PAGE不動(dòng)產(chǎn)檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，包括土地、房屋、建筑物及其他附著物等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：不動(dòng)產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：全面收集、整理與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保不動(dòng)產(chǎn)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司不動(dòng)產(chǎn)檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編號、存儲(chǔ)和保管。3.建立健全不動(dòng)產(chǎn)檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，制定保密措施，防止檔案信息泄露。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范形成和留存相關(guān)檔案資料。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、核對、清查等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。4.熟練掌握檔案檢索系統(tǒng)，為檔案查詢利用提供準(zhǔn)確、快速的服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、登記證明等相關(guān)文件。2.土地出讓合同、劃撥決定書、用地批準(zhǔn)文件等土地相關(guān)資料。3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收備案表等房屋建設(shè)相關(guān)文件。4.不動(dòng)產(chǎn)交易合同、協(xié)議、評估報(bào)告等交易資料。5.與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的測繪報(bào)告、圖紙、照片等資料。6.其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如土地檔案、房屋檔案、交易檔案等。2.對每類檔案進(jìn)行細(xì)分，例如土地檔案可分為出讓檔案、劃撥檔案等；房屋檔案可分為建設(shè)檔案、產(chǎn)權(quán)檔案等。3.每份檔案應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列，編寫頁碼，并編制目錄。4.對于圖紙、照片等特殊資料，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)編號和標(biāo)注，注明與檔案主體的關(guān)聯(lián)。四、檔案編號與存儲(chǔ)（一）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案類別設(shè)置不同的編號段。2.土地檔案編號格式為：TD+年份+流水號，如TD2023001。3.房屋檔案編號格式為：FW+年份+流水號，如FW2023002。4.交易檔案編號格式為：JY+年份+流水號，如JY2023003。5.其他檔案編號格式為：QT+年份+流水號，如QT2023004。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識(shí)，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案類別和編號建立文件夾進(jìn)行存放。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，備份地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.查閱人填寫《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.申請表經(jīng)審核通過后，提交檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《不動(dòng)產(chǎn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.借閱人憑審核通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.檔案查閱和借閱應(yīng)遵循“誰查閱、誰負(fù)責(zé)”“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案安全。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在檔案上批注、劃線、污損等。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，確保檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定檔案是否已失去保存價(jià)值，如超過保管期限、內(nèi)容已無參考價(jià)值等。3.對涉及重要事項(xiàng)、歷史遺留問題等檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部