PAGE養(yǎng)老中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映養(yǎng)老中心的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及隱私、機(jī)密的檔案妥善保管。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善養(yǎng)老中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管養(yǎng)老中心各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.配合綜合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高工作水平。4.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括養(yǎng)老中心的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲文件等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)報表、賬目憑證、預(yù)算決算資料、審計(jì)報告等。4.醫(yī)療保健類：老人健康檔案、病歷、護(hù)理記錄、醫(yī)療設(shè)備檔案等。5.服務(wù)管理類：服務(wù)合同、服務(wù)記錄、投訴處理資料、滿意度調(diào)查等。6.設(shè)施設(shè)備類：養(yǎng)老中心建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)檔案等。7.其他類：與養(yǎng)老中心工作相關(guān)的各類文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁。3.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、人事管理、財務(wù)管理、醫(yī)療保健、服務(wù)管理、設(shè)施設(shè)備等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的音像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后存儲，并保留原始載體。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括養(yǎng)老中心的重要規(guī)章制度、重大事件記錄、財務(wù)審計(jì)報告等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，如員工檔案、服務(wù)合同等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)等。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.中心內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.有關(guān)部門和單位因工作需要查閱與養(yǎng)老中心相關(guān)的檔案。3.法律規(guī)定的其他查閱情況。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)養(yǎng)老中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失。如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)資料等進(jìn)行鑒定。3.鑒定檔案是否涉及保密、隱私等特殊情況。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，并編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)養(yǎng)老中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老中心檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、查詢、借閱等功能。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息