PAGE民政檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民政檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合民政工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級民政部門及其所屬單位在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：民政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映民政工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為民政工作提供有力支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本單位的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、請示報(bào)告、函件等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各類民政業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，如婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、社會組織登記檔案、救助檔案、區(qū)劃地名檔案等。3.會計(jì)檔案：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.其他檔案：如基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，同時(shí)做好電子文件的備份工作。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行分類整理，編制會計(jì)檔案保管清冊。4.其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用相應(yīng)的整理方法，確保檔案的規(guī)范化管理。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案密集架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，異地存放。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合民政工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的檔案銷毀清冊，組織檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和原因，永久保存銷毀記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：工作人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)印件或電子副本，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、審批情況等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立民政檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為民政工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.定期對檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三