固的會(huì)議室等。對(duì)受損的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括受損程度、位置、數(shù)量等，以便后續(xù)評(píng)估和修復(fù)。地震過(guò)后，及時(shí)對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行全面檢查，對(duì)受潮、受損的檔案采取相應(yīng)的干燥、修復(fù)措施，確保檔案的可讀性和完整性。2.洪水提前關(guān)注天氣預(yù)報(bào)和洪水預(yù)警信息，做好檔案庫(kù)的防水準(zhǔn)備工作，如檢查排水系統(tǒng)是否暢通，對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行墊高防護(hù)等。洪水發(fā)生時(shí)，優(yōu)先搶救重要、珍貴的檔案，采用密封箱、袋等將檔案包裝好，轉(zhuǎn)移至地勢(shì)較高且干燥的地點(diǎn)。對(duì)被洪水浸泡的檔案，在洪水退去后，盡快進(jìn)行清理和消毒處理，然后采用冷凍干燥等專(zhuān)業(yè)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，盡量減少檔案的損失。（二）火災(zāi)1.火災(zāi)發(fā)生時(shí)立即啟動(dòng)醫(yī)院的火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)，并通知檔案應(yīng)急工作小組。檔案管理人員應(yīng)迅速關(guān)閉檔案庫(kù)的門(mén)窗，切斷電源，防止火勢(shì)蔓延。使用滅火器、消防栓等消防設(shè)備進(jìn)行初期滅火，同時(shí)組織人員將重要檔案轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域。在確保安全的前提下，盡量搶救未受損的檔案，避免檔案因高溫、煙熏等造成損壞。2.火災(zāi)撲滅后對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行全面檢查，評(píng)估火災(zāi)對(duì)檔案造成的損失情況，包括燒毀、煙熏、水漬等受損檔案的數(shù)量和范圍。對(duì)受損檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，對(duì)于輕度受損能夠修復(fù)的檔案，及時(shí)安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于嚴(yán)重受損無(wú)法修復(fù)的檔案，進(jìn)行詳細(xì)登記，以便后續(xù)進(jìn)行檔案的補(bǔ)充和重建工作。對(duì)火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理和消毒，消除火災(zāi)產(chǎn)生的異味和有害氣體，防止對(duì)檔案造成二次損害。（三）信息系統(tǒng)故障1.系統(tǒng)故障發(fā)生時(shí)立即通知醫(yī)院信息部門(mén)技術(shù)人員進(jìn)行緊急搶修，同時(shí)檔案應(yīng)急工作小組啟動(dòng)檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。暫停檔案的在線查詢(xún)和借閱等利用服務(wù)，向相關(guān)科室和人員做好解釋說(shuō)明工作。對(duì)正在進(jìn)行的檔案數(shù)字化處理等工作進(jìn)行緊急中斷，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.系統(tǒng)故障修復(fù)后協(xié)助信息部門(mén)技術(shù)人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和測(cè)試，確保系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)故障期間產(chǎn)生的臨時(shí)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和整理，將相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。逐步恢復(fù)檔案的正常利用服務(wù)，對(duì)因系統(tǒng)故障導(dǎo)致的檔案利用延誤情況進(jìn)行妥善處理，如優(yōu)先為急需檔案的科室和人員提供服務(wù)等。（四）人為破壞或惡意攻擊1.事件發(fā)生時(shí)立即保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，阻止破壞行為的進(jìn)一步擴(kuò)大，并及時(shí)向醫(yī)院保衛(wèi)部門(mén)和檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。對(duì)受損檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括破壞方式、受損檔案的種類(lèi)和數(shù)量等。配合保衛(wèi)部門(mén)和相關(guān)調(diào)查機(jī)構(gòu)，提供必要的檔案信息和線索，協(xié)助開(kāi)展調(diào)查工作。2.事件處理后根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)受損檔案進(jìn)行評(píng)估和修復(fù)，對(duì)于涉及重要醫(yī)療信息、法律文件等關(guān)鍵檔案，優(yōu)先進(jìn)行恢復(fù)和重建。加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全防范措施，如增加監(jiān)控設(shè)備、完善門(mén)禁系統(tǒng)等，防止類(lèi)似事件再次發(fā)生。對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，同時(shí)對(duì)醫(yī)院全體員工進(jìn)行安全教育，提高檔案安全意識(shí)。四、檔案搶救與保護(hù)措施（一）搶救原則1.先重后輕原則優(yōu)先搶救重要、珍貴、具有歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值高的檔案。2.快速高效原則在最短時(shí)間內(nèi)采取有效措施，最大限度減少檔案的損失，確保搶救工作的及時(shí)性和有效性。（二）搶救方法1.對(duì)于受潮檔案采用自然通風(fēng)、空調(diào)抽濕、放置干燥劑等方法進(jìn)行干燥處理，必要時(shí)可使用專(zhuān)業(yè)的冷凍干燥設(shè)備。2.對(duì)于受損紙張檔案根據(jù)受損程度，采用裱糊、托裱、修補(bǔ)等手工修復(fù)方法，盡量恢復(fù)檔案的原貌。3.對(duì)于電子檔案利用數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件和技術(shù)手段，對(duì)受損的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）保護(hù)措施1.存儲(chǔ)環(huán)境控制保持檔案庫(kù)的溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間，定期對(duì)檔案庫(kù)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。2.防蟲(chóng)防霉在檔案庫(kù)內(nèi)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。同時(shí)，保持檔案庫(kù)的清潔衛(wèi)生，防止霉菌滋生。3.防光防火檔案庫(kù)應(yīng)采用防紫外線的窗簾和燈具，避免檔案直接暴露在強(qiáng)光下。配備完善的消防設(shè)施，確保檔案庫(kù)的消防安全。五、檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)（一）備份策略1.定期全量備份每周對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行一次全量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心。2.實(shí)時(shí)增量備份在日常檔案數(shù)據(jù)更新過(guò)程中，實(shí)時(shí)進(jìn)行增量備份，確保備份數(shù)據(jù)的及時(shí)性和完整性。（二）備份存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)備份存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的可讀性和可靠性。2.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防潮的環(huán)境中，防止存儲(chǔ)介質(zhì)受損。（三）恢復(fù)流程1.當(dāng)檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞需要恢復(fù)時(shí)，由檔案應(yīng)急工作小組提出申請(qǐng)，經(jīng)醫(yī)院檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，啟動(dòng)數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。2.按照備份策略，從異地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)中心或本地備份存儲(chǔ)介質(zhì)中獲取相應(yīng)的備份數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。3.在數(shù)據(jù)恢復(fù)過(guò)程中，對(duì)恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試和驗(yàn)證，確?；謴?fù)后的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致，且能夠正常使用。六、應(yīng)急資源保障（一）人員保障1.醫(yī)院定期組織檔案應(yīng)急管理培訓(xùn)和演練，提高檔案管理人員及相關(guān)人員的應(yīng)急處理能力和綜合素質(zhì)。2.建立檔案應(yīng)急管理志愿者隊(duì)伍，在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)，協(xié)助開(kāi)展檔案應(yīng)急處置工作。（二）物資保障1.配備必要的檔案搶救設(shè)備和工具，如滅火器（二氧化碳、干粉滅火器等）、消防栓、應(yīng)急照明設(shè)備、除濕機(jī)、空調(diào)、冷凍干燥設(shè)備、裱糊工具、數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件等。2.儲(chǔ)備充足的檔案保護(hù)用品，如密封箱、袋、干燥劑、防蟲(chóng)藥品等。（三）經(jīng)費(fèi)保障醫(yī)院設(shè)立檔案應(yīng)急管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于應(yīng)急設(shè)備的購(gòu)置、維護(hù)，人員培訓(xùn)，檔案搶救與修復(fù)等工作，確保應(yīng)急管理工作的順利開(kāi)展。七、應(yīng)急處置流程與信息報(bào)告（一）應(yīng)急處置流程1.突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員應(yīng)立即向所在科室負(fù)責(zé)人報(bào)告，科室負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，迅速通知檔案應(yīng)急工作小組。2.檔案應(yīng)急工作小組接到通知后，立即啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案，組織人員開(kāi)展檔案應(yīng)急處置工作。3.在應(yīng)急處置過(guò)程中，檔案應(yīng)急工作小組要及時(shí)與醫(yī)院其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保應(yīng)急工作的順利進(jìn)行。4.應(yīng)急處置工作結(jié)束后，檔案應(yīng)急工作小組對(duì)事件進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，形成報(bào)告提交給醫(yī)院檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組。（二）信息報(bào)告1.報(bào)告內(nèi)容包括突發(fā)事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、類(lèi)型、影響范圍、檔案受損情況、已采取的應(yīng)急措施及下一步工作計(jì)劃等。2.報(bào)告方式采用書(shū)面報(bào)告和電子報(bào)告相結(jié)合的方式，在事件發(fā)生后的第一時(shí)間向醫(yī)院檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，并根據(jù)事件進(jìn)展情況及時(shí)進(jìn)行續(xù)報(bào)。八、后期處置（一）損失評(píng)估1.檔案應(yīng)急工作小組在應(yīng)急處置工作結(jié)束后，對(duì)檔案的損失情況進(jìn)行全面、詳細(xì)的評(píng)估，包括檔案的實(shí)體損失和數(shù)據(jù)損失。2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交給醫(yī)院檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為后續(xù)檔案補(bǔ)充、修復(fù)及應(yīng)急管理工作改進(jìn)的依據(jù)。（二）檔案補(bǔ)充與修復(fù)1.根據(jù)損失評(píng)估結(jié)果，對(duì)于無(wú)法恢復(fù)的重要檔案，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集和整理，確保檔案信息的完整性。2.組織專(zhuān)業(yè)人員對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)工作，按照檔案修復(fù)的相