PAGE檔案室上墻那些制度檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司各類檔案資料，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面收集與整理，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理的科學(xué)性與系統(tǒng)性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。2.收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司各類檔案資料。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢與利用。4.對(duì)檔案的借閱、歸還、查閱等進(jìn)行登記與管理，確保檔案安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)與檔案室溝通協(xié)調(diào)檔案管理相關(guān)事宜。3.配合檔案室做好檔案的借閱、查閱等工作，確保檔案的合理利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括整理、編目、保管、借閱登記等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)、清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品資料、生產(chǎn)工藝文件等。7.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.收集的檔案資料應(yīng)完整、清晰，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為行政管理類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類、人事類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。3.排列：按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜設(shè)施，確保檔案資料的安全保存。2.檔案室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案資料的備份與存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案應(yīng)是對(duì)公司具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素進(jìn)行綜合考慮，并嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案資料的完整與安全。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照《檔案借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并將檔案交予借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案資料。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人做出說明。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.外單位人員查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記，并由檔案室工作人員陪同查閱。（三）檔案利用記錄1.檔案室應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、歷史觀點(diǎn)和發(fā)展變化的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值，避免片面強(qiáng)調(diào)某一方面。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。2.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.安全管理：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）信息化利用1.公司內(nèi)部人員可通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢、借