PAGE醫(yī)院環(huán)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院環(huán)保檔案管理，規(guī)范環(huán)保檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高醫(yī)院環(huán)保工作水平，有效防范環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)在環(huán)保工作中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：環(huán)保檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院環(huán)保工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與醫(yī)院環(huán)保工作相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及醫(yī)院環(huán)保工作機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查詢、利用和追溯，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院環(huán)保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、部門(mén)環(huán)保檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院環(huán)保檔案，建立環(huán)保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性。5.負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的借閱、查閱等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。（二）各科室、部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)環(huán)保檔案的收集、整理和初步保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照醫(yī)院環(huán)保檔案管理制度的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)。3.配合醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.協(xié)助醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)做好檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.醫(yī)院環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件，包括環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、報(bào)告表及相關(guān)審批文件。2.環(huán)保設(shè)施設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收文件，如設(shè)計(jì)圖紙、施工合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.環(huán)保設(shè)備運(yùn)行記錄，包括設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。4.污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告，包括廢水、廢氣、噪聲等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及報(bào)告。5.危險(xiǎn)廢物管理檔案，如危險(xiǎn)廢物產(chǎn)生、轉(zhuǎn)移、處置記錄，危險(xiǎn)廢物經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)文件。6.環(huán)保培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)人員名單及考核記錄等。7.環(huán)保應(yīng)急預(yù)案及演練記錄，包括應(yīng)急預(yù)案文本、演練方案、演練總結(jié)等。8.環(huán)保相關(guān)會(huì)議記錄、文件、通知及工作匯報(bào)等。9.其他與醫(yī)院環(huán)保工作相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件和信息。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料的清晰、完整，便于后續(xù)移交和管理。4.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，不得偽造、篡改。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于新產(chǎn)生的環(huán)保檔案資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集整理。屬于定期產(chǎn)生的檔案，如月度污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告、季度環(huán)保設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集。2.對(duì)于環(huán)保項(xiàng)目驗(yàn)收、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等階段性工作完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案資料收集齊全并移交醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.環(huán)境影響評(píng)價(jià)類(lèi)：按照環(huán)境影響評(píng)價(jià)項(xiàng)目的類(lèi)別和審批時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。2.環(huán)保設(shè)施類(lèi)：根據(jù)環(huán)保設(shè)施的類(lèi)型，如污水處理設(shè)施、廢氣處理設(shè)施、噪聲治理設(shè)施等進(jìn)行分類(lèi)。3.污染物排放監(jiān)測(cè)類(lèi)：按照監(jiān)測(cè)項(xiàng)目（廢水、廢氣、噪聲等）和監(jiān)測(cè)時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。4.危險(xiǎn)廢物管理類(lèi)：依據(jù)危險(xiǎn)廢物的種類(lèi)、產(chǎn)生環(huán)節(jié)、轉(zhuǎn)移處置情況等進(jìn)行分類(lèi)。5.環(huán)保培訓(xùn)類(lèi)：按照培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等進(jìn)行分類(lèi)。6.環(huán)保應(yīng)急預(yù)案類(lèi)：根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的版本、演練時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。7.其他類(lèi)：對(duì)不屬于上述分類(lèi)的其他環(huán)保檔案資料，按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.環(huán)保檔案編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由檔案類(lèi)別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。2.檔案類(lèi)別代碼：根據(jù)上述分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類(lèi)檔案。例如，環(huán)境影響評(píng)價(jià)類(lèi)用“EIA”表示，環(huán)保設(shè)施類(lèi)用“EF”表示等。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。5.示例：一份2023年形成的環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告檔案編號(hào)為“EIA2023001”。（三）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，確保字跡清晰、頁(yè)面整潔。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4規(guī)格。3.檔案資料應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)。4.對(duì)于厚度超過(guò)[X]厘米的檔案，應(yīng)采用三孔一線或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂后的檔案便于翻閱和保管。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。日期應(yīng)填寫(xiě)檔案形成的具體日期。3.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性確定。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，按照醫(yī)院保密制度的規(guī)定標(biāo)注。4.檔案目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，便于查詢。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的環(huán)保檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.環(huán)保檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、編號(hào)順序進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒和檔案柜應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類(lèi)別和編號(hào)。3.建立電子檔案庫(kù)，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案帳物相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限1.永久保管：涉及醫(yī)院重大環(huán)保決策、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、環(huán)保設(shè)施竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、長(zhǎng)期污染物排放監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等重要檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般的環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、環(huán)保培訓(xùn)記錄、環(huán)保應(yīng)急預(yù)案等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：臨時(shí)性的環(huán)保工作文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、時(shí)效性等因素，提出檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。六、檔案利用（一）借閱1.因工作需要借閱環(huán)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)審批。3.醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記薄，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)保檔案的，可直接到醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供協(xié)助，確保查閱過(guò)程規(guī)范有序。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記薄上填寫(xiě)查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱、數(shù)量等信息。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)印章。4.涉及醫(yī)院環(huán)保工作機(jī)密的檔案，未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，不得查閱和復(fù)印。（三）利用監(jiān)督1.醫(yī)院環(huán)保管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情