PAGE檔案室對外規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案室對外服務(wù)行為，確保檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織檔案室與外部單位、個人之間涉及檔案查閱、借閱、復(fù)制、咨詢等相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保各項對外業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護(hù)檔案的真實性、完整性和保密性。3.服務(wù)規(guī)范原則：以專業(yè)、高效、熱情的態(tài)度為外部用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量。4.適度利用原則：在確保檔案安全和滿足合理利用需求的前提下，促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案查閱規(guī)定（一）查閱主體資格1.外部單位因工作需要，持有單位介紹信、查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.個人因特殊原因需要查閱檔案的，需提供相關(guān)證明材料，如司法機(jī)關(guān)的協(xié)助調(diào)查函、個人身份關(guān)系證明等，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。（二）查閱申請流程1.外部單位或個人需提前向檔案室提交查閱申請表，詳細(xì)填寫查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.申請表經(jīng)申請單位或個人蓋章/簽字后，提交至檔案室。檔案室收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案室向申請單位或個人發(fā)出查閱通知，明確查閱時間、地點及注意事項。（三）查閱場所與方式1.查閱應(yīng)在檔案室指定場所進(jìn)行，不得將檔案攜帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)按照本規(guī)章制度中“檔案復(fù)制規(guī)定”辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案室應(yīng)配備必要的查閱設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)施等，為查閱人員提供良好的查閱條件。（四）查閱記錄與監(jiān)督1.檔案室應(yīng)對每次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱及內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。2.檔案室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對查閱現(xiàn)場的監(jiān)督，確保查閱活動符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。三、檔案借閱規(guī)定（一）借閱主體資格同檔案查閱主體資格要求一致，外部單位或個人因工作需要，經(jīng)審核同意后可借閱相關(guān)檔案。（二）借閱申請流程1.借閱申請流程與查閱申請流程基本相同，申請單位或個人需填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案室與借閱單位或個人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）借閱期限與歸還要求1.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還所借檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）借閱期間檔案管理1.借閱人員應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損檔案內(nèi)容。2.在借閱期間，借閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項規(guī)章制度，接受檔案室工作人員的監(jiān)督檢查。3.檔案室應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反借閱規(guī)定的行為，應(yīng)及時要求其改正，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的處理措施。四、檔案復(fù)制規(guī)定（一）復(fù)制主體資格同檔案查閱、借閱主體資格要求一致，外部單位或個人因工作需要，經(jīng)審核同意后可復(fù)制相關(guān)檔案。（二）復(fù)制申請流程1.復(fù)制申請流程與查閱、借閱申請流程類似，申請單位或個人需填寫復(fù)制申請表，明確復(fù)制檔案名稱、內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案室根據(jù)檔案的密級和重要程度，確定復(fù)制方式和范圍。（三）復(fù)制方式與要求1.對于非涉密檔案，檔案室可根據(jù)申請單位或個人的需求，提供復(fù)印件、電子文檔等復(fù)制形式。2.對于涉密檔案，原則上不允許復(fù)制。如因特殊工作需要確需復(fù)制的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取相應(yīng)的保密措施，如對復(fù)制件進(jìn)行加密存儲、專人傳遞等。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰、完整、準(zhǔn)確。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）復(fù)制費用1.對于非經(jīng)營性復(fù)制，檔案室可根據(jù)實際成本收取一定的復(fù)制費用，費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在檔案室顯著位置公示。2.對于經(jīng)營性復(fù)制，收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并與申請單位或個人簽訂收費協(xié)議。五、檔案咨詢規(guī)定（一）咨詢主體資格任何單位或個人均可向檔案室進(jìn)行檔案相關(guān)咨詢。（二）咨詢方式與受理1.咨詢方式包括電話咨詢、郵件咨詢、現(xiàn)場咨詢等。檔案室應(yīng)設(shè)立專門的咨詢渠道，如咨詢電話、郵箱等，并在檔案室顯著位置公布。2.對于電話咨詢和郵件咨詢，檔案室應(yīng)在收到咨詢信息后的[X]個工作日內(nèi)給予回復(fù)；對于現(xiàn)場咨詢，應(yīng)即時解答或在[X]個工作日內(nèi)給予答復(fù)。（三）咨詢內(nèi)容與解答要求1.咨詢內(nèi)容應(yīng)圍繞檔案管理、檔案利用、檔案法律法規(guī)等方面。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)自身專業(yè)知識和檔案管理規(guī)定，準(zhǔn)確、詳細(xì)地解答咨詢問題。2.對于涉及檔案具體內(nèi)容的咨詢，如檔案中某一事項的記錄情況等，檔案室工作人員應(yīng)在確保不違反保密規(guī)定的前提下，提供準(zhǔn)確的信息。3.如遇復(fù)雜問題或超出檔案室工作人員解答范圍的問題，應(yīng)及時向上級匯報，并在規(guī)定時間內(nèi)給予咨詢?nèi)藛T明確的答復(fù)。對于暫時無法解答的問題，應(yīng)告知咨詢?nèi)藛T原因及預(yù)計回復(fù)時間。六、檔案安全與保密規(guī)定（一）安全防護(hù)措施1.檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室出入口、查閱區(qū)域等重點部位進(jìn)行實時監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存期限為[X]天。3.檔案存儲應(yīng)采用符合安全要求的存儲設(shè)備，如檔案柜、光盤存儲設(shè)備等，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保密制度1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個人泄露檔案信息。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如單獨存放、專人管理、限制查閱范圍等。3.在對外提供檔案服務(wù)過程中，如查閱、借閱、復(fù)制等，檔案室工作人員應(yīng)向服務(wù)對象明確保密要求，并監(jiān)督其遵守保密規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)對象有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.檔案室應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案室工作人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時向上級主管部門報告。同時，要積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，最大限度地減少事故損失和影響。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案室對外服務(wù)工作進(jìn)行檢查，包括業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、服務(wù)質(zhì)量、檔案安全保密等方面，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，鼓勵檔案室工作人員相互監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的人員給予適當(dāng)獎勵。（二）外部監(jiān)督1.主動接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.設(shè)立意見箱、投訴電話等渠道，廣泛接受外部單位和個人的監(jiān)督與投訴。對于收到的意見和投訴，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。（三）考核制度1.制定檔案室對外服務(wù)工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、工作態(tài)度等方面進(jìn)行全面考核。2.考核結(jié)果與工作人員的績效獎金、晉升晉級等掛鉤，激勵工作人員提高工作積極性和服務(wù)水平。3.定期對考核結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，針對存在的問題制定改進(jìn)措施，不斷完善檔案室對外服務(wù)