PAGE醫(yī)院保安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院保安隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范保安檔案管理，確保保安人員信息準(zhǔn)確、完整，便于工作開展和管理決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體保安人員的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集保安人員各方面的信息，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)保安人員檔案信息安全，防止泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員工作變動(dòng)和發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）。3.家庭住址、家庭成員信息（配偶、父母、子女姓名、職業(yè)、聯(lián)系方式）。（二）入職信息1.入職時(shí)間、入職渠道（招聘網(wǎng)站、內(nèi)部推薦、勞務(wù)公司派遣等）。2.應(yīng)聘崗位、錄用審批表。3.入職體檢報(bào)告。（三）培訓(xùn)記錄1.新員工入職培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績(jī)）。2.崗位技能培訓(xùn)記錄（消防知識(shí)培訓(xùn)、安全防范培訓(xùn)、應(yīng)急處置培訓(xùn)等）。3.繼續(xù)教育培訓(xùn)記錄（職業(yè)道德培訓(xùn)、法律法規(guī)培訓(xùn)等）。（四）工作經(jīng)歷1.在醫(yī)院的工作崗位變動(dòng)記錄。2.工作表現(xiàn)記錄（出勤情況、獎(jiǎng)懲情況、投訴處理情況等）。3.參與的重要安保任務(wù)記錄（任務(wù)時(shí)間、任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)成果）。（五）考核評(píng)價(jià)1.月度考核評(píng)價(jià)記錄（考核時(shí)間、考核指標(biāo)、考核結(jié)果）。2.年度考核評(píng)價(jià)記錄（考核時(shí)間、考核等級(jí)、評(píng)語(yǔ)）。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)、服務(wù)對(duì)象評(píng)價(jià)等相關(guān)材料。（六）薪資福利1.工資發(fā)放記錄（每月工資明細(xì)、發(fā)放時(shí)間）。2.福利待遇記錄（社保繳納情況、公積金繳納情況、節(jié)日福利、加班補(bǔ)貼等）。（七）證件證書1.保安證、消防證、健康證等相關(guān)證件復(fù)印件。2.其他專業(yè)技能證書、榮譽(yù)證書復(fù)印件。（八）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄（獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)類型）。2.處罰記錄（處罰時(shí)間、處罰原因、處罰類型）。（九）離職信息1.離職時(shí)間、離職原因。2.離職手續(xù)辦理情況記錄。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新入職保安人員在入職當(dāng)日填寫個(gè)人基本信息登記表，并提交相關(guān)證明材料（身份證、學(xué)歷證書、資格證書等復(fù)印件）。2.人力資源部門負(fù)責(zé)將新入職保安人員信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及保安人員的相關(guān)資料提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員定期收集保安人員的培訓(xùn)記錄、工作表現(xiàn)記錄、考核評(píng)價(jià)結(jié)果等資料，并整理歸檔。3.保安人員本人應(yīng)主動(dòng)向檔案管理人員提交個(gè)人獲得的證件證書、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理。2.每份資料應(yīng)確保清晰、完整，如有破損、缺失應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立索引目錄，便于查詢。（二）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案按照年度、類別進(jìn)行裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。2.電子檔案按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名存儲(chǔ)，確保文件名與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。3.建立檔案索引目錄，記錄每份檔案的存放位置、編號(hào)等信息，便于快速查找。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院人力資源部門、安保部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱保安人員檔案。2.因工作需要，其他部門如需查閱保安人員檔案，需經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門進(jìn)行查閱。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱保安人員檔案的，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無(wú)損。六、檔案保管與保密（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備（防火、防潮、防蟲、防盜等）。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露保安人員檔案信息。2.未經(jīng)保安人員本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得私自傳播檔案信息。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理人員每年對(duì)保安人員檔案進(jìn)行一次全面更新，確保檔案信息的時(shí)效性。2.及時(shí)更新保安人員的工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等信息。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.隨著保安人員工作情況的變化，如崗位調(diào)動(dòng)、晉升、離職等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容。2.對(duì)新產(chǎn)生的培訓(xùn)記錄、工作成果等資料，應(yīng)及時(shí)收集整理歸檔。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保安人員離職后，其檔案保存期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤、重復(fù)、無(wú)效等情況，經(jīng)核實(shí)后需要銷毀的。（二）銷毀流程1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理