PAGE檔案館銷毀檔案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案銷毀工作，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的銷毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過程中，要采取必要措施確保檔案信息不被泄露，保障檔案安全。3.嚴謹規(guī)范原則：銷毀流程應(yīng)嚴謹、規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)責任，確保銷毀工作有序進行。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司/組織分管領(lǐng)導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員。（二）鑒定標準1.保管期限屆滿：依據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.失去保存價值：檔案內(nèi)容已無查考利用價值，如重復文件、已被新文件替代且無留存必要的文件等。3.涉密性解除：對于曾經(jīng)涉密的檔案，在保密期限屆滿且解密條件滿足的情況下，進行鑒定是否可銷毀。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，按照鑒定標準初步篩選出擬銷毀檔案清單。2.小組審核：將初步篩選清單提交檔案鑒定小組，小組成員根據(jù)各自職責對檔案進行審核，綜合判斷是否符合銷毀條件。3.形成鑒定意見：經(jīng)鑒定小組集體討論，對每一份檔案形成明確的鑒定意見，同意銷毀、繼續(xù)保存或作其他處理。三、銷毀審批（一）審批流程1.部門申請：檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，對確定需銷毀的檔案填寫銷毀申請表，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并提交本部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對銷毀申請進行審核，確認申請內(nèi)容屬實，同意后簽字并加蓋部門公章。3.檔案管理部門匯總：檔案管理部門將各部門提交的銷毀申請表進行匯總，形成公司/組織銷毀檔案匯總表。4.分管領(lǐng)導審批：將銷毀檔案匯總表提交公司/組織分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導根據(jù)檔案鑒定情況及公司/組織實際，做出最終審批決定。（二）審批權(quán)限1.一般檔案的銷毀，由公司/組織分管領(lǐng)導審批。2.涉及重要業(yè)務(wù)、機密信息等特殊檔案的銷毀，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導審批。四、銷毀實施（一）銷毀方式選擇根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量及保密要求等因素，選擇合適的銷毀方式，主要包括：1.焚燒：對于紙質(zhì)檔案等，可采用焚燒方式進行銷毀，但需在符合環(huán)保要求的指定地點進行。2.粉碎：通過專業(yè)粉碎設(shè)備將檔案粉碎成無法識別的顆粒狀，確保信息無法恢復。3.電子數(shù)據(jù)擦除：對于電子檔案，采用專業(yè)軟件進行數(shù)據(jù)擦除，多次覆蓋關(guān)鍵數(shù)據(jù)區(qū)域，使其無法被恢復。（二）銷毀實施流程1.確定銷毀場所：根據(jù)銷毀方式及檔案數(shù)量等，選擇安全、合適的銷毀場所。如焚燒需選擇環(huán)保部門指定的焚燒場地；粉碎可在公司/組織內(nèi)部具備相應(yīng)設(shè)備的場所進行；電子數(shù)據(jù)擦除可在專業(yè)的數(shù)據(jù)處理中心或具備相關(guān)技術(shù)條件的部門進行。2.安排銷毀人員：由檔案管理部門會同行政部門等相關(guān)人員組成銷毀工作小組，明確各人員職責，確保銷毀工作順利進行。3.現(xiàn)場監(jiān)督：在銷毀過程中，銷毀工作小組應(yīng)安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式、流程進行，防止檔案信息泄露或其他安全事故發(fā)生。4.銷毀記錄：對銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量、參與人員等信息，記錄應(yīng)形成書面文件并由現(xiàn)場監(jiān)督人員簽字確認。五、監(jiān)銷要求（一）監(jiān)銷人員職責監(jiān)銷人員負責對銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求，具體職責包括：1.檢查銷毀方式是否正確，是否達到銷毀效果。2.監(jiān)督銷毀現(xiàn)場秩序，防止無關(guān)人員進入。3.核實銷毀檔案的數(shù)量、名稱等信息與銷毀清單一致。4.對銷毀過程中出現(xiàn)的問題及時提出并督促解決。（二）監(jiān)銷記錄監(jiān)銷人員應(yīng)詳細記錄銷毀過程中的各項情況，形成監(jiān)銷記錄。監(jiān)銷記錄應(yīng)包括銷毀日期、時間、地點、銷毀方式、檔案名稱及數(shù)量、參與銷毀人員、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人員簽字確認。監(jiān)銷記錄作為檔案銷毀工作的重要憑證，應(yīng)妥善保存。六、檔案銷毀后的管理（一）文件歸檔銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀申請表、銷毀檔案匯總表、監(jiān)銷記錄等相關(guān)文件進行整理歸檔，作為檔案銷毀工作的全過程記錄，保存期限按照公司/組織檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。（二）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對已銷毀檔案的相關(guān)記錄進行檢查，確保記錄完整、準確，防止出現(xiàn)記錄丟失、篡改等情況。同時，檢查銷毀工作是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，如有問題及時進行整改。七、保密與安全（一）保密措施1.在檔案鑒定、審批及銷毀過程中，涉及檔案內(nèi)容的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.銷毀工作現(xiàn)場應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置隔離區(qū)域、限制無關(guān)人員進入等，防止檔案信息在銷毀過程中被竊取或泄露。（二）安全保障1.選擇具備安全保障條件的銷毀場所，確保銷毀過程安全無事故。如焚燒場地應(yīng)符合環(huán)保及消防安全要求；粉碎設(shè)備應(yīng)運行正常，防止發(fā)生機械故障等安全問題；電子數(shù)據(jù)擦除應(yīng)在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行，防止數(shù)據(jù)丟失或被惡意篡改。2.對參與銷毀工作的人員進行安全教育，提高其安全意識，確保在銷毀過程中正確操作設(shè)備，避免發(fā)生人身傷害等事故。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門或紀檢部門應(yīng)定期對檔案銷毀工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括銷毀制度執(zhí)行情況、銷毀流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、監(jiān)銷工作是否到位等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查積極配合國家檔案行政管理部門及相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案銷毀工作的相關(guān)資料和情況，對檢查中提出的問題認真整改，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。九、責任追究（一）違規(guī)責任界定1.因違反本制度規(guī)定，導致檔案信息泄露或檔案未按規(guī)定銷毀造成不良后果的，對相關(guān)責任人進行責任追究。2.未履行檔案鑒定、審批、監(jiān)銷等職責，致使不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀或銷毀工作不符合要求的，追究相關(guān)人員責任。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正等處理。2.對于造成一定損失或影響的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過等行政處分。3.對于違規(guī)情節(jié)嚴重，構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機關(guān)處理。十