PAGE水利局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案的保管。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指水利局在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（四）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)水利局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本局各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、上架，編制檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開(kāi)展檔案利用工作，為全局各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱登記和利用效果反饋工作。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局在水利工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水政執(zhí)法等業(yè)務(wù)工作中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、合同協(xié)議等。4.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、考核材料等。5.本局獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。6.本局組織或參與的重要活動(dòng)形成的照片、錄像、錄音等聲像檔案。（二）收集要求1.各科室、局屬各單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，編制目錄。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息，妥善保管。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.文書(shū)檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)等類(lèi)別。2.科技檔案分為水利工程建設(shè)檔案、水資源管理檔案、防汛抗旱檔案、水政執(zhí)法檔案等類(lèi)別。3.聲像檔案分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等類(lèi)別。4.實(shí)物檔案按照不同類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如202X永久001。2.科技檔案編號(hào)采用項(xiàng)目代號(hào)專(zhuān)業(yè)分類(lèi)號(hào)流水號(hào)的形式，如SJ202XSL001。3.聲像檔案編號(hào)采用年度類(lèi)別流水號(hào)的形式，如202XZP001。4.實(shí)物檔案編號(hào)采用實(shí)物類(lèi)別年度流水號(hào)的形式，如SW202X001。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理科室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物等。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。2.同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照保管期限、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從水利事業(yè)發(fā)展的全局出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并永久保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局保管的各類(lèi)檔案。外單位查閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室查閱。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局檔案管理科室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱(chēng)、查閱目的、查閱檔案范圍等信息，經(jīng)本局檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理科室。（四）利用效果反饋檔案管理科室應(yīng)定期收集查閱人員的利用效果反饋信息，了解檔案在實(shí)際工作中的作用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理科室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)檔案管理部門(mén)。（二）移交工作1.本