PAGE辦事處檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)辦事處檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于辦事處各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：辦事處檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映工作實(shí)際情況的原始材料。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦事處檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理辦事處各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。4.指導(dǎo)各部門兼職檔案員開展檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.辦事處各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等公文材料。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄、紀(jì)要等工作資料。3.合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等業(yè)務(wù)檔案。4.人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等員工個(gè)人檔案。5.財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案專卷。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案袋。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分年度、類別裝訂成冊。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止日期、盒號等信息。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速查找。2.對重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映辦事處主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件、資料，如年度工作報(bào)告、重要會(huì)議記錄、合同協(xié)議等，應(yīng)永久保存。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、重要項(xiàng)目文檔等。短期保管的檔案：保管期限為15年以下，如一般性的通知、簡報(bào)等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需變更保管期限，應(yīng)經(jīng)檔案室審核并報(bào)辦事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，做到賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)辦事處領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.以維護(hù)檔案的歷史真實(shí)性和完整性為出發(fā)點(diǎn)，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成背景、工作需要等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊》報(bào)辦事處領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，監(jiān)銷人簽字后存檔。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.辦事處內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.涉及機(jī)密檔案查閱的，需經(jīng)辦事處保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)辦事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注、污損等。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，由管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案室應(yīng)對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立辦事處檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化掃描1.對具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式為PDF或TIFF。2.掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、偏斜及模糊不清等現(xiàn)象。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子目錄，確保目錄信息與紙質(zhì)檔案一致。2.將電子檔案與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和關(guān)聯(lián)查詢。（四）系統(tǒng)管理與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和