PAGE重大活動(dòng)檔案清單制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織舉辦的各類重大活動(dòng)所形成的檔案管理工作。重大活動(dòng)包括但不限于重要會(huì)議、大型慶典、商務(wù)洽談、學(xué)術(shù)交流、文化演出、體育賽事等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重大活動(dòng)檔案由公司/組織指定的檔案管理部門統(tǒng)一收集、整理、保管和提供利用。2.全程跟蹤原則：檔案管理工作應(yīng)貫穿重大活動(dòng)的策劃、籌備、實(shí)施和總結(jié)全過(guò)程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.真實(shí)有效原則：重大活動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定重大活動(dòng)檔案管理工作方案，明確檔案收集、整理、保管和利用的要求和流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督重大活動(dòng)承辦部門或項(xiàng)目組開展檔案收集、整理工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)集中收集、整理、保管重大活動(dòng)檔案，建立健全檔案管理制度和檢索體系。4.按照規(guī)定向公司/組織內(nèi)部及外部提供檔案利用服務(wù)，做好檔案借閱登記和歸還工作。5.定期對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和保密。（二）重大活動(dòng)承辦部門或項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦的重大活動(dòng)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案清單。3.在重大活動(dòng)結(jié)束后，將整理好的檔案清單提交給檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理員進(jìn)行檔案的審核和接收工作。4.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.參與重大活動(dòng)的工作人員應(yīng)將活動(dòng)中形成的各類文件材料及時(shí)收集、整理，交本部門檔案管理人員。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.重大活動(dòng)策劃階段形成的文件材料，如活動(dòng)方案、可行性研究報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.籌備階段形成的文件材料，包括活動(dòng)預(yù)算、場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備采購(gòu)合同、人員名單、宣傳資料等。3.實(shí)施階段形成的文件材料，如活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料、嘉賓簽到冊(cè)、活動(dòng)記錄、講話稿、新聞報(bào)道等。4.總結(jié)階段形成的文件材料，如活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。5.與重大活動(dòng)相關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示、往來(lái)函件、協(xié)議合同等。（二）收集要求1.及時(shí)性：承辦部門或項(xiàng)目組應(yīng)在重大活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)全面反映重大活動(dòng)的全過(guò)程，包括活動(dòng)的策劃、籌備、實(shí)施和總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。4.規(guī)范性：文件材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定，格式規(guī)范，字跡清晰。（三）收集方式1.直接收集：檔案管理人員直接從承辦部門或項(xiàng)目組收集活動(dòng)中形成的文件材料。2.網(wǎng)絡(luò)收集：對(duì)于通過(guò)電子方式形成的文件材料，如電子郵件、電子文檔、社交媒體信息等，檔案管理人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行收集。3.現(xiàn)場(chǎng)收集：在重大活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員可安排專人負(fù)責(zé)收集活動(dòng)照片、視頻、音頻資料等。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照重大活動(dòng)的類型進(jìn)行分類，如會(huì)議類、慶典類、商務(wù)洽談?lì)?、學(xué)術(shù)交流類等獎(jiǎng)。2.在每類活動(dòng)下，按照文件材料的形成階段進(jìn)行二級(jí)分類，如策劃階段、籌備階段、實(shí)施階段、總結(jié)階段等。3.根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行三級(jí)分類，如文件、合同、照片、視頻、音頻等。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編目：對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明活動(dòng)名稱、類別、年度、保管期限等信息。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的照片、視頻、音頻等檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。五、檔案清單編制（一）清單內(nèi)容1.檔案編號(hào)：為每份檔案賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。2.題名：文件材料的標(biāo)題或名稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。3.日期：文件材料的形成日期。4.來(lái)源：文件材料的產(chǎn)生部門或個(gè)人。5.保管期限：根據(jù)文件材料的重要性和保存價(jià)值，確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。6.密級(jí)：根據(jù)文件材料的保密程度，確定密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密。7.備注：對(duì)文件材料的特殊情況或需要說(shuō)明的事項(xiàng)進(jìn)行備注。（二）編制要求1.準(zhǔn)確性：檔案清單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與檔案實(shí)際情況相符。2.完整性：檔案清單應(yīng)涵蓋所有收集到的重大活動(dòng)檔案，不得遺漏。3.規(guī)范性：檔案清單的格式、字體、排版等應(yīng)符合公司/組織的檔案管理規(guī)定。（三）清單提交承辦部門或項(xiàng)目組在完成檔案整理后，應(yīng)及時(shí)編制檔案清單，并提交給檔案管理部門。檔案清單應(yīng)一式兩份，一份由承辦部門或項(xiàng)目組留存，一份由檔案管理部門存檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.照片、視頻、音頻等特殊載體檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)或制作電子相冊(cè)，視頻、音頻應(yīng)刻錄光盤或存儲(chǔ)在硬盤上。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為[X]年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問(wèn)題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱重大活動(dòng)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱重大活動(dòng)檔案，但不得借閱。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：申請(qǐng)人填寫《重大活動(dòng)檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查找和提供檔案。申請(qǐng)人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱或借閱檔案，并填寫《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》。查閱或借閱結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。2.外部利用：外單位申請(qǐng)人填寫《重大活動(dòng)檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并提交單位介紹信或相關(guān)證明材料。公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。將申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料提交給檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查找和提供檔案。外單位申請(qǐng)人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得復(fù)印、拍照、錄像等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。查閱結(jié)束后，檔案管理人員對(duì)外單位申請(qǐng)人查閱檔案的情況進(jìn)行記錄，并將檔案歸還原位。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案利用人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。3.檔案利用人員如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，合理確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、承辦部門或項(xiàng)目組代表等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：對(duì)同類檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)等因素，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《重