PAGE南林檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)南京林業(yè)大學(xué)（以下簡稱“南林”）檔案室的管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于南林各部門、各單位在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案室對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷、高效的利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.組織檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.對(duì)全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，并按規(guī)定向檔案室移交檔案。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.行政管理類：學(xué)校行政部門形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、學(xué)生成績、教學(xué)評(píng)估等教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。4.科學(xué)研究類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、獲獎(jiǎng)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：校園建設(shè)規(guī)劃、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料。6.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的文件材料。7.外事工作類：學(xué)校對(duì)外交流合作、出訪、來訪等活動(dòng)中形成的文件材料。8.財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料。9.學(xué)生類：學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、畢業(yè)等方面的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理本部門、本單位的檔案材料，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.基建項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即將檔案按年度分開，在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，再按保管期限分為永久、長期、短期。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以學(xué)校為一個(gè)全宗，各部門、各單位形成的檔案為全宗內(nèi)的分類。2.分類：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上注明檔案的編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量可靠、便于管理的檔案柜、檔案架等。檔案盒應(yīng)采用符合檔案保護(hù)要求的材料制作。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。具體保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況確定。（五）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、裝具狀況等。六、檔案的利用（一）利用范圍本校教職工因工作需要，可查閱、借閱本校檔案；外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。（四）檔案復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)制日期。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審核、慎重決定的原則，確保既不丟失有價(jià)值的檔案，又不保留無保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法采用手工統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方法，定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表定期向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做好統(tǒng)計(jì)資料的歸檔工作。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、日期檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.利用統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)