PAGE中醫(yī)設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中醫(yī)設(shè)備檔案管理，確保中醫(yī)設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)設(shè)備管理、維護(hù)、使用及科研教學(xué)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有中醫(yī)設(shè)備檔案的管理，包括但不限于診斷設(shè)備（如中醫(yī)脈象儀、中醫(yī)經(jīng)絡(luò)檢測儀等）、治療設(shè)備（如針灸治療儀、中藥熏蒸設(shè)備等）以及相關(guān)輔助設(shè)備的檔案管理。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)中醫(yī)設(shè)備檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備檔案的形成、積累和初步整理工作，配合檔案管理部門完成檔案的審核、歸檔等工作，并在設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修、報廢等過程中及時提供相關(guān)資料。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門中醫(yī)設(shè)備檔案資料的收集、整理和保管，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交設(shè)備檔案。在設(shè)備使用過程中，負(fù)責(zé)記錄設(shè)備運(yùn)行情況、故障維修等信息，并將相關(guān)資料反饋給設(shè)備管理部門。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.中醫(yī)設(shè)備的采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件等相關(guān)商務(wù)文件。2.設(shè)備的隨機(jī)資料，包括設(shè)備說明書、操作手冊、維修手冊、電路圖、軟件光盤等。3.設(shè)備的驗(yàn)收報告、調(diào)試記錄、性能檢測報告等。4.設(shè)備的安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)記錄，包括維修申請單、維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃、保養(yǎng)記錄等。5.設(shè)備的運(yùn)行記錄，如使用時間、使用頻率、故障次數(shù)等。6.設(shè)備的校準(zhǔn)證書、計(jì)量檢定證書等質(zhì)量證明文件。7.設(shè)備的技術(shù)改造、升級記錄，包括改造方案、審批文件、實(shí)施記錄等。8.與設(shè)備相關(guān)的科研項(xiàng)目資料、論文、專利等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料的收集工作，確保資料的及時、完整、準(zhǔn)確。2.設(shè)備檔案資料應(yīng)隨設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用等過程同步收集，不得遺漏。3.對于外來文件，如采購合同、技術(shù)協(xié)議等，應(yīng)在文件簽訂或收到后及時進(jìn)行登記，并移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目清晰。（四）整理方法1.分類按照中醫(yī)設(shè)備的類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類，可分為診斷設(shè)備類、治療設(shè)備類、輔助設(shè)備類等，每類再細(xì)分若干小類。2.編號為每一份設(shè)備檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)設(shè)備類別、型號、年份等信息，便于查詢和管理。例如：ZDMY2023001，其中ZD表示診斷設(shè)備類，MY表示脈象儀型號，2023表示年份，001表示該類設(shè)備本年度的檔案編號。3.編目編制設(shè)備檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設(shè)備檔案資料收集整理完成后，應(yīng)及時移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的設(shè)備檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核合格后，辦理歸檔手續(xù)，并將檔案存入專用檔案柜或電子存儲設(shè)備。（二）保管期限根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中醫(yī)設(shè)備的使用特點(diǎn)和價值，確定設(shè)備檔案的保管期限。一般分為永久、長期（1050年）和短期（110年）三種。具體如下：1.涉及中醫(yī)設(shè)備核心技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)、重大科研項(xiàng)目等重要文件，應(yīng)永久保存。2.設(shè)備的采購合同、驗(yàn)收報告、運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄等，保管期限為長期。3.一般性的設(shè)備隨機(jī)資料、校準(zhǔn)證書等，保管期限為短期。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索和查閱。（四）檔案保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.以服務(wù)中醫(yī)設(shè)備管理、維護(hù)、使用及科研教學(xué)等工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的利用價值。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱中醫(yī)設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.復(fù)制如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。3.借閱外單位因特殊原因需要借閱中醫(yī)設(shè)備檔案時，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人、查閱或借閱內(nèi)容、利用目的等信息。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對中醫(yī)設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實(shí)際需求相適應(yīng)，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估。2.對于保管期限已滿但仍有利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同歸檔保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立中醫(yī)設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)中醫(yī)設(shè)備檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時錄入設(shè)備的新增資料、變更信息等，確保檔案信息與實(shí)際情況保持一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)中醫(yī)設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的中醫(yī)設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.將