PAGE完善人事檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)包含員工從入職到離職全過(guò)程的各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證明：包括身份證、戶口本等復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位證明：最高學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。3.入職登記表：詳細(xì)填寫(xiě)的個(gè)人基本情況、求職意向等。4.照片：近期免冠一寸照片。（二）工作經(jīng)歷1.勞動(dòng)合同：歷次簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.工作履歷：按時(shí)間順序記錄的工作單位、職位、工作內(nèi)容及起止時(shí)間。3.離職證明：原工作單位出具的離職證明。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)總結(jié)等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核記錄：各年度、季度的績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)。2.獎(jiǎng)懲記錄：公司內(nèi)部及外部給予的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰決定及相關(guān)證明材料。（五）薪酬福利1.工資單：各時(shí)期的工資發(fā)放明細(xì)。2.福利記錄：享受的各類福利待遇情況，如社保、公積金、補(bǔ)充商業(yè)保險(xiǎn)等。（六）其他1.健康體檢報(bào)告：公司組織的定期健康體檢報(bào)告。2.員工異動(dòng)記錄：崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等變動(dòng)情況記錄。3.其他與員工相關(guān)的重要資料：如榮譽(yù)證書(shū)、資格證書(shū)、重要工作成果等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時(shí)：人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)向新員工發(fā)放《人事檔案資料清單》，明確所需提交的各類資料，并指導(dǎo)員工按要求填寫(xiě)和準(zhǔn)備。新員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)將完整的人事檔案資料提交至人力資源部門(mén)。2.日常工作中：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及員工的各類文件、資料原件或復(fù)印件移交至人力資源部門(mén)，確保人事檔案內(nèi)容的及時(shí)更新。如員工獲得新的培訓(xùn)證書(shū)、取得資格證書(shū)、受到獎(jiǎng)懲等情況，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在知曉后[X]個(gè)工作日內(nèi)通知人力資源部門(mén)。3.員工離職時(shí)：離職員工所在部門(mén)應(yīng)在員工辦理離職手續(xù)前，將該員工的工作交接情況、離職審計(jì)結(jié)果等相關(guān)資料移交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，負(fù)責(zé)整理其人事檔案，將相關(guān)資料歸檔保存。（二）整理1.分類：人力資源部門(mén)按照人事檔案的內(nèi)容分類，將收集到的資料分別歸入相應(yīng)類別，如個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)與發(fā)展等。2.編號(hào)：為每份人事檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可設(shè)定為“入職年份+部門(mén)代碼+員工序號(hào)”，例如“202301001”表示2023年入職的1部門(mén)第1位員工。3.裝訂：對(duì)歸入同一類別的資料進(jìn)行排序，按照重要程度和時(shí)間順序依次排列，然后采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。4.電子化錄入：同時(shí)，將人事檔案中的關(guān)鍵信息錄入公司的人力資源管理系統(tǒng)，建立電子檔案，以便更快捷地查詢和使用。錄入的信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。四、人事檔案的保管（一）保管部門(mén)公司人事檔案由人力資源部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門(mén)的檔案保管室，確保檔案存放安全、有序。（二）保管環(huán)境檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，保持通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批，對(duì)于涉及員工隱私或重要機(jī)密的檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍。查閱人事檔案時(shí)，必須在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。2.借閱權(quán)限因特殊原因需要借閱人事檔案的，除填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)審批外，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，由檔案保管人員進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（四）檔案保密1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)于違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。五、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行全面檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。一般每年進(jìn)行一次集中更新，在每年的[具體月份]對(duì)檔案進(jìn)行逐份梳理。2.對(duì)于員工基本信息發(fā)生變化的，如姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等，員工應(yīng)在信息變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)將新的證明材料提交至人力資源部門(mén)，由檔案管理人員及時(shí)更新檔案。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.隨著員工工作經(jīng)歷的變化，如崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)文件資料，更新人事檔案中的工作經(jīng)歷部分。2.員工獲得新的培訓(xùn)證書(shū)、資格證書(shū)、受到獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)在核實(shí)后及時(shí)將相關(guān)資料歸入檔案，并更新電子檔案信息。（三）檔案銷毀與處置1.對(duì)于已離職員工的人事檔案，在保管期限屆滿后，由人力資源部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的編號(hào)、員工姓名、入職時(shí)間、離職時(shí)間、保管期限等信息。2.《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，記錄資料應(yīng)保存[X]年。3.對(duì)于某些雖已離職但仍需保留一定期限的人事檔案，如涉及勞動(dòng)糾紛、法律訴訟等情況的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行妥善保管，待保管期限屆滿后再進(jìn)行銷毀或處置。六、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的人力資源管理信息系統(tǒng)，將人事檔案管理模塊納入其中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將人事檔案中的各類信息錄入人力資源管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。2.定期對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，清理無(wú)效數(shù)據(jù)，更新變化的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息查詢與利用1.公司內(nèi)部授權(quán)人員可通過(guò)人力資源管理信息系統(tǒng)查詢?nèi)耸聶n案相關(guān)信息，根據(jù)設(shè)定的權(quán)限訪問(wèn)不同級(jí)別的檔案內(nèi)容。查詢結(jié)果可進(jìn)行打印、導(dǎo)出等操作，以便滿足工作需要。2.利用人力資源管理信息系統(tǒng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司人力資源決策提供支持。例如，通過(guò)分析員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、工作年限等數(shù)據(jù)，了解公司人力資源現(xiàn)狀，為制定人才招聘、培訓(xùn)、晉升等策略提供依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、保管、更新等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)章制度的要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查檔案管理的合規(guī)性、保密性以及檔案信息的真實(shí)性和完整性。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級(jí)主管部門(mén)、勞動(dòng)監(jiān)察部門(mén)等對(duì)公司