PAGE中國古代檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案保密工作流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、使用過程中涉及的保密工作。檔案包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等各類載體形式的文件資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案保密意識(shí)教育，完善保密制度和措施，從源頭上預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管控原則對(duì)檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格保密管控，確保各環(huán)節(jié)安全。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案保密工作中的職責(zé)，落實(shí)保密責(zé)任，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅追究。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)本部門形成的檔案信息進(jìn)行保密管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，防止信息泄露。4.在檔案利用過程中，遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，履行借閱、歸還等手續(xù)。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。2.在使用檔案時(shí)，確保檔案的安全，不得損壞、丟失檔案。3.按照規(guī)定的用途和范圍使用檔案，如需超出范圍使用，應(yīng)提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。4.歸還檔案時(shí)，應(yīng)保證檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案保密措施（一）檔案存儲(chǔ)保密1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，便于查找和管理。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.電子檔案存儲(chǔ)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)。建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份存儲(chǔ)在不同的物理位置。設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）檔案?jìng)鬟f保密1.紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等方式傳遞紙質(zhì)檔案，確保檔案?jìng)鬟f過程中的安全。在檔案?jìng)鬟f過程中，應(yīng)采取必要的包裝和防護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。2.電子檔案?jìng)鬟f采用加密傳輸技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密后再進(jìn)行傳遞。對(duì)電子檔案?jìng)鬟f的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。在電子檔案?jìng)鬟f過程中，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，確保傳遞的安全性。（三）檔案利用保密1.借閱檔案嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，向借閱人提供檔案，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱檔案查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱過程中不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。（四）檔案銷毀保密1.銷毀審批對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀方式紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀記錄檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。四、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案保密工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.檔案管理部門定期對(duì)公司各部門檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案存儲(chǔ)、傳遞、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。2.檔案管理人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，是否熟悉檔案保密制度和操作規(guī)程。3.檔案使用人員的保密行為，是否遵守檔案保密規(guī)定，有無違規(guī)使用檔案的情況。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。五、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案保密工作的需要進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定。2.公司檔案保密制度和操作規(guī)程。3.檔案保密意識(shí)教育，包括案例分析、保密警示教育等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課，對(duì)全體員工進(jìn)行檔案保密知識(shí)培訓(xùn)。2.開展專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理人員、檔案使用人員等不同崗位的特點(diǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道，發(fā)布檔案保密知識(shí)和信息，進(jìn)行日常宣傳教育。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估1.建立檔案保密培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，通過考試、撰寫心得體會(huì)、實(shí)際操作等方式對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，提高培訓(xùn)質(zhì)量。六、檔案保密應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程和措施等。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.當(dāng)發(fā)生檔案信息泄露事件時(shí)，發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)立即報(bào)告所在部門負(fù)責(zé)人，并及時(shí)通知檔案管理部門。2.檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。3.應(yīng)急處置人員應(yīng)迅速采取措施，如封鎖現(xiàn)場(chǎng)、收集證據(jù)、查找泄露源頭等，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。4.對(duì)泄露的檔案信息進(jìn)行評(píng)估，確定其影響范圍和危害程度，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。5.根據(jù)事件的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，采取措施消除影響，挽回?fù)p失。（三）后期恢復(fù)與總結(jié)1.在應(yīng)急處置結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)組